Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Dowiedz się, jakie są zasady przeprowadzania kontroli i jak się do niej właściwie przygotować.
Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu.

Rodzaje kontroli

Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować z Regionalnego Programu dla województwa śląskiego. Instytucja zarządzająca zdecyduje, czy poprosi o wszystkie faktury lub rachunki do sprawdzenia, czy tylko o ich wybrane egzemplarze, poinformuje także, czy dokumenty te należy przekazać w wersji papierowej, czy też załączyć wersję elektroniczną w systemie informatycznym;
2. Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie – instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie dokumentacja i sprawdzony zostanie zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. sprawdzenie, czy planowane szkolenie faktycznie się odbywa we wskazanym miejscu i czy uczestniczy w nim deklarowana liczba osób);
3. Kontrola krzyżowa – kontrola ta realizowana będzie w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-13. W trakcie tej kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
4. Kontrola na zakończenie projektu – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
5. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na:
   • zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia finansowany z Regionalnego Programu dla województwa śląskiego,
   • zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
   • istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.
   Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na bazie wypełnianej przez Ciebie ankiety, jednak część projektów podlega kontroli w miejscu ich realizacji;
6. Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, ocen oddziaływania na środowisko lub udzielania pomocy publicznej.

Termin kontroli

O terminie kontroli planowej w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie zostaniesz poinformowany pisemnie, z co najmniej kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrole dotyczące projektów są ujęte w rocznych planach kontroli na dany rok obrachunkowy.

Kontrola doraźna przeprowadzana jest natomiast bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.

Zakres kontroli

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umowa? o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

1. Dokumenty finansowe
   • oryginały dowodów księgowych, w tym przede wszystkim faktur, rachunków, not księgowych, list płac oraz zawieranych umów;
   • dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW;
   • obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości;
   • wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald. Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do
   • ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi, w tym przede wszystkim
   • ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy
   • umowy o pracę
   • certyfikaty środowiskowe
3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności. Najczęściej weryfikacji podlega:
   • sposób szacowania wartości zamówienia
   • upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu
   • potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców
   • uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty
   • raport z udzielonego zamówienia
   • treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą
4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/rezultatów. Mogą to być na przykład:
   • umowa i faktura zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie
   • umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia
   • umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
   • uzyskane certyfikaty
5. Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej
   • Korzystając ze środków z Regionalnego Programu dla województwa śląskiego przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.
6. Działania informacyjno-promocyjne, między innymi:
   • oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu
   • oznakowanie dofinansowanych środków trwałych
   • oznakowanie miejsca realizacji projektu.
7. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.

Po kontroli

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Otrzymasz ją w celu zapoznania się z jej treścią. Jeżeli nie masz żadnych uwag, podpisujesz dokument. Jeżeli nie zgadzasz się z informacją pokontrolną, masz 14 dni na wniesienie pisemnych zastrzeżeń do jej treści.
Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.
Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

Czym są nadużycia?
Dowiedz się o polityce zwalczania nadużyć finansowych stosowanej przez Instytucję Zarządzającą Programem Regionalnym

Definicja nadużycia finansowego

Nadużycie finansowe w rozumieniu art. 1 lit. a Konwencji sporządzonej na mocy art. K.3 Traktatu o Unii Europejskiej w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich jest to jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

• wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,
• nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,
• niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane.

Uporządkowane podejście do zwalczania nadużyć finansowych.
W celu skutecznego rozwiązania problemu nadużyć IZ RPO WSL wypracowała uporządkowane podejście do zwalczania nadużyć finansowych. Na cykl zwalczania nadużyć finansowych składają się cztery podstawowe elementy:

• zapobieganie,
• wykrywanie,
• korygowanie,
• ściganie.
  
  

Dokładna ocena ryzyka nadużyć finansowych w połączeniu z odpowiednimi środkami służącymi zapobieganiu i wykrywaniu oraz skoordynowanymi dochodzeniami, przeprowadzanymi w porę przez właściwe organy, mogą znacznie ograniczyć ryzyko nadużyć finansowych i odpowiednio im przeciwdziałać.

Współpraca z krajowymi organami śledczymi.

W przypadku podejrzenia nadużycia i po jego prawidłowym zgłoszeniu IZ RPO WSL przekazuje sprawę właściwemu organowi państwa członkowskiego w celu objęcia jej dochodzeniem i nałożenia sankcji, w tym, w stosownych przypadkach, organom ścigania lub organom ds. zwalczania korupcji.

Zgodnie z artykułem 304 § 2 Kodeksu postępowania karnego, IZ RPO WSL, gdy w związku ze swą działalnością dowie się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, jest zobowiązana niezwłocznie zawiadomić o tym prokuratora lub Policję oraz przedsięwziąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa. Pod pojęciem przestępstwa ściganego z urzędu należy rozumieć przestępstwo wymienione w Kodeksie karnym.

IZ RPO WSL, po stwierdzeniu możliwości wystąpienia przestępstwa ściganego z urzędu, współpracuje z przedstawicielami prokuratury lub Policji, w zależności od zakresu wskazanego przez prokuraturę lub Policję. IZ RPO WSL zapewnia pełną współpracę z organami dochodzeniowymi, organami ścigania lub organami wymiaru sprawiedliwości, przede wszystkim przez przechowywanie dokumentacji dotyczącej przypadków nadużyć w bezpiecznych miejscach oraz zapewnienie odpowiedniego przekazania spraw w przypadku mobilności pracowników.

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF).
OLAF prowadzi dochodzenia w sprawie nadużyć na szkodę budżetu Unii Europejskiej, korupcji oraz poważnych uchybień wewnątrz instytucji europejskich i opracowuje politykę zwalczania nadużyć finansowych na potrzeby Komisji Europejskiej. Kontakt z OLAF
Każdy obywatel może bezpośrednio poinformować OLAF o podejrzeniu nadużycia finansowego lub korupcji, mającym wpływ finansowy na interesy Unii Europejskiej. W tym kontekście kluczową rolę odgrywają oficerowie łącznikowi w krajowych służbach dochodzeniowych, z którymi OLAF współpracuje w państwach członkowskich.
Ze służbami OLAF można się kontaktować we wszystkich językach urzędowych UE:

• za pomocą elektronicznego Systemu Powiadamiania o Nadużyciach – FNS (Fraud Notification System) dostępnym na stronie internetowej: https://fns.olaf.europa.eu/
• pocztą na adres: OLAF – European Anti-Fraud Office, European Commission, Rue Joseph II, 30, 1000 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Szczegółowe informacje w tym zakresie dostępne są tutaj.