Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytanie 1. Jak przygotować i odesłać odpowiedź na wezwanie w projekcie partnerskim w ciągu 2 dni, mając na uwadze czas potrzebny na przygotowanie odpowiedzi (zapoznanie się z treścią wezwania, przeanalizowanie dokumentacji, sporządzenie odpowiedzi), obieg dokumentów w dwóch oddzielnych gminach oraz dostępność osób upoważnionych do podpisywania dokumentów (zachowując także dla nich prawo do zapoznania się z podpisywanym dokumentem i prawo do wniesienia uwag do treści oraz wydania ewentualnego polecenia do ich poprawy). Zakładam, że wszyscy pozostali merytoryczni pracownicy są obecni w pracy i na moment wpływu wezwania odkładają wszystkie inne aktualnie realizowane zadania. Nie wnikam także w sposób doręczenia i opóźnienia wynikające z ewentualnych utrudnień w stosowanych systemach.

Odpowiedź

Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej IZ FE SL jest zobowiązana do:
- wypłaty dofinansowania w termie 80 dni od momentu złożenia wnp
- kontroli, czy dofinansowywane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów spełniają obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia operacji (art. 74 ) 

Aby wypełnić obowiązki IZ w przypadku niezłożenia wymaganych dokumentów we wskazanym przez IZ FE SL terminie może anulować wniosek o płatność z tytułu niespełnienia wymogów formalnych lub uznać część / całość wydatków za niekwalifikowalne w ramach złożonego wniosku o płatność z uwagi na nienależyte udokumentowanie.

Jednocześnie informuję, iż zgodnie z zapisami Przewodnika dla Beneficjentów FE SL 2021-2027:

„Partner wiodący reprezentuje wszystkich partnerów.
Za złożenie dokumentacji odpowiada partner wiodący, który jest także odpowiedzialny za jego rozliczenie, zgodnie z rozdziałem Warunki dokumentowania spełnienia zasad kwalifikowalności dla poszczególnych rodzajów wydatków/kosztów.

Na partnerze wiodącym ciąży odpowiedzialność za przygotowanie i realizację projektu przez wszystkich partnerów projektu.
Partner wiodący zapewnia w imieniu wszystkich uczestników przedsięwzięcia przestrzeganie procedur sprawozdawczości – monitoringu – opracowywanie i przekazywanie informacji o problemach w realizacji projektu do IZ FE SL.

Partnerzy projektu odpowiadają za rzetelne i terminowe przekazywanie partnerowi wiodącemu informacji oraz dokumentacji potrzebnej do rozliczania i raportowania projektu.
Partner wiodący odpowiada za niezwłoczne i rzetelne przekazywanie informacji na temat realizacji i rozliczenia projektu”

Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

Pytanie 2. Co Beneficjent powinien zrobić z kosztami pośrednimi, których nie wykorzystał w trakcie realizacji projektu (np. w sytuacji gdy wartość projektu była na tyle wysoka, że nie udało się skonsumować całości kwoty przyznanych kosztów pośrednich do końca realizacji projektu)? Czy po zakończeniu realizacji projektu (tj. w okresie trwałości) Beneficjent może je wykorzystać na cele niezwiązane z projektem? Kto i w jaki sposób może kontrolować prawidłowość wydatkowania kosztów pośrednich przez Beneficjenta?

Odpowiedź

Zgodnie z rozdziałem 8.2 przewodnika dla beneficjentów Koszty pośrednie projektu to koszty niezbędne do realizacji projektu, których nie można bezpośrednio przypisać
do głównego celu projektu, w szczególności koszty administracyjne związane z obsługą projektu, która nie wymaga podejmowania merytorycznych działań zmierzających do osiągnięcia celu projektu

Zasady wykazywania kosztów pośrednich oraz wysokość stawki ryczałtowej wskazana jest każdorazowo w regulaminie wyboru projektów dla danej inwestycji.

Wydatki związane z kosztami pośrednimi kwalifikowane są w ramach projektu jedynie przy zastosowaniu stawek ryczałtowych określonych w art. 54 pkt a) rozporządzenia ogólnego – czyli do 7 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich.

Stawka kosztów pośrednich która została wskazana we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie, stanowić będzie podstawę do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność.

Procent stawki ryczałtowej pozostaje niezmienny przez cały okres realizacji projektu.

Koszty pośrednie zostaną rozliczone proporcjonalnie do faktycznie poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych wydatków bezpośrednich uznanych za kwalifikowalne w poszczególnych wnioskach o płatność, aby zachować procent stawki ryczałtowej określonej w umowie o dofinansowanie.

Należy przy tym pamiętać, że wydatkiem kwalifikowalnym jest wydatek który jest zgodny z umową o dofinansowanie projektu oraz Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 a także innymi procedurami, do stosowania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie. Ponadto zgodnie z regułom proporcjonalności poniesione przez beneficjenta koszty pośrednie powinny być rozliczone proporcjonalnie do udziału w danym projekcie.

Ponadto zgodnie z rozdziałem 2 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków FE SL 2021-2021 okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu określony jest
w umowie o dofinansowanie projektu .Oznacza to, że wszystkie wydatki kwalifikowalne ,w tym również koszty pośrednie, należy ponosić zgodnie z terminami określonymi we wniosku o dofinansowanie oraz zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Zapisy umowy o dofinansowanie projektu definiują również termin „zakończenia realizacji projektu” zgodnie z którym jest to data poniesienia ostatniego wydatku kwalifikowalnego w projekcie określona we wniosku o dofinansowanie.

Reasumując koszty pośrednie, które zostały rozliczone w ramach danego projektu, w oparciu o stawkę ryczałtową określoną w umowie o dofinansowanie muszą zostać wykorzystane na potrzeby realizacji tego projektu w okresie realizacji określonym w umowie o dofinansowanie. Beneficjent nie może wykorzystać kosztów pośrednich rozliczonych w ramach danego projektu w innym projekcie oraz poza okresem realizacji wskazanym w umowie o dofinansowanie.

Zgodnie z przewodnikiem dla beneficjentów stosując koszty pośrednie w swoim projekcie, beneficjent nie przedstawia dowodów księgowych lub równoważnych dokumentów księgowych, a także nie prowadzi wyodrębnionej ewidencji w systemach księgowych dla tych wydatków. Dokumenty na te wydatki nie podlegają ocenie na etapie kontroli administracyjnej. Niemniej jednak IZ FE SL 2021-2027 zastrzega sobie prawo do sprawdzenia czy dany rodzaj kosztów pośrednich występuje w projekcie.

Zgodnie z rozdziałem 2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatek jest kwalifikowalny jeżeli m. in.:
- jest zgodny z umową o dofinansowanie projektu ( w tym z wnioskiem o dofinasowanie ) i Wytycznymi oraz innymi procedurami, do stosowania których beneficjent zobowiązał się w umowie o dofinansowanie projektu,
- został faktycznie poniesiony zgodnie z zasadą określoną w podrozdziale 3.1, w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu,
- dotyczy towarów dostarczonych lub usług wykonanych lub robót budowlanych zrealizowanych, w tym zaliczek, z zastrzeżeniem pkt 4 podrozdziału 3.1

Wobec powyższego IZ FE SL zastrzega sobie prawo na różnych etapach (również w okresie trwałości) do sprawdzenia czy dany rodzaj kosztów pośrednich występuje
w projekcie tj. czy beneficjent dysponuje dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztu który został zaplanowany we wniosku o dofinansowanie. Jest to prawo a nie obowiązek sprawdzenia dokumentów potwierdzających poniesie kosztów pośrednich.

Mając na względzie zachowanie obiektywizmu, neutralności jak również bezstronności i prawości informuję, że IZ RPO WSL nie jest uprawniona do wydawania wiążących opinii, a zakres jej zadań został szczegółowo opisany w rozdziale 4 ustawy z 28 kwietnia 2022 o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 ( Dz.U. 2022 poz. 1079). Jednocześnie art. 74 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej określa, że Instytucja Zarządzająca kontroluje, czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów spełniają obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia operacji W/w przepisy powodują, że Instytucja Zarządzająca nie może pełnić funkcji doradczych, opiniujących w zakresie realizacji projektów.

Odpowiedzialność za analizę i ocenę w zakresie spełnienia powyższych zasad min niezbędności do realizacji projektu i finansowania zaplanowanych w projekcie kosztów pośrednich ponosi beneficjent, który zobligowany jest do przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów prawa krajowego i unijnego wynikających z aktów prawnych
a także zasad wynikających z dokumentów programowych.

Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

Pytanie 3. W jaki sposób wyliczyć podział dofinansowania we wniosku o płatność na środki pochodzące z Unii Europejskiej oraz budżet Państwa?

Odpowiedź

Dofinansowanie dla wydatku należy wyliczyć zgodnie z poziomem określonym we wniosku o dofinansowanie dla danej kategorii kosztów.
Podział dofinansowania wynikającego z wniosku o płatność, na środki pochodzące z Unii Europejskiej oraz budżetu państwa,
należy wyliczyć w oparciu o kwoty zawarte w umowie o dofinansowanie zgodnie z poniższym:

UE dla danego wniosku o płatność= [(dofinansowanie UE z umowy o dofinansowanie/ dofinansowanie ogółem z umowy o dofinansowanie)*dofinansowanie
z wniosku o płatność]

Budżet państwa stanowi różnicę pomiędzy dofinansowaniem ogółem dla danego wniosku o płatność a dofinansowaniem z UE.

Podział na środki pochodzące z UE i budżetu państwa dla poniesionych wydatków należy wyliczać analogicznie.

Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

Pytanie 4. Jaka jest podstawa do naliczania odsetek karnych za nieterminowe/y rozliczenie/zwrot niewykorzystanej zaliczki, jeśli Beneficjent złożył w systemie podpisany przez osobę upoważnioną wniosek o płatność w terminie, a jedynie pismo informujące o złożeniu wniosku podpisane przez np. pracownika złożone przez e-doręczenia po terminie?

Odpowiedź

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 21 września 2022 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich par 3 ust 5 „Zaliczka lub transza zaliczki są rozliczane przez beneficjenta w terminie i na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie.”
Rozliczenie zaliczki polega na wykazaniu przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych we wnioskach o płatność złożonych, w terminach i na warunkach określonych w § 9 Umowy o dofinansowanie oraz zgodnie z systemem realizacji danego programu operacyjnego, lub na zwrocie zaliczki.
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie § 8 oraz Przewodnika dla beneficjentów będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie, wniosek jest złożony jeśli:
a. wypełniony i podpisany wniosek o płatność (zgodnie z aktualnymi Instrukcjami) zostanie złożony za pomocą systemu informatycznego CST2021,
b. po jego złożeniu, zostanie przesłane pismo informujące o złożeniu wniosku w CST2021 za pośrednictwem platformy ePUAP/e-Doręczenia. Pismo musi być opatrzone podpisem elektronicznym albo podpisem profilem zaufanym. Przykładowy wzór pisma stanowi element zasad realizacji FE SL 2021-2027.

Uwaga!
Oba warunki muszą być spełnione łącznie.
Datą złożenia wniosku jest data wpływu pisma (przekazanego za pośrednictwem platformy ePUAP) widniejąca na Urzędowym Poświadczeniu Odbioru. W przypadku złożenia wniosku przez e-Doręczenia datę złożenia wniosku określa dowód otrzymania w rozumieniu ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
W przypadku, gdy Beneficjent nie złoży wniosku o płatność zawierającego rozliczenie zaliczki lub nie dokonasz zwrotu środków zaliczki w terminie do 6 miesięcy od daty przekazania zaliczki nie później niż 14 dni od upływu tego terminu, od środków pozostających do rozliczenia, zostaną naliczone odsetki jak dla zaległości podatkowych. Odsetki te liczone są od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia dokonania zwrotu.
Wobec powyższego zgodnie z art. 189 Ustawy o finansach publicznych ust 3 „W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminu, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie ust. 4 i 4a, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki.” oraz
3a. „W przypadku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w ust. 3, instytucja, która podpisała umowę z beneficjentem, wzywa go do:
1) zapłaty odsetek lub
2) wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności
– w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.


Szczegółowe zasady naliczania odsetek w przypadku nieterminowego rozliczenia zaliczki opisano w pkt. 23 rozdz. 4.3 Zasady udzielania wsparcia w formie zaliczek

Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

Pytanie 5. W kontekście promocji projektów - do jakich konkretnych stron internetowych powinny odnosić hasztagi: #FunduszeUE, #FunduszeEuropejskie, umieszczane zgodnie z umową o dofinansowanie na stronie Beneficjenta informującej o projekcie?

Odpowiedź

Zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji:
„W przypadku wszelkich informacji o realizowanym projekcie, podawanych do wiadomości za pośrednictwem Internetu, musisz stosować hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.
Zamieść wybrany hasztag, gdy podajesz informacje o projekcie, np. o podpisaniu umowy, konferencji, otwarciu i zakończeniu projektu oraz gdy publikujesz materiały promujące projekt i jego rezultaty.
Hasztagi te obowiązkowo stosują zarówno beneficjenci, jak i instytucje systemu wdrażania Funduszy Europejskich w Polsce, w tym instytucje przyznające dofinansowanie, a także władze regionalne i lokalne.”

Zastosowanie Hasztagów w informacji na stronie

Wobec powyższego, zasadnym wydaje się zastosowanie oznaczenia wszędzie tam, gdzie Beneficjent informuje o realizowanym projekcie za pośrednictwem Internetu i mediów społecznościowych tj. przede wszystkim na oficjalnej stronie realizowanego projektu i w mediach społecznościowych, dedykowanych projektowi.


Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL