Rozliczaj projekt
Rozliczanie projektu współfinansowanego z EFRR
Rozliczanie projektu polega na udokumentowaniu:
- wykonania inwestycji,
- poniesionych kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowanych,
- postępów w realizacji wskaźników produktu i rezultatu.
O zasadach rozliczania projektu powinieneś pomyśleć już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie, gdyż to właśnie wtedy określane są:
- najważniejsze zadania projektu,
- rodzaj wydatków,
- budżet projektu,
- harmonogram realizacji poszczególnych etapów projektu,
- wskaźniki produktu i rezultatu
- oraz inne zobowiązania podlegające monitorowaniu.
Bardzo ważne jest, aby wydatki były ponoszone:
- celowo,
- rzetelnie,
- racjonalnie,
- oszczędnie,
- z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa europejskiego i polskiego oraz dokumentami programowymi.
Pamiętaj, że w trakcie realizacji projektu mogą się pojawić zmiany. Wprowadzane do umowy zmiany, inicjowane mogą być zarówno przez beneficjenta, jak i przez instytucję udzielającą wsparcia.
Narzędziem służącym do rozliczania projektu jest wniosek o płatność.
Składany przez Ciebie wniosek każdorazowo podlega kontroli administracyjnej i jest weryfikowany.
Po akceptacji staje się on podstawą do rozliczenia projektu poprzez wypłatę dofinansowania lub zatwierdzenie rozliczenia wydatków.
Jeżeli formularz wniosku lub załączniki zawierają błędy lub niejasności, podlega on uzupełnieniu lub korekcie.
Celem kontroli administracyjnej jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z:
- przepisami prawa,
- zasadami wdrażania projektów realizowanych w programie
- oraz z celami "Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027".
Weryfikacja wniosków o płatność, zgodnie z zasadami wdrażania programu, polega na ocenie formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej:
- weryfikacja formalna – czy wniosek spełnia wszystkie kryteria formalne, m.in. kompletność wniosku, terminowość jego złożenia, a także kompletność załączników do wniosku.
- weryfikacja merytoryczna – czy wszystkie poniesione wydatki kwalifikowalne związane z realizacją projektu, spełniają zasady kwalifikowalności wydatków programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego i zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi i wspólnotowymi – ocenę przeprowadza pracownik instytucji udzielającej wsparcia w oparciu o dokumenty złożone wraz z wnioskiem o płatność w postaci załączników.
- weryfikacja rachunkowa – sprawdzenie poprawności rachunkowej przedstawionych wydatków oraz załączonych dokumentów.
Pamiętaj, że w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, instytucja udzielająca Ci wsparcia celem wyjaśnienia uzasadnionych wątpliwości dotyczących kwalifikowalności wydatków ma możliwość:
- przeprowadzenia kontroli doraźnej na miejscu realizacji,
- zażądania wszelkich dodatkowych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie.
Rodzaje wniosków o płatność
Istnieją dwie formy, w jakich możesz otrzymać dofinansowanie ze środków unijnych:
- zaliczka – środki, które otrzymujesz przed poniesieniem wydatków,
- refundacja – zwrot środków, które wcześniej wydałeś (np. ze środków własnych lub kredytu) w ramach projektu.
W zależności od tego czy wnioskujesz o zaliczkę, czy refundację/rozliczenie wydatków, składasz jeden z następujących wniosków:
- Wniosek o płatność zaliczkową – składasz go niezależnie od pozostałych wniosków, w razie potrzeby, zgodnie z zasadami wnioskowania o zaliczkę; złożenie wniosku o płatność zaliczkową nie zwalnia ze składania wniosków o płatność pośrednią i sprawozdań we właściwych terminach.
- Wniosek o płatność pośrednią – służy:
- wnioskowaniu o refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta;
- rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi we wcześniejszych transzach zaliczkowych (zgodnie z zasadami rozliczania zaliczek);
- jednoczesnemu wnioskowaniu o kolejne transze zaliczek.
- Wniosek o płatność końcową – służy rozliczeniu końcowemu projektu; płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty, może zostać przekazana beneficjentowi, na jego rachunek bankowy, po:
- zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową oraz poświadczeniu, ujętych w nim poniesionych wydatków;
- akceptacji części sprawozdawczej z realizacji projektu, zawartej we wniosku o płatność końcową;
- przeprowadzeniu kontroli realizacji projektu w celu stwierdzenia zgodności z umową, wnioskiem o dofinansowanie, przepisami prawa wspólnotowego i polskiego, zasadami programu oraz stwierdzenia osiągnięcia zakładanych wskaźników produktów i celów realizacji projektu;
- potwierdzeniu w dokumencie z przeprowadzonej kontroli prawidłowej realizacji projektu lub w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości określeniu sposobu ich usunięcia.
Sprawozdanie jest wnioskiem o płatność z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą. Dwa razy do roku zobowiązany jesteś do poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie, niezależnie od poziomu finansowego rozliczenia projektu. Informację taką składasz w terminie do 30 czerwca oraz do 31 grudnia za pomocą sprawozdania. Jeżeli złożyłeś wniosek o płatność zawierający wydatki, warunek poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie jest spełniony.
Załączniki do wniosku o płatność
Wnioski o płatność pośrednią/końcową (dot. refundacji/rozliczenia wydatków), za wyjątkiem sprawozdania, składasz wraz z załącznikami, które są elektronicznym odwzorowaniem dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, tj.:
- faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej – na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić opis zgodnie ze wzorem, jaki będzie beneficjentowi udostępniony;
- dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń/sprzętu/dostaw/robót budowlanych lub wykonanie prac – dokumenty muszą pozwolić na identyfikację wykonanych prac/dostaw/usług wg rodzaju, ilości i wartości, w odniesieniu do kategorii/podkategorii wydatków kwalifikowalnych zaplanowanych w projekcie;
- wyciągów bankowych z rachunku beneficjenta, przelewów bankowych lub innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków – są to księgowe dowody zapłaty np. potwierdzenia przelewów, wyciągi bankowe, dowody KP, KW, raporty kasowe, które poświadczają zapłatę za otrzymane produkty czy usługi;
- innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację projektu – są to między innymi:
- umowy z wykonawcami robót budowlanych, dostaw (np. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych itp.) lub usług,
- w przypadku wynagrodzeń pracowników: umowy o pracę, zakresy czynności pracownika zatrudnionego przy realizacji projektu, dokumenty potwierdzające wykonanie czynności, listy obecności, listy płac oraz potwierdzenia przelewów obowiązkowych składek do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego,
- w przypadku nabycia nieruchomości: operat szacunkowy;
- indywidualnej interpretacji prawa podatkowego dla projektów, których łączny koszt jest większy niż 5 000 000 euro z VAT – wydatki poniesione na podatek od towarów i usług mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli nie istnieją żadne przesłanki umożliwiające jego zwrot lub odliczenie po stronie beneficjenta; udowodnienie, że VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny leży po stronie beneficjenta;
- innych żądanych przez instytucję zarządzającą (IZ) programem dokumentów lub wszelkich informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu – w terminie wskazanym przez instytucję w związku z weryfikacją wniosku o płatność.
Terminy i zasady składania wniosków o płatność
Zobowiązany będziesz do składania wniosków o płatność z poniesionymi wydatkami raz na 3 miesiące.
Pierwszy wniosek o płatność z wydatkami masz obowiązek złożyć w terminie do 3 miesięcy, licząc od dnia podpisania umowy. Jeśli nie poniosłeś wydatków w terminie 3 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy – wówczas składasz wniosek z wypełnioną częścią sprawozdawczą.
Zobowiązany jesteś do poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie, niezależnie od poziomu finansowego rozliczenia projektu dwa razy do roku – do 30 czerwca oraz do 31 grudnia za pomocą wniosku z wypełnioną częścią sprawozdawczą. W przypadku złożenia wniosku o płatność zawierającego wydatki warunek poinformowania o postępie rzeczowym w projekcie jest spełniony.
Harmonogram na cały okres realizacji projektu sporządzasz i składasz elektronicznie według wzoru opracowanego przez instytucję zarządzającą programem.
Zobowiązany jesteś do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej (w ramach własnej ewidencji księgowej) dotyczącej realizacji projektu:
- w sposób przejrzysty
- i umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych i wydatków w projekcie,
- zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego oraz wytycznymi,
- pod rygorem uznania niewyodrębnionych wydatków za niekwalifikowalne.
Wszystkie wydatki (w tym wydatki poniesione przed podpisaniem umowy) masz obowiązek wyodrębnić zgodnie z zasadami wskazanymi w przewodniku dla beneficjentów. Nie dotyczy to kosztów pośrednich rozliczonych stawką ryczałtową.
Dokumenty związane z realizacją projektu (m.in. umowa o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumenty wykazujące realizację wskaźników osiągnięcia celów projektu, dokumentacja dotycząca wyboru wykonawcy) przechowuj w jednym miejscu przez określony czas. Są one niezbędne podczas kontroli projektu przez różne instytucje badające prawidłowość wartości przyznanych środków.
Rachunki bankowe (IZ FESL) właściwe dla danego priorytetu, w ramach którego realizowany jest projekt z programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027, a Instytucją Organizującą Nabór jest Departament Europejskiego Funduszu Społecznego: