Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytania po szkoleniu 30.09.2026 r. - Ewidencja księgowa w projektach programu FE SL 2021-2027 Odnośnik

• 1. W którym momencie można lub należy przelać koszty pośrednie na rachunek podstawowy?

  Odpowiedź:

  Nie można przyjąć ogólnej zasady, że przelew jest dopuszczalny wyłącznie po zatwierdzeniu wniosku o płatność. Nie można też uznać, że otrzymanie zaliczki pozwala od razu przenieść całą zaplanowaną kwotę kosztów pośrednich. Rozstrzygające są warunki konkretnej umowy oraz zasady finansowania programu.

  Należy oddzielić trzy zdarzenia:

  Zdarzenie	Znaczenie
  Otrzymanie zaliczki	Zapewnia środki na realizację projektu zgodnie z umową.
  Przelew między rachunkami beneficjenta	Zmienia miejsce przechowywania środków; sam w sobie nie potwierdza rozliczenia kosztów pośrednich.
  Zatwierdzenie kosztów pośrednich we wniosku o płatność	Potwierdza kwotę uznaną przez instytucję w danym rozliczeniu, z możliwością późniejszej weryfikacji.

  W FERS podstawą rozliczenia ryczałtu jest kwalifikowalna wartość kosztów bezpośrednich i stawka umowna. Zasady przewidują również oświadczenie o poniesionych kosztach pośrednich na potrzeby wypłaty kolejnej transzy; nie zastępuje ono rozliczenia wydatku kwalifikowalnego. To pokazuje, że finansowanie administracji projektu może wyprzedzać zatwierdzenie ryczałtu. Nie jest to jednak samoistne upoważnienie do dowolnego przelewania zaliczki na rachunek podstawowy.

  Proponuję stosować następującą procedurę:

  1. Sprawdzić, czy umowa nakazuje wykonywanie płatności z rachunku projektowego oraz czy dopuszcza wyjątki dla kosztów pośrednich.
  2. Ustalić, czy przelew ma finansować administrację projektu, refundować środki własne już wykorzystane na ten cel, czy przenieść zatwierdzoną kwotę ryczałtu.
  3. Obliczyć kwotę przelewu z uwzględnieniem wcześniejszych transferów, udziału dofinansowania i wkładu własnego.
  4. Sporządzić wewnętrzny dokument rozliczeniowy wskazujący projekt, okres, podstawę obliczenia, kwotę i cel transferu.
  5. Zapewnić możliwość wyrównania środków, jeżeli instytucja obniży podstawę naliczenia kosztów pośrednich.

  Przykład autorski — ryzyko wcześniejszego transferu

  Załóżmy, że umowa przewiduje stawkę 20%, a beneficjent wykazuje 120 000 zł kosztów bezpośrednich. Wstępnie naliczony ryczałt wynosi:

  120 000 zł × 20% = 24 000 zł.

  Instytucja uznaje jednak za kwalifikowalne tylko 105 000 zł. Ryczałt po weryfikacji wynosi:

  105 000 zł × 20% = 21 000 zł.

  Jeżeli wcześniej przelano 24 000 zł, powstaje różnica 3 000 zł, którą trzeba uwzględnić w rozliczeniu. Nie oznacza to automatycznie, że wcześniejszy transfer był niedopuszczalny; pokazuje jednak potrzebę kontroli kwoty i płynności.

  W przykładzie pominięto wkład własny. Przy dofinansowaniu niższym niż 100% nie należy automatycznie utożsamiać całego ryczałtu z kwotą możliwą do przeniesienia z zaliczki.

  Jak wyjaśnić rozbieżności między IZ/IP?

  Warto wystąpić o pisemne stanowisko odnoszące się do konkretnej umowy: wskazanie dopuszczalnego momentu transferu, sposobu ustalenia kwoty oraz paragrafu stanowiącego podstawę odpowiedzi. Stanowisko jednej instytucji nie powinno być automatycznie przenoszone na projekty obsługiwane przez inną.

  W jednostkach sektora finansów publicznych trzeba dodatkowo ocenić zasady planu finansowego, ewidencji i gospodarki środkami. Ryczałtowe rozliczanie projektu nie znosi tych obowiązków.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

  Odpowiedź:

  Nie można przyjąć ogólnej zasady, że przelew jest dopuszczalny wyłącznie po zatwierdzeniu wniosku o płatność. Nie można też uznać, że otrzymanie zaliczki pozwala od razu przenieść całą zaplanowaną kwotę kosztów pośrednich. Rozstrzygające są warunki konkretnej umowy oraz zasady finansowania programu.

  Należy oddzielić trzy zdarzenia:

  Zdarzenie	Znaczenie
  Otrzymanie zaliczki	Zapewnia środki na realizację projektu zgodnie z umową.
  Przelew między rachunkami beneficjenta	Zmienia miejsce przechowywania środków; sam w sobie nie potwierdza rozliczenia kosztów pośrednich.
  Zatwierdzenie kosztów pośrednich we wniosku o płatność	Potwierdza kwotę uznaną przez instytucję w danym rozliczeniu, z możliwością późniejszej weryfikacji.

  W FERS podstawą rozliczenia ryczałtu jest kwalifikowalna wartość kosztów bezpośrednich i stawka umowna. Zasady przewidują również oświadczenie o poniesionych kosztach pośrednich na potrzeby wypłaty kolejnej transzy; nie zastępuje ono rozliczenia wydatku kwalifikowalnego. To pokazuje, że finansowanie administracji projektu może wyprzedzać zatwierdzenie ryczałtu. Nie jest to jednak samoistne upoważnienie do dowolnego przelewania zaliczki na rachunek podstawowy.

  Proponuję stosować następującą procedurę:

  1. Sprawdzić, czy umowa nakazuje wykonywanie płatności z rachunku projektowego oraz czy dopuszcza wyjątki dla kosztów pośrednich.
  2. Ustalić, czy przelew ma finansować administrację projektu, refundować środki własne już wykorzystane na ten cel, czy przenieść zatwierdzoną kwotę ryczałtu.
  3. Obliczyć kwotę przelewu z uwzględnieniem wcześniejszych transferów, udziału dofinansowania i wkładu własnego.
  4. Sporządzić wewnętrzny dokument rozliczeniowy wskazujący projekt, okres, podstawę obliczenia, kwotę i cel transferu.
  5. Zapewnić możliwość wyrównania środków, jeżeli instytucja obniży podstawę naliczenia kosztów pośrednich.

  Przykład autorski — ryzyko wcześniejszego transferu

  Załóżmy, że umowa przewiduje stawkę 20%, a beneficjent wykazuje 120 000 zł kosztów bezpośrednich. Wstępnie naliczony ryczałt wynosi:

  120 000 zł × 20% = 24 000 zł.

  Instytucja uznaje jednak za kwalifikowalne tylko 105 000 zł. Ryczałt po weryfikacji wynosi:

  105 000 zł × 20% = 21 000 zł.

  Jeżeli wcześniej przelano 24 000 zł, powstaje różnica 3 000 zł, którą trzeba uwzględnić w rozliczeniu. Nie oznacza to automatycznie, że wcześniejszy transfer był niedopuszczalny; pokazuje jednak potrzebę kontroli kwoty i płynności.

  W przykładzie pominięto wkład własny. Przy dofinansowaniu niższym niż 100% nie należy automatycznie utożsamiać całego ryczałtu z kwotą możliwą do przeniesienia z zaliczki.

  Jak wyjaśnić rozbieżności między IZ/IP?

  Warto wystąpić o pisemne stanowisko odnoszące się do konkretnej umowy: wskazanie dopuszczalnego momentu transferu, sposobu ustalenia kwoty oraz paragrafu stanowiącego podstawę odpowiedzi. Stanowisko jednej instytucji nie powinno być automatycznie przenoszone na projekty obsługiwane przez inną.

  W jednostkach sektora finansów publicznych trzeba dodatkowo ocenić zasady planu finansowego, ewidencji i gospodarki środkami. Ryczałtowe rozliczanie projektu nie znosi tych obowiązków.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

• 2. Jak bezpiecznie zrezygnować z dofinansowania, gdy placówka nie osiągnie wskaźników?

  Odpowiedź:

  Najbezpieczniejsze jest wczesne zgłoszenie problemu i uzgodnienie zmiany albo zakończenia projektu z instytucją. Samo oświadczenie „rezygnujemy” nie przesądza, ile środków trzeba zwrócić i czy można zachować finansowanie wykonanej części.

  Najpierw należy ustalić rolę placówki. Inaczej postępuje beneficjent będący stroną umowy z IZ/IP, inaczej partner, grantobiorca lub placówka jedynie otrzymująca wsparcie.

  Rekomenduję przygotowanie krótkiej analizy obejmującej:

  • wskaźnik zagrożony i jego definicję;
  • wartość docelową, wykonanie i realną prognozę;
  • przyczyny problemu i datę ich rozpoznania;
  • działania naprawcze oraz ich rezultaty;
  • otrzymane środki, poniesione wydatki i zaciągnięte zobowiązania;
  • skutki kontynuowania oraz zakończenia projektu.

  Następnie należy przedstawić instytucji warianty do rozważenia: zmianę harmonogramu, sposobu rekrutacji, zakresu wsparcia, placówki lub partnera, ograniczenie projektu albo rozwiązanie umowy. Każdy wariant wymaga sprawdzenia dopuszczalności; obniżenie wskaźników nie jest automatycznym prawem beneficjenta.

  W EFS+ nieosiągnięcie założeń może skutkować zastosowaniem reguły proporcjonalności, obejmującej także koszty pośrednie. Wytyczne dopuszczają odstąpienie od jej zastosowania w określonych okolicznościach, m.in. po należytym uzasadnieniu przyczyn i wykazaniu starań beneficjenta. Nie jest to gwarancja pozostawienia dofinansowania. Podstawa: podrozdział 2.5 Wytycznych.

  Etap	Zalecane postępowanie
  Przed podpisaniem umowy	Pisemnie zrezygnować z zawarcia umowy i ustalić, czy istnieją inne zobowiązania związane z przyznaniem wsparcia.
  Po podpisaniu, przed wypłatą środków	Uzgodnić tryb rozwiązania umowy i rozliczenie ewentualnych zobowiązań.
  Po otrzymaniu zaliczki, przed realizacją	Ustalić kwotę, termin i rachunek zwrotu oraz sposób rozliczenia odsetek bankowych.
  Po częściowym wykonaniu projektu	Uzgodnić, czy i jaka część wykonanych działań może zostać rozliczona oraz jakie środki podlegają zwrotowi.
  Po zakupach inwestycyjnych lub uruchomieniu placówki	Dodatkowo ustalić skutki dla majątku, trwałości i obowiązków wobec odbiorców wsparcia.

  Porozumienie kończące projekt powinno jednoznacznie określać datę zakończenia, uznane wydatki, kwotę zwrotu, sposób ustalenia odsetek, rozliczenie kosztów pośrednich, dokumentację końcową i obowiązki pozostające po rozwiązaniu umowy.

  Nie należy zakładać, że dobrowolna rezygnacja oznacza zwrot bez odsetek. Art. 207 ustawy o finansach publicznych przewiduje zwrot z odsetkami w przypadku wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, naruszenia procedur albo pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości. Zwrot niewykorzystanej zaliczki wymaga odrębnego ustalenia podstawy i warunków.

  Przykład autorski

  Placówka zadeklarowała wsparcie 80 osób, lecz po rekrutacji prognozuje udział 35. Nie powinna samodzielnie zmieniać wskaźnika ani zakładać, że zachowa 35/80 dofinansowania. Powinna przedstawić dowody rekrutacji, przyczyny ograniczenia, możliwości naprawy i propozycję dalszego postępowania. Skutek finansowy zależy od konstrukcji projektu, kryteriów wyboru, sposobu rozliczania i zgody instytucji.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

  Odpowiedź:

  Najbezpieczniejsze jest wczesne zgłoszenie problemu i uzgodnienie zmiany albo zakończenia projektu z instytucją. Samo oświadczenie „rezygnujemy” nie przesądza, ile środków trzeba zwrócić i czy można zachować finansowanie wykonanej części.

  Najpierw należy ustalić rolę placówki. Inaczej postępuje beneficjent będący stroną umowy z IZ/IP, inaczej partner, grantobiorca lub placówka jedynie otrzymująca wsparcie.

  Rekomenduję przygotowanie krótkiej analizy obejmującej:

  • wskaźnik zagrożony i jego definicję;
  • wartość docelową, wykonanie i realną prognozę;
  • przyczyny problemu i datę ich rozpoznania;
  • działania naprawcze oraz ich rezultaty;
  • otrzymane środki, poniesione wydatki i zaciągnięte zobowiązania;
  • skutki kontynuowania oraz zakończenia projektu.

  Następnie należy przedstawić instytucji warianty do rozważenia: zmianę harmonogramu, sposobu rekrutacji, zakresu wsparcia, placówki lub partnera, ograniczenie projektu albo rozwiązanie umowy. Każdy wariant wymaga sprawdzenia dopuszczalności; obniżenie wskaźników nie jest automatycznym prawem beneficjenta.

  W EFS+ nieosiągnięcie założeń może skutkować zastosowaniem reguły proporcjonalności, obejmującej także koszty pośrednie. Wytyczne dopuszczają odstąpienie od jej zastosowania w określonych okolicznościach, m.in. po należytym uzasadnieniu przyczyn i wykazaniu starań beneficjenta. Nie jest to gwarancja pozostawienia dofinansowania. Podstawa: podrozdział 2.5 Wytycznych.

  Etap	Zalecane postępowanie
  Przed podpisaniem umowy	Pisemnie zrezygnować z zawarcia umowy i ustalić, czy istnieją inne zobowiązania związane z przyznaniem wsparcia.
  Po podpisaniu, przed wypłatą środków	Uzgodnić tryb rozwiązania umowy i rozliczenie ewentualnych zobowiązań.
  Po otrzymaniu zaliczki, przed realizacją	Ustalić kwotę, termin i rachunek zwrotu oraz sposób rozliczenia odsetek bankowych.
  Po częściowym wykonaniu projektu	Uzgodnić, czy i jaka część wykonanych działań może zostać rozliczona oraz jakie środki podlegają zwrotowi.
  Po zakupach inwestycyjnych lub uruchomieniu placówki	Dodatkowo ustalić skutki dla majątku, trwałości i obowiązków wobec odbiorców wsparcia.

  Porozumienie kończące projekt powinno jednoznacznie określać datę zakończenia, uznane wydatki, kwotę zwrotu, sposób ustalenia odsetek, rozliczenie kosztów pośrednich, dokumentację końcową i obowiązki pozostające po rozwiązaniu umowy.

  Nie należy zakładać, że dobrowolna rezygnacja oznacza zwrot bez odsetek. Art. 207 ustawy o finansach publicznych przewiduje zwrot z odsetkami w przypadku wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, naruszenia procedur albo pobrania ich nienależnie lub w nadmiernej wysokości. Zwrot niewykorzystanej zaliczki wymaga odrębnego ustalenia podstawy i warunków.

  Przykład autorski

  Placówka zadeklarowała wsparcie 80 osób, lecz po rekrutacji prognozuje udział 35. Nie powinna samodzielnie zmieniać wskaźnika ani zakładać, że zachowa 35/80 dofinansowania. Powinna przedstawić dowody rekrutacji, przyczyny ograniczenia, możliwości naprawy i propozycję dalszego postępowania. Skutek finansowy zależy od konstrukcji projektu, kryteriów wyboru, sposobu rozliczania i zgody instytucji.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

• 3. Proszę o interpretację kwestii podatku VAT.

  Odpowiedź:

  Prawo do odliczenia VAT wynika z prawa podatkowego, a kwalifikowalność VAT — z zasad finansowania projektu.

  Pytanie	Właściwa analiza
  Czy można odliczyć VAT w rozliczeniu podatkowym?	Ustawa o VAT, charakter zakupów i ich wykorzystanie.
  Czy VAT można wykazać jako wydatek kwalifikowalny?	Przepisy funduszowe, zasady pomocy publicznej i dokumentacja projektu.
  Jak ująć VAT w księgach?	Prawo do odliczenia, charakter operacji i zasady rachunkowości.

  Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT odliczenie przysługuje w zakresie wykorzystania zakupów do czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ograniczeń ustawowych. Samo finansowanie zakupu z dotacji nie rozstrzyga o prawie do odliczenia. Również sama rejestracja jako podatnik VAT czynny nie oznacza, że odliczeniu podlegają wszystkie zakupy.

  W praktyce trzeba ustalić:

  • kto jest podatnikiem i nabywcą;
  • czy zakup służy czynnościom opodatkowanym, zwolnionym lub działalności poza VAT;
  • czy możliwe jest bezpośrednie przypisanie zakupu;
  • czy potrzebna jest proporcja albo prewspółczynnik;
  • czy późniejsza zmiana wykorzystania wymaga korekty.

  Podstawy analizy to w szczególności art. 86, 88, 90 i 91 ustawy o VAT. W przypadku placówki będącej jednostką gminy trzeba uwzględnić rozliczenie podatnika obejmujące odpowiednie jednostki, a nie ograniczać oceny do samej placówki.

  Kwalifikowalność VAT w projekcie

  Art. 64 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2021/1060 rozróżnia operacje o całkowitym koszcie poniżej 5 mln EUR, z VAT, oraz operacje o koszcie co najmniej 5 mln EUR, z VAT. W pierwszej grupie możliwość odzyskania VAT nie wyklucza go na podstawie tego przepisu; w drugiej istotny jest brak możliwości odzyskania według prawa krajowego. Wyjątek unijny nie oznacza jednak automatycznego obowiązku finansowania VAT w każdym projekcie.

  Krajowe Wytyczne przewidują dodatkowe ograniczenia, w tym wynikające z pomocy publicznej oraz dokumentacji EFRR/FS/FST. Dla projektów co najmniej 5 mln EUR znaczenie ma prawna możliwość odzyskania VAT, a nie wyłącznie faktyczne skorzystanie z odliczenia. Podstawa: podrozdział 3.5 Wytycznych.

  Przykład— częściowe odliczenie

  Faktura zawiera 10 000 zł netto i 2 300 zł VAT. Przyjmijmy, że prawidłowo ustalona część odliczalna wynosi 40%:

  • VAT odliczalny: 920 zł;
  • VAT nieodliczalny: 1 380 zł.

  Te kwoty służą rozliczeniu podatkowemu i księgowemu. Zakres VAT kwalifikowalnego trzeba ustalić osobno według zasad projektu.

  Aby ujednolicić stanowisko, proponuję sporządzić jedną kartę przypadku: podatnik, zakup, sposób wykorzystania, wartość całkowita projektu, fundusz, pomoc publiczna, warunki umowy oraz odrębne wnioski podatkowe i projektowe. Interpretacja indywidualna KIS może rozstrzygać zagadnienie podatkowe dla opisanego stanu faktycznego; nie zastępuje oceny kwalifikowalności przez IZ/IP.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

  Odpowiedź:

  Prawo do odliczenia VAT wynika z prawa podatkowego, a kwalifikowalność VAT — z zasad finansowania projektu.

  Pytanie	Właściwa analiza
  Czy można odliczyć VAT w rozliczeniu podatkowym?	Ustawa o VAT, charakter zakupów i ich wykorzystanie.
  Czy VAT można wykazać jako wydatek kwalifikowalny?	Przepisy funduszowe, zasady pomocy publicznej i dokumentacja projektu.
  Jak ująć VAT w księgach?	Prawo do odliczenia, charakter operacji i zasady rachunkowości.

  Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT odliczenie przysługuje w zakresie wykorzystania zakupów do czynności opodatkowanych, z uwzględnieniem ograniczeń ustawowych. Samo finansowanie zakupu z dotacji nie rozstrzyga o prawie do odliczenia. Również sama rejestracja jako podatnik VAT czynny nie oznacza, że odliczeniu podlegają wszystkie zakupy.

  W praktyce trzeba ustalić:

  • kto jest podatnikiem i nabywcą;
  • czy zakup służy czynnościom opodatkowanym, zwolnionym lub działalności poza VAT;
  • czy możliwe jest bezpośrednie przypisanie zakupu;
  • czy potrzebna jest proporcja albo prewspółczynnik;
  • czy późniejsza zmiana wykorzystania wymaga korekty.

  Podstawy analizy to w szczególności art. 86, 88, 90 i 91 ustawy o VAT. W przypadku placówki będącej jednostką gminy trzeba uwzględnić rozliczenie podatnika obejmujące odpowiednie jednostki, a nie ograniczać oceny do samej placówki.

  Kwalifikowalność VAT w projekcie

  Art. 64 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2021/1060 rozróżnia operacje o całkowitym koszcie poniżej 5 mln EUR, z VAT, oraz operacje o koszcie co najmniej 5 mln EUR, z VAT. W pierwszej grupie możliwość odzyskania VAT nie wyklucza go na podstawie tego przepisu; w drugiej istotny jest brak możliwości odzyskania według prawa krajowego. Wyjątek unijny nie oznacza jednak automatycznego obowiązku finansowania VAT w każdym projekcie.

  Krajowe Wytyczne przewidują dodatkowe ograniczenia, w tym wynikające z pomocy publicznej oraz dokumentacji EFRR/FS/FST. Dla projektów co najmniej 5 mln EUR znaczenie ma prawna możliwość odzyskania VAT, a nie wyłącznie faktyczne skorzystanie z odliczenia. Podstawa: podrozdział 3.5 Wytycznych.

  Przykład— częściowe odliczenie

  Faktura zawiera 10 000 zł netto i 2 300 zł VAT. Przyjmijmy, że prawidłowo ustalona część odliczalna wynosi 40%:

  • VAT odliczalny: 920 zł;
  • VAT nieodliczalny: 1 380 zł.

  Te kwoty służą rozliczeniu podatkowemu i księgowemu. Zakres VAT kwalifikowalnego trzeba ustalić osobno według zasad projektu.

  Aby ujednolicić stanowisko, proponuję sporządzić jedną kartę przypadku: podatnik, zakup, sposób wykorzystania, wartość całkowita projektu, fundusz, pomoc publiczna, warunki umowy oraz odrębne wnioski podatkowe i projektowe. Interpretacja indywidualna KIS może rozstrzygać zagadnienie podatkowe dla opisanego stanu faktycznego; nie zastępuje oceny kwalifikowalności przez IZ/IP.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

• 4. Czy faktura zapłacona po terminie płatności może stać się kosztem niekwalifikowalnym? Proszę o wskazanie podstawy tej tezy w dokumentacjach projektowych.

  Odpowiedź:

  Kwestia wymaga wskazania dodatkowej okoliczności i konkretnego postanowienia dokumentacji.

  Należy rozróżnić:

  Termin	Znaczenie
  Termin zapłaty wykonawcy	Wynika z umowy lub faktury.
  Termin kwalifikowalności wydatków	Określa, kiedy wydatek może zostać poniesiony w ramach projektu.
  Termin złożenia wniosku o płatność	Dotyczy raportowania i rozliczenia.
  Termin rozliczenia zaliczki	Dotyczy wykorzystania i rozliczenia przekazanego finansowania.

  Przekroczenie pierwszego terminu nie oznacza automatycznie przekroczenia pozostałych. Przy wydatkach rzeczywistych należy sprawdzić warunki kwalifikowalności i zasadę faktycznego poniesienia wydatku — przede wszystkim podrozdziały 2.2 i 3.1 Wytycznych oraz umowę.

  Przykłady

  Sytuacja	Ocena
  Zapłata 8 dni po terminie faktury, w okresie kwalifikowalności; usługa wykonana prawidłowo	Samo opóźnienie nie uzasadnia automatycznego wyłączenia należności głównej.
  Zapłata po końcowej dacie kwalifikowalności, bez dopuszczalnego wyjątku	Podstawą zakwestionowania może być przekroczenie okresu kwalifikowalności.
  Zapłata należności głównej wraz z odsetkami	Należność i odsetki trzeba ocenić oddzielnie; odsetek nie należy automatycznie włączać do kwalifikowalnego kosztu usługi.
  Opóźnienie doprowadziło do niewykonania zadania lub niezrealizowania rezultatu	Ocenie podlega niewykonanie projektu lub warunków rozliczenia.
  Nie dochowano terminu rozliczenia zaliczki	Należy zbadać konsekwencje dla zaliczki; nie utożsamiać ich automatycznie z niekwalifikowalnością faktury.

  W FERS dokumentacja weryfikacji przewiduje sprawdzenie płatności i jej zgodności z dokumentem księgowym.Osobną konsekwencją podatkową jest art. 89b ustawy o VAT: nieuregulowanie należności w ciągu 90 dni od terminu płatności może wymagać korekty wcześniej odliczonego VAT.

  Jeżeli IZ/IP wskazuje na niekwalifikowalność, uzasadnienie powinno określać:

  1. konkretny paragraf umowy lub punkt zasad;
  2. naruszony obowiązek i właściwy termin;
  3. stan faktyczny;
  4. skutek dla projektu;
  5. kwotę zakwestionowaną oraz sposób jej ustalenia.

  Faktury należy opłacać terminowo, ale opóźnienie wymaga indywidualnej oceny. Aby zakwestionować należność główną, trzeba wskazać naruszenie warunku kwalifikowalności lub konkretnego obowiązku projektowego i uzasadnić jego skutek finansowy.

  Terminowość zapłaty jest obowiązkiem, a jej naruszenie może mieć znaczenie dla kwalifikowalności. Skutek finansowy wymaga jednak wskazania konkretnego naruszonego warunku i uzasadnienia.

  1. Bezpośrednia podstawa ustawowa — art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych

  Przepis nakazuje dokonywanie wydatków publicznych:

  „w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań”.

  To najważniejsza podstawa obowiązku terminowego regulowania zobowiązań w gospodarce środkami publicznymi. Termin należy ustalić na podstawie umowy i właściwych przepisów; data wpisana na fakturze powinna odpowiadać tym warunkom.

  Przepis potwierdza obowiązek terminowej zapłaty. Sam nie określa jednak sankcji w postaci wyłączenia całej wartości faktury z dofinansowania.

  2. Podstawa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021–2027

  W wersji obowiązującej od 25 maja 2026 r., podrozdział 2.2, pkt 1, lit. a–c, strony 15–16, kwalifikowalność wymaga zgodności wydatku z prawem, umową, wytycznymi i obowiązującymi beneficjenta procedurami oraz poniesienia go w okresie umownym.

  Uzasadnienie:

  1. Beneficjenta obowiązuje termin zapłaty.
  2. Termin został naruszony.
  3. Naruszenie dotyczy przepisu lub warunku włączonego do zasad realizacji projektu.
  4. Instytucja ocenia jego wpływ na kwalifikowalność i uzasadnia zakres zakwestionowanej kwoty.

  3. Wyraźny zapis w wytycznych MEN dotyczących KPO

  W dokumencie „Ogólne wytyczne kwalifikowalności kosztów realizowanych w MEN inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności”, zatwierdzonym 14 czerwca 2024 r., strona 2, pkt 4, wskazano:

  „W wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań”.

  Dokument odnosi się do wskazanych inwestycji KPO realizowanych w MEN, w tym A3.1.1 i C2.2.1. Bezpośredni zapis wytycznych wymagający terminowego wydatkowania. Nadal trzeba osobno ustalić konsekwencję jego naruszenia według umowy.

  4. Konkretne rozstrzygnięcie instytucji — uchwała nr 544/18 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

  W opublikowanym uzasadnieniu decyzji dotyczącej RPO WZ 2007–2013 wskazano:

  • § 11 ust. 3 umowy — obowiązek dokonywania wydatków m.in. w terminach wynikających ze zobowiązań;
  • § 11 ust. 9 umowy — możliwość uznania wydatków w całości lub części za nieprawidłowe i podlegające zwrotowi przy naruszeniu wskazanych zasad.

  To istotny przykład powiązania obowiązku terminowości z możliwą sankcją finansową. W samej sprawie zakwestionowanie wydatków dotyczyło jednak gospodarności i zawyżenia kosztów, a nie wyłącznie spóźnionej zapłaty.

  5. Wyroki — co rzeczywiście można z nich wyprowadzić?

  Rozstrzygnięcie	Znaczenie
  WSA w Warszawie, 10 kwietnia 2018 r., V SA/Wa 1519/17	Potwierdza znaczenie terminów i warunków umowy dla prawidłowego rozliczenia dofinansowania. Sprawa obejmowała m.in. wniosek końcowy złożony rok po terminie oraz wydatki niezgodne z harmonogramem.
  NSA, 10 maja 2017 r., II GSK 2384/15	Teza przywołana w oficjalnym uzasadnieniu IZ obejmuje postanowienia umowy i wytycznych pojęciem „innych procedur” z art. 184 u.f.p.

  Wniosek: orzecznictwo wspiera znaczenie obowiązków umownych i procedur. Nie daje podstaw do przypisania każdemu opóźnieniu identycznej sankcji.

  6. Mocne potwierdzenie kontrolne — NIK uznała opóźnienie za naruszenie także bez odsetek

  W wystąpieniu dotyczącym wykonania budżetu za 2014 r. przez Ministerstwo Środowiska, strony 17–18, NIK wskazała faktury opłacone 6 i 8 dni po terminie. Uznała zapłatę za niezgodną z art. 44 ust. 3 pkt 3 u.f.p., mimo że ministerstwo nie poniosło odsetek.

  7. Orzeczenie GKO dotyczące nieterminowej zapłaty

  Główna Komisja Orzekająca, 14 marca 2022 r., BDF1.4800.107.2021 — opublikowane uzasadnienie obejmuje ocenę nieterminowo regulowanych zobowiązań i zapłaconych odsetek w kontekście art. 16 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 u.f.p.

  Art. 16 ust. 1 wiąże odpowiedzialność z niewykonaniem w terminie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat albo oprocentowanie należności. Jest to odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny, odrębna od oceny kwalifikowalności faktury.

  Beneficjent powinien regulować zobowiązania w obowiązujących terminach. Obowiązek ten wynika w szczególności z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, a w projekcie również z odpowiednich warunków umowy i dokumentacji finansowania. Nieterminowa zapłata może stanowić naruszenie tych warunków i prowadzić do zakwestionowania wydatku, jeżeli instytucja wykaże podstawę oraz uzasadni zakres skutku finansowego.

  Przy ocenie konkretnej faktury trzeba zatem ustalić:

  Okoliczność	Co należy wykazać
  Zapłata po terminie wykonawcy	Obowiązujący termin, naruszony przepis lub zapis umowy oraz jego konsekwencję projektową.
  Zapłata poza okresem kwalifikowalności	Końcową datę dopuszczalnego poniesienia wydatku i brak mającego zastosowanie wyjątku.
  Zapłata odsetek lub kar	Odrębnie ocenić te koszty; nie utożsamiać ich z należnością główną.
  Opóźnienie uniemożliwiło realizację zadania	Wykazać związek między opóźnieniem a niewykonaniem warunków projektu.

   

   Opóźniona zapłata może przesunąć wydatek do kolejnego wniosku o płatność albo spowodować jego poniesienie poza okresem kwalifikowalności.

  Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków 2021–2027, podrozdział 3.1:

  • pkt 1–2 — wydatek powinien być faktycznie poniesiony; zasadniczo oznacza to rozchód środków pieniężnych;
  • pkt 6 — poniesienie wydatku dokumentuje faktura lub równoważny dokument wraz z potwierdzeniem płatności;
  • pkt 7 lit. a ppkt i — przy przelewie datą poniesienia wydatku jest data obciążenia rachunku, czyli księgowania operacji. www.gov.pl

  Trzeba rozróżnić cztery daty:

  Data	Znaczenie dla rozliczenia
  Wystawienia faktury	Dokumentuje zakup; nie potwierdza jeszcze zapłaty.
  Ujęcia faktury w księgach	Potwierdza zapis księgowy kosztu lub zobowiązania.
  Terminu płatności	Określa, kiedy zobowiązanie należy uregulować.
  Faktycznej zapłaty	Zasadniczo określa moment poniesienia wydatku w projekcie.

  Samo zaksięgowanie faktury nie wystarcza do rozliczenia jej jako zapłaconego wydatku. Również zlecenie przelewu nie wystarcza, jeżeli rachunek został obciążony dopiero później.

  2. Faktura niezapłacona na koniec okresu sprawozdawczego

  Przykład:

  • faktura: 12 300 zł;
  • wystawienie: 20 września;
  • termin płatności: 30 września;
  • obciążenie rachunku: 5 października;
  • wniosek obejmuje okres do 30 września.

  Ocena: na 30 września istnieje zobowiązanie, ale wydatek kasowy zostaje poniesiony 5 października.

  Dlatego faktury nie należy rozliczać jako wydatku poniesionego we wrześniu. Co do zasady powinna zostać ujęta w rozliczeniu obejmującym październik, zgodnie z instrukcją danego programu.

  Nie zmienia tego złożenie wrześniowego wniosku już po 5 października. Data złożenia wniosku nie zmienia daty poniesienia wydatku ani okresu, który wniosek obejmuje.

  W tej sytuacji prawidłowe uzasadnienie brzmi:

  Wydatek nie może zostać rozliczony w tym okresie, ponieważ zapłata nastąpiła po jego zakończeniu.

  Faktura zapłacona poza okresem kwalifikowalności

  Przykład:

  • końcowa data kwalifikowalności wydatków: 30 września;
  • faktura wystawiona: 20 września;
  • usługa wykonana: 22 września;
  • termin płatności: 28 września;
  • faktyczna zapłata: 5 października.

  Ocena: przy braku mającego zastosowanie wyjątku wydatek został poniesiony poza okresem kwalifikowalności. Wystawienie faktury i wykonanie usługi we wrześniu nie zastępują zapłaty.

  Właśnie tutaj opóźnienie może doprowadzić do niekwalifikowalności należności głównej. Przyczyną jest przekroczenie końcowej daty dopuszczalnej zapłaty.

  Trzeba przy tym sprawdzić, czy dokumentacja dopuszcza określone płatności po zakończeniu realizacji projektu. Data zakończenia działań i końcowa data kwalifikowalności nie muszą być identyczne.

  Jeżeli beneficjent wykazał niezapłaconą fakturę jako poniesiony wydatek, instytucja powinna ustalić rzeczywistą datę płatności i skorygować rozliczenie.

  Stan faktyczny	Właściwy kierunek postępowania
  Faktura nadal niezapłacona	Wyłączyć ją z rozliczenia poniesionych wydatków.
  Zapłata nastąpiła w kolejnym okresie, w granicach kwalifikowalności	Skorygować wcześniejsze ujęcie i rozliczyć we właściwym okresie według procedury programu.
  Zapłata nastąpiła poza okresem kwalifikowalności	Ocenić niekwalifikowalność z uwzględnieniem ewentualnych wyjątków.
  Wykazano nieprawdziwą datę zapłaty	Oprócz korekty wydatku zbadać rzetelność danych i skutki rozliczenia.

  Przy rozliczaniu wydatków rzeczywistych fakturę ujmuje się według daty faktycznej zapłaty, z uwzględnieniem zasad programu. Zapłata po terminie wykonawcy może przesunąć wydatek do kolejnego okresu rozliczeniowego. Jeżeli nastąpi poza okresem kwalifikowalności, może uniemożliwić jego sfinansowanie z projektu.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom

  Odpowiedź:

  Kwestia wymaga wskazania dodatkowej okoliczności i konkretnego postanowienia dokumentacji.

  Należy rozróżnić:

  Termin	Znaczenie
  Termin zapłaty wykonawcy	Wynika z umowy lub faktury.
  Termin kwalifikowalności wydatków	Określa, kiedy wydatek może zostać poniesiony w ramach projektu.
  Termin złożenia wniosku o płatność	Dotyczy raportowania i rozliczenia.
  Termin rozliczenia zaliczki	Dotyczy wykorzystania i rozliczenia przekazanego finansowania.

  Przekroczenie pierwszego terminu nie oznacza automatycznie przekroczenia pozostałych. Przy wydatkach rzeczywistych należy sprawdzić warunki kwalifikowalności i zasadę faktycznego poniesienia wydatku — przede wszystkim podrozdziały 2.2 i 3.1 Wytycznych oraz umowę.

  Przykłady

  Sytuacja	Ocena
  Zapłata 8 dni po terminie faktury, w okresie kwalifikowalności; usługa wykonana prawidłowo	Samo opóźnienie nie uzasadnia automatycznego wyłączenia należności głównej.
  Zapłata po końcowej dacie kwalifikowalności, bez dopuszczalnego wyjątku	Podstawą zakwestionowania może być przekroczenie okresu kwalifikowalności.
  Zapłata należności głównej wraz z odsetkami	Należność i odsetki trzeba ocenić oddzielnie; odsetek nie należy automatycznie włączać do kwalifikowalnego kosztu usługi.
  Opóźnienie doprowadziło do niewykonania zadania lub niezrealizowania rezultatu	Ocenie podlega niewykonanie projektu lub warunków rozliczenia.
  Nie dochowano terminu rozliczenia zaliczki	Należy zbadać konsekwencje dla zaliczki; nie utożsamiać ich automatycznie z niekwalifikowalnością faktury.

  W FERS dokumentacja weryfikacji przewiduje sprawdzenie płatności i jej zgodności z dokumentem księgowym.Osobną konsekwencją podatkową jest art. 89b ustawy o VAT: nieuregulowanie należności w ciągu 90 dni od terminu płatności może wymagać korekty wcześniej odliczonego VAT.

  Jeżeli IZ/IP wskazuje na niekwalifikowalność, uzasadnienie powinno określać:

  1. konkretny paragraf umowy lub punkt zasad;
  2. naruszony obowiązek i właściwy termin;
  3. stan faktyczny;
  4. skutek dla projektu;
  5. kwotę zakwestionowaną oraz sposób jej ustalenia.

  Faktury należy opłacać terminowo, ale opóźnienie wymaga indywidualnej oceny. Aby zakwestionować należność główną, trzeba wskazać naruszenie warunku kwalifikowalności lub konkretnego obowiązku projektowego i uzasadnić jego skutek finansowy.

  Terminowość zapłaty jest obowiązkiem, a jej naruszenie może mieć znaczenie dla kwalifikowalności. Skutek finansowy wymaga jednak wskazania konkretnego naruszonego warunku i uzasadnienia.

  1. Bezpośrednia podstawa ustawowa — art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych

  Przepis nakazuje dokonywanie wydatków publicznych:

  „w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań”.

  To najważniejsza podstawa obowiązku terminowego regulowania zobowiązań w gospodarce środkami publicznymi. Termin należy ustalić na podstawie umowy i właściwych przepisów; data wpisana na fakturze powinna odpowiadać tym warunkom.

  Przepis potwierdza obowiązek terminowej zapłaty. Sam nie określa jednak sankcji w postaci wyłączenia całej wartości faktury z dofinansowania.

  2. Podstawa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021–2027

  W wersji obowiązującej od 25 maja 2026 r., podrozdział 2.2, pkt 1, lit. a–c, strony 15–16, kwalifikowalność wymaga zgodności wydatku z prawem, umową, wytycznymi i obowiązującymi beneficjenta procedurami oraz poniesienia go w okresie umownym.

  Uzasadnienie:

  1. Beneficjenta obowiązuje termin zapłaty.
  2. Termin został naruszony.
  3. Naruszenie dotyczy przepisu lub warunku włączonego do zasad realizacji projektu.
  4. Instytucja ocenia jego wpływ na kwalifikowalność i uzasadnia zakres zakwestionowanej kwoty.

  3. Wyraźny zapis w wytycznych MEN dotyczących KPO

  W dokumencie „Ogólne wytyczne kwalifikowalności kosztów realizowanych w MEN inwestycji w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności”, zatwierdzonym 14 czerwca 2024 r., strona 2, pkt 4, wskazano:

  „W wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań”.

  Dokument odnosi się do wskazanych inwestycji KPO realizowanych w MEN, w tym A3.1.1 i C2.2.1. Bezpośredni zapis wytycznych wymagający terminowego wydatkowania. Nadal trzeba osobno ustalić konsekwencję jego naruszenia według umowy.

  4. Konkretne rozstrzygnięcie instytucji — uchwała nr 544/18 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

  W opublikowanym uzasadnieniu decyzji dotyczącej RPO WZ 2007–2013 wskazano:

  • § 11 ust. 3 umowy — obowiązek dokonywania wydatków m.in. w terminach wynikających ze zobowiązań;
  • § 11 ust. 9 umowy — możliwość uznania wydatków w całości lub części za nieprawidłowe i podlegające zwrotowi przy naruszeniu wskazanych zasad.

  To istotny przykład powiązania obowiązku terminowości z możliwą sankcją finansową. W samej sprawie zakwestionowanie wydatków dotyczyło jednak gospodarności i zawyżenia kosztów, a nie wyłącznie spóźnionej zapłaty.

  5. Wyroki — co rzeczywiście można z nich wyprowadzić?

  Rozstrzygnięcie	Znaczenie
  WSA w Warszawie, 10 kwietnia 2018 r., V SA/Wa 1519/17	Potwierdza znaczenie terminów i warunków umowy dla prawidłowego rozliczenia dofinansowania. Sprawa obejmowała m.in. wniosek końcowy złożony rok po terminie oraz wydatki niezgodne z harmonogramem.
  NSA, 10 maja 2017 r., II GSK 2384/15	Teza przywołana w oficjalnym uzasadnieniu IZ obejmuje postanowienia umowy i wytycznych pojęciem „innych procedur” z art. 184 u.f.p.

  Wniosek: orzecznictwo wspiera znaczenie obowiązków umownych i procedur. Nie daje podstaw do przypisania każdemu opóźnieniu identycznej sankcji.

  6. Mocne potwierdzenie kontrolne — NIK uznała opóźnienie za naruszenie także bez odsetek

  W wystąpieniu dotyczącym wykonania budżetu za 2014 r. przez Ministerstwo Środowiska, strony 17–18, NIK wskazała faktury opłacone 6 i 8 dni po terminie. Uznała zapłatę za niezgodną z art. 44 ust. 3 pkt 3 u.f.p., mimo że ministerstwo nie poniosło odsetek.

  7. Orzeczenie GKO dotyczące nieterminowej zapłaty

  Główna Komisja Orzekająca, 14 marca 2022 r., BDF1.4800.107.2021 — opublikowane uzasadnienie obejmuje ocenę nieterminowo regulowanych zobowiązań i zapłaconych odsetek w kontekście art. 16 ust. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz art. 44 ust. 3 pkt 3 u.f.p.

  Art. 16 ust. 1 wiąże odpowiedzialność z niewykonaniem w terminie zobowiązania jednostki sektora finansów publicznych, którego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat albo oprocentowanie należności. Jest to odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny, odrębna od oceny kwalifikowalności faktury.

  Beneficjent powinien regulować zobowiązania w obowiązujących terminach. Obowiązek ten wynika w szczególności z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, a w projekcie również z odpowiednich warunków umowy i dokumentacji finansowania. Nieterminowa zapłata może stanowić naruszenie tych warunków i prowadzić do zakwestionowania wydatku, jeżeli instytucja wykaże podstawę oraz uzasadni zakres skutku finansowego.

  Przy ocenie konkretnej faktury trzeba zatem ustalić:

  Okoliczność	Co należy wykazać
  Zapłata po terminie wykonawcy	Obowiązujący termin, naruszony przepis lub zapis umowy oraz jego konsekwencję projektową.
  Zapłata poza okresem kwalifikowalności	Końcową datę dopuszczalnego poniesienia wydatku i brak mającego zastosowanie wyjątku.
  Zapłata odsetek lub kar	Odrębnie ocenić te koszty; nie utożsamiać ich z należnością główną.
  Opóźnienie uniemożliwiło realizację zadania	Wykazać związek między opóźnieniem a niewykonaniem warunków projektu.

   

   Opóźniona zapłata może przesunąć wydatek do kolejnego wniosku o płatność albo spowodować jego poniesienie poza okresem kwalifikowalności.

  Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków 2021–2027, podrozdział 3.1:

  • pkt 1–2 — wydatek powinien być faktycznie poniesiony; zasadniczo oznacza to rozchód środków pieniężnych;
  • pkt 6 — poniesienie wydatku dokumentuje faktura lub równoważny dokument wraz z potwierdzeniem płatności;
  • pkt 7 lit. a ppkt i — przy przelewie datą poniesienia wydatku jest data obciążenia rachunku, czyli księgowania operacji. www.gov.pl

  Trzeba rozróżnić cztery daty:

  Data	Znaczenie dla rozliczenia
  Wystawienia faktury	Dokumentuje zakup; nie potwierdza jeszcze zapłaty.
  Ujęcia faktury w księgach	Potwierdza zapis księgowy kosztu lub zobowiązania.
  Terminu płatności	Określa, kiedy zobowiązanie należy uregulować.
  Faktycznej zapłaty	Zasadniczo określa moment poniesienia wydatku w projekcie.

  Samo zaksięgowanie faktury nie wystarcza do rozliczenia jej jako zapłaconego wydatku. Również zlecenie przelewu nie wystarcza, jeżeli rachunek został obciążony dopiero później.

  2. Faktura niezapłacona na koniec okresu sprawozdawczego

  Przykład:

  • faktura: 12 300 zł;
  • wystawienie: 20 września;
  • termin płatności: 30 września;
  • obciążenie rachunku: 5 października;
  • wniosek obejmuje okres do 30 września.

  Ocena: na 30 września istnieje zobowiązanie, ale wydatek kasowy zostaje poniesiony 5 października.

  Dlatego faktury nie należy rozliczać jako wydatku poniesionego we wrześniu. Co do zasady powinna zostać ujęta w rozliczeniu obejmującym październik, zgodnie z instrukcją danego programu.

  Nie zmienia tego złożenie wrześniowego wniosku już po 5 października. Data złożenia wniosku nie zmienia daty poniesienia wydatku ani okresu, który wniosek obejmuje.

  W tej sytuacji prawidłowe uzasadnienie brzmi:

  Wydatek nie może zostać rozliczony w tym okresie, ponieważ zapłata nastąpiła po jego zakończeniu.

  Faktura zapłacona poza okresem kwalifikowalności

  Przykład:

  • końcowa data kwalifikowalności wydatków: 30 września;
  • faktura wystawiona: 20 września;
  • usługa wykonana: 22 września;
  • termin płatności: 28 września;
  • faktyczna zapłata: 5 października.

  Ocena: przy braku mającego zastosowanie wyjątku wydatek został poniesiony poza okresem kwalifikowalności. Wystawienie faktury i wykonanie usługi we wrześniu nie zastępują zapłaty.

  Właśnie tutaj opóźnienie może doprowadzić do niekwalifikowalności należności głównej. Przyczyną jest przekroczenie końcowej daty dopuszczalnej zapłaty.

  Trzeba przy tym sprawdzić, czy dokumentacja dopuszcza określone płatności po zakończeniu realizacji projektu. Data zakończenia działań i końcowa data kwalifikowalności nie muszą być identyczne.

  Jeżeli beneficjent wykazał niezapłaconą fakturę jako poniesiony wydatek, instytucja powinna ustalić rzeczywistą datę płatności i skorygować rozliczenie.

  Stan faktyczny	Właściwy kierunek postępowania
  Faktura nadal niezapłacona	Wyłączyć ją z rozliczenia poniesionych wydatków.
  Zapłata nastąpiła w kolejnym okresie, w granicach kwalifikowalności	Skorygować wcześniejsze ujęcie i rozliczyć we właściwym okresie według procedury programu.
  Zapłata nastąpiła poza okresem kwalifikowalności	Ocenić niekwalifikowalność z uwzględnieniem ewentualnych wyjątków.
  Wykazano nieprawdziwą datę zapłaty	Oprócz korekty wydatku zbadać rzetelność danych i skutki rozliczenia.

  Przy rozliczaniu wydatków rzeczywistych fakturę ujmuje się według daty faktycznej zapłaty, z uwzględnieniem zasad programu. Zapłata po terminie wykonawcy może przesunąć wydatek do kolejnego okresu rozliczeniowego. Jeżeli nastąpi poza okresem kwalifikowalności, może uniemożliwić jego sfinansowanie z projektu.

  Opracowane przez Pana Grzegorza Kryjom