Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Konflikt interesów w zamówieniach publicznych

Państwa członkowskie UE – aby nie dopuścić do zakłócenia konkurencji i zapewnić równe traktowanie wszystkich wykonawców – muszą zapewnić podjęcie odpowiednich środków przez instytucje zamawiające, by skutecznie zapobiegać, rozpoznawać i likwidować konflikty interesów w postępowaniach o udzielenie zamówienia (art. 24 dyrektywy klasycznej oraz art. 42 dyrektywy sektorowej).

Dotyczy to wszystkich etapów postępowania o udzielenie zamówienia:

• przygotowania procedury,
• oceny ofert,
• wyboru wykonawcy,
• podpisania umowy,
• jak również fazy realizacji następującej po zakończeniu postępowania.

Konflikt interesów to każda sytuacja, w której osoba uczestnicząca w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego (np. pracownik instytucji zamawiającej lub dostawca usług w zakresie obsługi zamówień, działający w imieniu instytucji zamawiającej) ma lub może mieć interes osobisty, finansowy lub zawodowy, który może wpłynąć na bezstronność i niezależność tej osoby.

Rodzaje konfliktu interesów

Konflikt postrzegany – dotyczy sytuacji, w których obecnie nie mamy żadnych powiazań z wykonawcami, ale możemy być postrzegani jako osoby stronnicze ze względu na związki z przeszłości albo ze względu na niezachowywanie reguł równego traktowania w trakcie postepowania lub na etapie jego przygotowania, np.:

1. jednym z wykonawców jest były pracodawca,
2. wykonawca udzielił pomocy przy opracowywaniu SWZ (Specyfikacji Warunków Zamówienia),
3. wykonawca udzielił dodatkowych wyjaśnień drogą nieformalną (np. telefonicznie).

Wykonywanie obowiązków służbowych w sytuacji konfliktu interesów wpływa negatywnie, bezpośrednio lub pośrednio, na realizację celów publicznych. Istotne jest powiadomienie wszystkich pracowników o ewentualnych i potencjalnych sytuacjach konfliktu interesów, ich konsekwencjach oraz zalecanym sposobie postępowania w takich przypadkach.

Konflikt interesów w odniesieniu do oferenta

Wystąpienie konfliktu interesów przy udzielaniu zamówień publicznych może odnosić się również do oferentów.

W art. 109 ust. 1 pkt 6 PZP znalazły się przepisy, zgodnie z którymi zamawiający może wykluczyć wykonawcę z postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli występuje konflikt interesów (w rozumieniu art. 56 ust. 2 PZP), którego nie można skutecznie wyeliminować w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy.

Inne przykłady wystąpienia konfliktu interesów

1. konflikt pomiędzy, np. wybranym do realizacji zadania wykonawcą oraz podmiotem wyłonionym do nadzorowania wykonawcy (np. inspektorem nadzoru inwestorskiego),
2. skorzystanie przez oferenta z usług podwykonawcy, zaangażowanego wcześniej przez zamawiającego do przygotowania zamówienia lub jego elementów,
3. zatrudnienie przez wybranego wykonawcę pracownika, który wcześniej pracował u zamawiającego oraz brał udział w udzieleniu zamówienia,
4. powiązania dostawcy usług w zakresie obsługi zamówień z podmiotem, któremu udzielono zamówienia,
5. udzielenie zamówienia osobie, która jednocześnie pełni funkcje nadzorcze u beneficjenta.

Odpowiedzialność

Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza zamawiający (art. 37 ust. 1 PZP), a odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania ponosi kierownik zamawiającego (art. 52 ust. 1 PZP).

Kierownik zamawiającego może powierzyć czynności w postępowaniu lub czynności związane z przygotowaniem postępowania innym osobom. Osoby, którym powierzono wykonanie czynności w postępowaniu lub związane z przygotowaniem postępowania, odpowiadają obok kierownika zamawiającego w zakresie, w jakim powierzono im czynności. Zamawiający zobligowany jest do zapewnienia udziału osób gwarantujących bezstronność i obiektywizm w czynnościach związanych, m.in. z przeprowadzeniem postępowania (art. 17 ust. 3 PZP).

Przykłady ryzyk na podstawie materiału Komisji Europejskiej*

*Identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych. Praktyczny przewodnik dla kierowników opracowany przez grupę ekspertów z państw członkowskich koordynowaną przez dział D.2 OLAF – Zapobieganie Nadużyciom

Realizacja, zmiana i modyfikacja zamówień publicznych:

• projekt zamówienia może być sporządzony niezgodnie z przepisami lub specyfikacjami technicznymi i dokumentacją przetargową,
• zamówienie może być źle wykonane,
• zamówienie może być źle monitorowane,
• mogą być akceptowane fałszywe oświadczenia.

Skutki wystąpienia konfliktu interesów
 

W przypadku wystąpienia konfliktu interesów należy wyłączyć pracownika z działań związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego (nie tylko z powodu rzeczywistego, ale również postrzeganego konfliktu interesów).

W art. 56 ust. 2 PZP znajduje się zamknięty katalog przesłanek wyłączających udział osób wykonujących czynności w postępowaniu. Oznacza to, że wystąpienie innych okoliczności, co do zasady nie powinno wpłynąć negatywnie na udział takich osób w prowadzeniu postępowania.
Ustawodawca wyodrębnił 3 kategorie osób, które będą podlegały wyłączeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z uwagi na konflikt interesów. Są to:

1. osoby, które wykonują czynności związane z przeprowadzeniem postępowania;
2. osoby, które mogą wpłynąć na wynik postępowania;
3. osoby udzielające zamówienia.
   

Konflikt interesów w rozumieniu wytycznych kwalifikowalności

​​Zgodnie z zapisami pkt 6 sekcji 3.2.2 wytycznych kwalifikowalności:

Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia lub mogące wpłynąć na jego wynik mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Jednocześnie pkt 7 i 8 sekcji 3.2.2 wytycznych kwalifikowalności wskazuje, że:

W celu uniknięcia konfliktu interesów, w przypadku beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, z wyłączeniem zamówień sektorowych i zamówień określonych w sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i-k. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Osoby te składają oświadczenie w formie pisemnej (lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowalnym podpisem elektronicznym) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania.

Przesłanki stwierdzenia powiązań osobowych lub kapitałowych wskazane w pkt 8 lit. c) sekcji 3.2.2 wytycznych kwalifikowalności mają charakter otwarty, a definicję konfliktu interesów należy rozpatrywać przede wszystkim w kontekście prawa unijnego.

Konsekwencje naruszenia przepisów dotyczących konfliktu interesów

Naruszenie przepisów dotyczących zamówień publicznych może prowadzić do zastosowania korekt finansowych lub pomniejszenia.

W tym zakresie Komisja Europejska przyjęła Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych dokonywanych w odniesieniu do wydatków finansowanych przez UE, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych.

Stwierdzenie nieujawnionego lub niewystarczająco ograniczonego konfliktu interesów (zgodnie z art. 24 dyrektywy klasycznej) i udzielenie danemu oferentowi zamówienia lub zamówień – sankcjonowane jest korektą w wysokości 100% (kategoria nieprawidłowości nr 21 wytycznych).

W dokumencie wprost wskazano, że konflikt interesów może zaistnieć już na etapie opracowywania projektu w zakresie w jakim etap ten miał wpływ na dokumentację zamówienia/postępowania o udzielenie zamówienia.