Kontrola projektów WUP
Czym jest i jak przebiega kontrola?
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu zostało udzielone wsparcie z funduszy unijnych. Kontrola jest przeprowadzana w trakcie trwania projektu lub po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w okresie trwałości projektu. Prowadzone są również wizyty monitoringowe mające na celu weryfikację rzeczywistej realizacji form wsparcia w projekcie.
CEL KONTROLI
Weryfikacja czy realizacja projektu przebiega zgodnie z zapisami zawartymi w umowie oraz we wniosku o dofinansowanie, będącym podstawą udzielenia wsparcia.
CO SPRAWDZAMY?
W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym. Weryfikowana jest realizacja założeń projektowych wynikających z wniosku o dofinansowanie oraz zgodność sposobu realizacji projektu w szczególności z:
- zawartą umową o dofinansowanie projektu,
- przepisami prawa,
- założeniami programowymi
- oraz wewnętrznymi dokumentami obowiązującymi w kontrolowanym podmiocie.
Podczas wizyty monitoringowej w szczególności weryfikowana jest zgodność realizowanych form wsparcia z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie oraz z harmonogramem udzielanych w ramach projektu form wsparcia.
Pamiętaj, że podczas prowadzonej kontroli projektu MUSISZ:
- udostępnić instytucji kontrolującej dokumenty związane bezpośrednio z realizacją projektu, w szczególności dokumenty umożliwiające potwierdzenie kwalifikowalności wydatków – z zachowaniem przepisów o tajemnicy prawnie chronionej;
- zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu lub pomieszczeń kontrolowanego projektu, zapewnić dostęp do związanych z projektem systemów teleinformatycznych, w tym baz danych, kodów źródłowych i innych dokumentów elektronicznych wytworzonych w ramach projektu;
- umożliwić sporządzenie lub sporządzić (na żądanie osoby kontrolującej) kopie, odpisy lub wyciągi z dokumentów oraz zestawienia lub obliczenia sporządzane na podstawie dokumentów związanych z realizacją projektu;
- udzielić wyjaśnień dotyczących realizacji projektu.
Ponadto:
- jeżeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w projekcie, musisz udostępnić instytucji kontrolującej również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją;
- instytucja kontrolująca, w celu potwierdzenia prawidłowości poniesionych przez Ciebie wydatków, w związku z podejrzeniem wystąpienia nadużycia finansowego lub złożenia przez Ciebie niewystarczających wyjaśnień, może zwrócić się o złożenie wyjaśnień do innych podmiotów lub osób zaangażowanych w realizację projektu, w tym:
- uczestników projektu,
- grantobiorców,
- ostatecznych odbiorców,
- wykonawców lub podwykonawców.
Wymienione podmioty lub osoby są zobowiązane udzielić wyjaśnień lub udostępnić dokumenty dotyczące realizacji projektu;
- podczas kontroli w miejscu realizacji projektu mogą być również przeprowadzane oględziny.
PAMIĘTAJ!
- Zatwierdzanie na bieżąco wniosków o płatność nie ma wpływu na ustalenia podczas kontroli na miejscu. Zakres weryfikacji na etapie kontroli administracyjnej (weryfikacji wniosków o płatność) nie obejmuje tak szerokiego spektrum kontroli, jak podczas kontroli na miejscu.
- Stwierdzenie nieprawidłowości indywidualnej albo systemowej wymaga podjęcia odpowiednich działań korygujących. Brak nieprawidłowości podczas wcześniejszej kontroli (przeprowadzonej przez uprawniony podmiot) nie stanowi przesłanki odstąpienia od właściwych działań korygujących w przypadku późniejszego stwierdzenia nieprawidłowości.
- Jeżeli kontrola wykaże, że wydatki zostały poniesione w sposób nieprawidłowy – zostaną one objęte korektą finansową. W skrajnych przypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.
Jak przygotować się do kontroli projektu?
Każdy projekt może podlegać kontroli przeprowadzanej na miejscu przez uprawnione do tego organy, w tym instytucję pośredniczącą – Wojewódzki Urząd Pracy (dalej: IP WUP).
Zestawienia te będą wymagane do przedłożenia na początku prowadzenia czynności kontrolnych przez kontrolujących z ramienia IP WUP.
Ponadto przekazuj na bieżąco do IP WUP harmonogramy udzielanych w ramach projektu form wsparcia.
Prowadzenie zestawień oraz sporządzanie harmonogramów umożliwi Ci również bieżący nadzór nad realizacją form wsparcia w odniesieniu do każdego z uczestników.
Przygotowując się do kontroli SPRAWDŹ:
- czy posiadasz wszystkie dokumenty:
- wymagane przepisami prawa,
- umową o dofinansowanie,
- wskazane przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie, mające na celu udokumentowanie realizacji projektu zgodnie z założeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie,
- czy posiadasz kompletną dokumentację dotyczącą poszczególnych obszarów realizacji projektu (w tym dokumentację od podwykonawców realizujących zadania w ramach projektu) oraz czy dokumenty są wypełnione we wszystkich wymaganych miejscach oraz podpisane,
- czy posiadasz kompletną dokumentację potwierdzającą kwalifikowalność uczestników projektu, w tym w szczególności wymagane zaświadczenia oraz oświadczenia,
- czy realizowane w projekcie działania są zgodne z dokumentami wewnętrznymi obowiązującymi w Twojej instytucji, w tym dokumentami wymaganymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego,
- czy posiadasz wszystkie dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktu oraz rezultatu,
- czy dane wprowadzone do systemów teleinformatycznych są prawidłowe i kompletne, w tym w odniesieniu do danych zawartych w dokumentacji projektowej,
- czy nie posiadasz nadmiarowych danych dot. uczestników projektu,
- czy posiadasz odpowiednie zabezpieczenie antywirusowe sprzętu, na którym przetwarzasz dane osobowe oraz stosujesz się do zapisów dokumentów regulujących zasady ochrony danych osobowych,
- czy przechowujesz dokumentację projektową w sposób zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie oraz przepisami prawa,
- czy wypełniłeś oraz udokumentowałeś realizację wszelkich obowiązków informacyjno-promocyjnych, w tym czy aktualizujesz dane dot. projektu na portalach internetowych,
- w przypadku przeprowadzania zmian w projekcie – czy posiadasz wszelkie dokumenty uzasadniające merytoryczne zmiany we wniosku o dofinansowanie.
Najczęściej popełniane błędy podczas realizacji projektu
Z doświadczenia instytucji kontrolującej wynika, że najczęściej popełniane błędy podczas realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych to:
- błędy formalne w dokumentach dotyczących każdego obszaru realizacji projektu, w szczególności:
- brak kompletnych, wymaganych danych,
- brak podpisów,
- brak dat,
- prowadzenie rekrutacji do projektu niezgodnie z założeniami wniosku o dofinansowanie oraz regulaminu projektu,
- przyjęcie nieprawidłowego momentu rozpoczęcia udziału w projekcie przez uczestnika – pamiętaj, że ION w ramach każdego naboru może tę kwestię uregulować indywidualnie, np. momentem rozpoczęcia udziału w projekcie jest dzień podpisania umowy uczestnictwa,
- niekompletne dokumenty dotyczące kwalifikowalności uczestników do projektu, w szczególności brak wymaganych zaświadczeń potwierdzających spełnianie przez uczestnika kryteriów kwalifikowalności do udziału w projekcie,
- niezgodność danych wprowadzonych do systemów teleinformatycznych z dokumentami projektowymi,
- niestosowanie procedur w zakresie ochrony danych osobowych, w tym wymaganych przepisami prawa,
- brak dokumentów lub braki w dokumentach uniemożliwiające stwierdzenie, czy ścieżka udziału w projekcie została odpowiednio zindywidualizowana w odniesieniu do danego uczestnika projektu,
- wykonywanie z konta projektowego przelewów niezwiązanych z projektem,
- niewłaściwe oszacowanie wartości zamówień w ramach projektu, w tym skutkujące przeprowadzeniem postępowań na wybór wykonawców dostaw i usług w niewłaściwym trybie (skutkujące nałożeniem korekty finansowej w oparciu o Taryfikator korekt finansowych dot. udzielania zamówień),
- nieprawidłowe przeprowadzenie wyboru wykonawców dostaw i usług skutkujące nałożeniem korekty finansowej w oparciu o Taryfikator korekt finansowych dot. udzielania zamówień – w szczególności w kategoriach:
- „Niewystarczająca lub nieprecyzyjna definicja przedmiotu zamówienia”,
- „Sztuczny podział zamówień na roboty budowlane/usługi/dostawy”,
- „Konflikt interesów wpływający na wyniki postępowania o udzielenie zamówienia” – do konfliktu interesów może dojść nawet w przypadku, gdy zamawiający nie odnosi żadnych korzyści z tej sytuacji – wystarczy, że zaistniałe okoliczności będą zagrażały bezstronnemu i obiektywnemu pełnieniu powierzonych funkcji; korekty finansowe były nakładane zarówno w przypadku okoliczności, które wprost wskazywały na konflikt interesów wg kryteriów podanych w wytycznych, jak również w przypadkach, gdy podmioty uczestniczące w postępowaniach były powiązane z zamawiającym w sposób, który narusza zasadę bezstronności i obiektywizmu przy udzielaniu zamówień.
- brak aktualizacji informacji o projekcie na stronach i portalach internetowych,
- braki w dokumentacji oraz niekompletność dokumentów skutkujące niezachowaniem odpowiedniej ścieżki audytu w rozumieniu przepisów unijnych,
- nieprawidłowe zarządzanie projektem skutkujące korektą na kosztach pośrednich, np. uchybienia w zakresie:
- niezgodnej z zapisami wniosku o dofinansowanie organizacji biura projektu lub faktyczny brak biura projektu;
- znacznej liczby uchybień/nieprawidłowości w realizacji projektu, wskazującej na brak właściwego nadzoru nad realizacją projektu,
- zaniedbania i zaniechania działań przez kadrę zarządzającą projektem;
- notorycznego nieprzesyłania w terminach wskazanych w umowie harmonogramów udzielanych w projekcie form wsparcia lub brak niezwłocznego informowania o zmianach harmonogramu oraz jego aktualizacji;
- niewypełniania obowiązków związanych z danymi osobowymi wskazanymi w umowie o dofinansowanie projektu lub wypełnianie ich niezgodnie z przepisami prawa).
Zestawienia do bieżącego prowadzenia celem przygotowania się do kontroli: