Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia.

Dowiedz się:

• co musisz dołączyć do umowy?
• jak musisz zabezpieczyć wykonanie projektu?
• jak wygląda wzór umowy, który znajdziesz w zakładce: Zapoznaj się prawem i dokumentami?

Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania

Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze gwarantem uzyskania dofinansowania.

Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może mieć również wysokość puli środków do rozdysponowania w danym naborze. Może się zdarzyć, że ilość środków nie wystarczy dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Instytucja zarządzająca programem podejmuje wówczas decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych projektów, bądź też o zwiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma o przyznaniu wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zebrać przed podpisaniem umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.

Wymagane dokumenty

Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Szczegółowy wykaz wymaganych od ciebie załączników znajduje się w dokumentacji naboru, z którego otrzymasz dotację. Ich listę otrzymasz także z informacją o przyznaniu dofinansowania.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo przedsiębiorca, który realizuje projekt rozwojowy swojej firmy, najczęściej zobowiązany jest dostarczyć:

• dokumenty rejestrowe firmy (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON);
• kopię umowy o prowadzeniu rachunku bankowego;
• dokumenty potwierdzające zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie);
• aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
• dokumenty środowiskowe – potwierdzenie, że realizowany projekt nie będzie negatywnie wpływał na środowisko naturalne,
• oświadczenia (np. o statusie mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa; dysponowaniu nieruchomością na potrzeby realizacji projektu; kwalifikowalności podatku VAT itp.),
• inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.

Formy zabezpieczenia

Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden
z obligatoryjnych załączników. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych.

Zabezpieczenie składane jest w wybranej przez beneficjenta formie np. weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jednak przy większych projektach, w przypadku wnioskowania o zaliczkę w kwocie wyższej niż wskazana w rozporządzeniu, beneficjent musi złożyć dodatkowe zabezpieczenie, np.:

• cesja praw z polisy ubezpieczeniowej,
• hipoteka,
• poręczenie,
• gwarancja bankowa
• czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy.

Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.

Główne postanowienia umowy

Przedmiotem umowy jest udzielenie dofinansowania na realizację projektu ze środków publicznych z programu "Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027" oraz określenie praw i obowiązków stron umowy.

W jej treści określone są:

• strony umowy;
• wysokość i warunki dofinansowania;
• szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
• obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
• zasady kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
• zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
• wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
• zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
• zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
• wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.

Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Wniosek będzie załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.

Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja (lub jej część) może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji, poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.