Co musisz wiedzieć, żeby zrealizować projekt
PODPISANIE UMOWY O DOFINANSOWANIE
Jeżeli Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Przed podpisaniem umowy musisz zebrać wymagane dokumenty. Masz na to z reguły kilka tygodni.
HARMONOGRAM RZECZOWO-FINANSOWY
Realizuj projekt zgodnie z zapisami z wniosku o dofinansowanie. Pamiętaj, że nie wolno Ci samodzielnie zmieniać towarów czy usług, które wskazałeś we wniosku. Ważne jest też przestrzeganie terminów określonych w harmonogramie wydatków. Wszelkie zmiany wymagają konsultacji i zatwierdzenia przez instytucję udzielającą Ci wsparcia.
KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW
Nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Wsparciem mogą zostać objęte tylko działania z listy tzw. kosztów kwalifikowanych. O kwalifikowalności decyduje też to, czy dokonasz zakupu zgodnie z obowiązującymi Cię procedurami. Nieprzestrzeganie tych zasad może się skończyć obniżeniem, a nawet całkowitym cofnięciem dotacji.
KONTO BANKOWE
Wszystkie operacje finansowe w Twoim projekcie powinny się odbywać za pośrednictwem wyodrębnionego specjalnie w tym celu konta bankowego. Jego numer podajesz w umowie o dofinansowanie.
DOKUMENTACJA
Wszystkie wydatki w projekcie powinny być ujęte w tzw. wyodrębnionej dokumentacji księgowej. To taki sposób księgowania, który umożliwia łatwą, szybką i precyzyjną identyfikację wszystkich dokumentów księgowych związanych z projektem.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W PROJEKCIE
Instytucja zarządzająca (IZ) programem ma obowiązek zebrania określonego zakresu danych uczestników projektów. Obowiązek ten wynika z rozporządzeń unijnych, a w praktyce jest realizowany przez beneficjentów. Wraz z podpisaniem umowy o dofinansowanie zostaną Ci powierzone do przetwarzania dane osobowe uczestników projektu. W projektach współfinansowanych ze środków EFS beneficjent przetwarza dane w imieniu administratora (IZ). Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku będziemy mieli do czynienia z procesem powierzenia przetwarzania danych przez administratora. Musisz pamiętać, że dane osobowe na różnych etapach projektu przetwarzane są przez wiele podmiotów. Kto więc odpowiada za przetwarzanie danych osobowych w projekcie? Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz TUTAJ.
KONTROLA PROJEKTU
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych – na pewno więc Cię nie ominie. Możesz się jej spodziewać co najmniej raz, na zakończenie projektu.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ, ROZLICZENIE PROJEKTU
Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła Ci wsparcia. Sprawozdania powinieneś przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są zwykle integralną częścią wniosku o płatność, który jest podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie:
- zaliczki,
- refundacji częściowej
- lub całkowitej.
PROMOCJA I OZNAKOWANIE
Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać już w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszelkich działań informacyjnych i komunikacyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. Zakres takiej informacji obejmuje co najmniej nazwę funduszu unijnego, z którego pochodzą środki, programu i instytucji, która udzieliła wsparcia.
TRWAŁOŚĆ PROJEKTU
Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.
Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje, bądź też zatrudniałeś pracowników – obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości wynosi 3 lata.
BAZA KONKURENCYJNOŚCI
Baza konkurencyjności to internetowa baza ofert, zawierająca ogłoszenia beneficjentów. Wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń pozwala w szybki i łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Publikacja ogłoszeń beneficjentów jest warunkiem spełnienia tzw. zasady konkurencyjności. Zasada konkurencyjności obowiązuje beneficjentów wszystkich funduszy unijnych i jest regulowana na poziomie wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. Internetowa baza ofert pozwala w jednym miejscu zgromadzić zamówienia składane przez wszystkich beneficjentów.
Więcej informacji o Bazie Konkurencyjności znajdziesz TUTAJ.