Rozliczaj projekt
Rozliczanie projektu współfinansowanego z EFRR
Rozliczanie projektu polega na udokumentowaniu:
- wykonania inwestycji,
- poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych,
- postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu.
O zasadach rozliczania projektu powinieneś pomyśleć już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, gdyż to właśnie wtedy określane są:
- najważniejsze zadania projektu,
- rodzaj wydatków,
- budżet projektu,
- harmonogram realizacji poszczególnych etapów projektu,
- wskaźniki produktu i rezultatu
- oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.
Bardzo ważne jest, aby wydatki były ponoszone:
- celowo,
- rzetelnie,
- racjonalnie,
- oszczędnie,
- z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa europejskiego i polskiego oraz dokumentami programowymi.
Pamiętaj, że w trakcie realizacji projektu mogą się pojawić zmiany. Wprowadzane do umowy zmiany, inicjowane mogą być zarówno przez beneficjenta, jak i przez instytucję udzielającą wsparcia.
Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność.
Składany przez Ciebie wniosek każdorazowo podlega kontroli administracyjnej i jest weryfikowany.
Po akceptacji staje się on podstawą do rozliczenia projektu poprzez wypłatę dofinansowania lub zatwierdzenie rozliczenia wydatków.
Jeżeli formularz wniosku lub załączniki zawierają błędy lub niejasności, podlega on uzupełnieniu lub korekcie.
Celem kontroli administracyjnej jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z:
- przepisami prawa,
- zasadami wdrażania projektów realizowanych w programie
- oraz z celami "Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027".
Weryfikacja wniosków o płatność, zgodnie z zasadami wdrażania programu, polega na ocenie formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej:
- weryfikacja formalna – czy wniosek spełnia wszystkie kryteria formalne, m.in. kompletność wniosku, terminowość jego złożenia, a także kompletność załączników do wniosku.
- weryfikacja merytoryczna – czy wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne związane z realizacją projektu, spełniają zasady kwalifikowalności wydatków programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego i zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi i wspólnotowymi – ocenę przeprowadza pracownik instytucji udzielającej wsparcia w oparciu o dokumenty złożone wraz z wnioskiem o płatność w postaci załączników.
- weryfikacja rachunkowa – sprawdzenie poprawności rachunkowej przedstawionych wydatków oraz załączonych dokumentów.
Pamiętaj, że w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, instytucja udzielająca Ci wsparcia celem wyjaśnienia uzasadnionych wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków ma możliwość:
- przeprowadzenia kontroli doraźnej na miejscu realizacji,
- zażądania wszelkich dodatkowych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie.
Rodzaje wniosków o płatność
Istnieją dwie formy, w jakich możesz otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:
- zaliczka – środki, które otrzymujesz przed poniesieniem wydatków,
- refundacja – zwrot środków, które wcześniej wydałeś (np. ze środków własnych lub kredytu) w ramach projektu.
W zależności od tego czy wnioskujesz o zaliczkę, czy refundację/rozliczenie wydatków, składasz jeden z następujących wniosków:
- Wniosek o płatność zaliczkową – składasz go niezależnie od pozostałych wniosków, w razie potrzeby, zgodnie z zasadami wnioskowania o zaliczkę; złożenie wniosku o płatność zaliczkową nie zwalnia ze składania wniosków o płatność pośrednią i sprawozdań we właściwych terminach.
- Wniosek o płatność pośrednią – służy:
- wnioskowaniu o refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta;
- rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi we wcześniejszych transzach zaliczkowych (zgodnie z zasadami rozliczania zaliczek);
- jednoczesnemu wnioskowaniu o kolejne transze zaliczek.
- Wniosek o płatność końcową – służy rozliczeniu końcowemu projektu; płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty, może zostać przekazana beneficjentowi, na jego rachunek bankowy, po:
- zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową oraz poświadczeniu, ujętych w nim poniesionych wydatków;
- akceptacji części sprawozdawczej z realizacji projektu, zawartej we wniosku o płatność końcową;
- przeprowadzeniu kontroli realizacji projektu w celu stwierdzenia zgodności z umową, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i polskiego, zasadami programu oraz stwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników produktów i celów realizacji projektu;
- potwierdzeniu w dokumencie z przeprowadzonej kontroli prawidłowej realizacji projektu lub w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości określeniu sposobu ich usunięcia.
Sprawozdanie jest wnioskiem o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą. Dwa razy do roku zobowiązany jesteś do poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie, niezależnie od poziomu finansowego rozliczenia projektu. Informację taką składasz w terminie do 30 czerwca oraz do 31 grudnia za pomocą sprawozdania. Jeżeli złożyłeś wniosek o płatność zawierający wydatki, warunek poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie jest spełniony.
Załączniki do wniosku o płatność
Wnioski o płatność pośrednią/końcową (dot. refundacji/rozliczenia wydatków), za wyjątkiem sprawozdania, składasz wraz z załącznikami, które są elektronicznym odwzorowaniem dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, tj.:
- faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej – na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić opis zgodnie ze wzorem, jaki będzie beneficjentowi udostępniony;
- dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń/sprzętu/dostaw/robót budowlanych lub wykonanie prac – dokumenty muszą pozwolić na identyfikację wykonanych prac/dostaw/usług wg rodzaju, ilości i wartości, w odniesieniu do kategorii/podkategorii wydatków kwalifikowalnych zaplanowanych w projekcie;
- wyciągów bankowych z rachunku beneficjenta, przelewów bankowych lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków – są to księgowe dowody zapłaty np. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, dowody KP, KW, raporty kasowe, które poświadczają zapłatę za otrzymane produkty czy usługi;
- innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu – są to między innymi:
- umowy z wykonawcami robót budowlanych, dostaw (np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych itp.) lub usług,
- w przypadku wynagrodzeń pracowników: umowy o pracę, zakresy czynności pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu, dokumenty potwierdzające wykonanie czynności, listy obecności, listy płac oraz potwierdzenia przelewów obowiązkowych składek do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego,
- w przypadku nabycia nieruchomości: operat szacunkowy;
- indywidualnej interpretacji prawa podatkowego dla projektów, których łączny koszt jest większy niż 5 000 000 euro z VAT – wydatki poniesione na podatek od towarów i usług mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli nie istnieją żadne przesłanki umożliwiające jego zwrot lub odliczenie po stronie beneficjenta; udowodnienie, że VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny leży po stronie beneficjenta;
- innych żądanych przez instytucję zarządzającą (IZ) programem dokumentów lub wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu – w terminie wskazanym przez instytucję w związku z weryfikacją wniosku o płatność.
Terminy i zasady składania wniosków o płatność
Zobowiązany będziesz do składania wniosków o płatność z poniesionymi wydatkami raz na 3 miesiące.
Pierwszy wniosek o płatność z wydatkami masz obowiązek złożyć w terminie do 3 miesięcy, licząc od dnia podpisania umowy. Jeśli nie poniosłeś wydatków w terminie 3 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy – wówczas składasz wniosek z wypełnioną częścią sprawozdawczą.
Zobowiązany jesteś do poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie, niezależnie od poziomu finansowego rozliczenia projektu dwa razy do roku – do 30 czerwca oraz do 31 grudnia za pomocą wniosku z wypełnioną częścią sprawozdawczą. W przypadku złożenia wniosku o płatność zawierającego wydatki warunek poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie jest spełniony.
Harmonogram na cały okres realizacji projektu sporządzasz i składasz elektronicznie według wzoru opracowanego przez instytucję zarządzającą programem.
Zobowiązany jesteś do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej (w ramach własnej ewidencji księgowej) dotyczącej realizacji projektu:
- w sposób przejrzysty
- i umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i wydatków w projekcie,
- zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz wytycznymi,
- pod rygorem uznania niewyodrębnionych wydatków za niekwalifikowalne.
Wszystkie wydatki (w tym wydatki poniesione przed podpisaniem umowy) masz obowiązek wyodrębnić zgodnie z zasadami wskazanymi w przewodniku dla beneficjentów. Nie dotyczy to kosztów pośrednich rozliczonych stawką ryczałtową.
Dokumenty związane z realizacją projektu (m.in. umowa o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumenty wykazujące realizację wskaźników osiągnięcia celów projektu, dokumentacja dotycząca wyboru wykonawcy) przechowuj w jednym miejscu przez określony czas. Są one niezbędne podczas kontroli projektu przez różne instytucje badające prawidłowość wartości przyznanych środków.
Rachunki bankowe (IZ FESL) właściwe dla danego priorytetu, w ramach którego realizowany jest projekt z programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027, a Instytucją Organizującą Nabór jest Departament Europejskiego Funduszu Społecznego:
Instrukcja wypełniania wniosku o płatność w ramach Pomocy Technicznej FE SL 2021-2027
Wniosek o płatność dla Pomocy Technicznej w ramach programu FE SL 2021-2027 beneficjent składa za pośrednictwem aplikacji ST2021 wchodzącej w skład systemu informatycznego CST 2021-2027 zgodnie z instrukcją.
Beneficjent składa wniosek o płatność a następnie w odpowiedzi na wezwanie Instytucji Zarządzającej załącza do systemu dokumenty księgowe oraz dokumentacje zamówieniową, które IZ wybiera w ramach doboru próby zgodnie z aktualnym Rocznym Planem Kontroli.
Niezależenie od wezwania beneficjent prowadzi rejestr zamówień/umów w CST.
W przypadku rejestrowania zamówień udzielonych z wyłączeniem ustawy PZP należy w polu tryb udzielenia zamówienia wybrać opcję „zamówienia realizowane poza PZP i BK”. Jeżeli zamówienie było realizowane zgodnie z zasadą konkurencyjności należy wskazać taką informację w polu uwagi.
Sposób opisywania dowodów księgowych
Wszystkie dokumenty muszą być prawidłowo opisane tak, aby widoczny był związek z Planem Działań (PD). Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej:
- Numer obowiązującej decyzji / umowy o dofinansowanie PD
- Nazwę PD oraz nazwę zadania/kategorie kosztu, w ramach którego wydatek został poniesiony
- Dodatkowo, jeżeli wydatek dotyczy działań informacyjno-promocyjnych należy wskazać zadanie z Rocznego Planu Działań informacyjno-promocyjnych dla FE SL 2021-2027
- Informacje o współfinansowaniu wydatku w ramach Funduszu Sprawiedliwej Transformacji i/lub Funduszu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i/lub Funduszu Spójności +
- Kwotę kwalifikowaną wraz z podziałem na wkład UE tj. odpowiedni Fundusz i wkład własny (w przypadku, gdy dokument dotyczy kilku zadań należy wykazać osobno kwoty do odpowiedniego zadania)
- Źródło finansowania wydatku
- Opis wydatku
- Informacje o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej
- W przypadku poniesienia wydatku w ramach umowy- numer umowy i datę jej podpisania
- W przypadku poniesienia wydatku w ramach przeprowadzonego zamówienia publicznego- informacje o zrealizowaniu wydatku zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (wskazanie trybu udzielenia zamówienia oraz postawy prawnej
- Kategorię interwencji
- Faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej powinien zostać opisany przed wykonaniem skanu potwierdzonego „za zgodność z oryginałem”. W przypadku, gdy opis jest zbyt obszerny, dopuszczalne jest umieszczenie części opisu na dodatkowej kartce złączonej w sposób trwały z oryginałem dokumentu. W takim przypadku na oryginale dokumentu należy umieścić odpowiednia adnotację, np. „opis do faktury w załączniku”
- Podpisy osób odpowiedzialnych za poszczególne zapisy na dokumencie powinny być opatrzone datą
Jeśli dokument księgowy zawiera załącznik z opisem należy zastosować odpowiednie oznakowane zgodnie z zasadami informacji i promocji (logotypy FE SL na lata 2021-2027).
UWAGA: jeżeli płatność za dany koszt dokonana została gotówką należy dołączyć stosowne dokumenty na potwierdzenie wypłaty/rozliczenia gotówki z kasy beneficjenta (np. raport kasowy, rozliczenie zaliczki itp.)
Faktury pro forma
W przypadku dokonania zapłaty na podstawie faktury pro forma, a następnie otrzymaniu właściwej faktury VAT, we wniosku o płatność w tabeli danego zadania należy wykazać tylko i wyłącznie właściwa fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik.
Faktury w walutach obcych
W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych beneficjent w ramach swojej działalności powinien stosować kursy przeliczeniowe zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi podatku dochodowego, podatku VAT oraz zasad prowadzenia rachunkowości. Natomiast na potrzeby rozliczeń wydatków we wnioskach o płatność przyjmuje się następujące zasady:
- Płatności bezgotówkowe dokonywane w walutach obcych do przeliczeń walutowych należy stosować procedury dotyczące przeliczania wartości płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych na złoty spisane i obowiązujące u beneficjenta, o ile nie uwzględniają one ujemnych różnic kursowych (dotyczy to w szczególności rozliczania płatności gotówkowych w ramach delegacji zagranicznych), natomiast w przypadku braku przedmiotowych procedur, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży waluty z dnia dokonania płatności zastosowany przez bank beneficjenta do realizacji transakcji (udokumentowany potwierdzeniem wystawionym przez bank lub wyciągiem bankowym).
- Płatności gotówkowe dokonywanych w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać na złoty według kursu, po którym waluta została zakupiona (udokumentowany dowodem zakupu waluty). Jeżeli beneficjent załącza do wniosku o płatność wydruk z ewidencji księgowej, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs ujęcia płatności gotówkowej w księgach rachunkowych, zgodny z polityką rachunkowości określoną przez beneficjenta.
- w przypadku, w którym beneficjent nie ma możliwości przedstawienia rzeczywistego kursu, po jakim została przeliczona transakcja zapłaty, np. gdy transakcja ta dokonywana jest w walucie obcej poza granicami Polski w banku, który nie prowadzi tabel kursów walut przeliczanych na złoty, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży walut ogłoszony przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu dokonania transakcji zapłaty. Jeżeli Beneficjent nie ma możliwości przeliczenia na złoty według kursu sprzedaży waluty obcej ogłoszonego przez NBP, gdyż NBP nie publikuje takich tabel np. lit litewski, należy zastosować kurs średni NBP obowiązujący w dniu dokonania transakcji zapłaty.
Wydatki związane z zatrudnieniem
Wydatki związane z częściami składowymi wynagrodzeń powinny zostać wpisane w jednej pozycji.
W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę – należy wpisać numer listy płac.
W przypadku gdy lista płac nie ma określonego numeru, jako numer dokumentu należy podać np. lista płac – miesiąc/rok.
W przypadku zatrudnienia na umowy cywilno-prawne – należy podać numer rachunku. W przypadku, gdy rachunek nie ma nadanego numeru, jako numer dokumentu należy wpisać słowo „brak” a w kolumnie nr nazwa towaru lub usługi należy wpisać oprócz nazwy usługi: rachunek – imię i nazwisko wykonawcy umowy, miesiąc i rok.
UWAGA: Szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków, w tym wydatków osobowych określają Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2021-2027.
Sposób dokumentowania kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników
W przypadku zatrudniania personelu na podstawie stosunku pracy, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli pracownik jest zatrudniony w celu wykonywania zadań związanych z realizacją FE SL 2021-2027, a zatrudnienie do pełnienia zadań związanych z realizacją jest odpowiednio udokumentowane zapisami w zakresie czynności służbowych pracownika, opisie stanowiska pracy lub samej umowie o pracę.
Dokumenty te powinny zostać oznakowane zgodnie z zasadami informacji i promocji (logotypy FE SL na lata 2021-2027).
Przez odpowiednie udokumentowanie należy rozumieć, m.in. wyczerpujące wskazanie wszystkich zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach realizacji FE SL 2021-2027 oraz datę, od której te zadania będą wykonywane.
W opisie stanowiska, zakresie czynności lub umowie o pracę każdego pracownika oprócz zakresu zadań należy zawrzeć co najmniej informację o wymiarze czasu pracy, o procentowym udziale zadań kwalifikowalnych na stanowisku pracy - zwanym poziomem kwalifikowalności stanowiska pracy (również w przypadku, gdy wskaźnik ten wynosi 100%) oraz wskazanie, że wynagrodzenie jest współfinansowane z FST w ramach FE SL 2021-2027.
Co do zasady wydatek związany z wynagrodzeniem pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu uwzględnia proporcjonalność wynagrodzenia do wymiaru czasu pracy, przyjmując, że wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy stanowi 100%.
Dodatek zadaniowy lub dodatek specjalny może być przyznawany są w pełnej wysokości pracownikom, których wynagrodzenie zasadnicze finansowane jest z Pomocy Technicznej FE SL 2021-2027 i dotyczy wyłącznie na zadań związane z FE SL 2021-2027 oraz kiedy możliwe jest udokumentowanie faktu, że dodatek przyznany jest na ww. cele.
Dodatek przyznany może być w przypadku powierzenia pracownikowi dodatkowych zadań lub czasowego zwiększenia obowiązków służbowych. Jednocześnie w pierwszym przypadku, przed przyznaniem dodatku zadaniowego/specjalnego do zakresu obowiązków pracownika nie mogła należeć realizacja zadań objętych dodatkiem zadaniowym/specjalnym, co powinno wynikać z dokumentów określających obowiązki oraz zadania przydzielone pracownikowi.
Wydatki na wynagrodzenia osobowe oraz dodatkowe wynagrodzenia roczne należy rozliczać zgodnie z poziomem kwalifikowalności obowiązującym w dniu wypłaty, z zastrzeżeniem, że w uzasadnionych przypadkach możliwe jest rozliczanie wydatków z poziomem kwalifikowalności okresu jakiego wydatek dotyczy. Uzasadnienie powinno być przedstawione we wniosku o dofinansowanie, np. finansowanie dodatków zadaniowych za zadania związane z oceną projektów zgodnie z zaangażowaniem w realizację zadań kwalifikowalnych w danym okresie.
Nagrody dla pracowników, którzy nie mają finansowanego wynagrodzenia zasadniczego z PT stanowią wydatek niekwalifikowalny.