Pytania po szkoleniu 04.12.2025 r. - Rozliczanie projektów z FST/EFRR - działania wdrażane przez Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  • Odpowiedź:

    Beneficjenci są zobowiązani archiwizować dokumentację projektu zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej jednostce z zachowaniem zasad określonych w § 17  Umowy o dofinansowanie pn. „OBOWIĄZKI W ZAKRESIE ARCHIWIZACJI” zgodnie z którym:

    Beneficjent zobowiązuje się do posiadania i przechowywania oryginałów dokumentów związanych z realizacją projektu przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym IZ FE SL dokonała ostatniej płatności dla wniosku o płatność końcową lub w przypadku braku płatności od daty jego zatwierdzenia.
    2. IZ FE SL, w uzasadnionych przypadkach, może przedłużyć termin, o którym mowa w ustępie 1 informując o tym beneficjenta na piśmie przed jego upływem.
    3. IZ FE SL poinformuje beneficjenta o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa w ustępie 1.
    4. Beneficjent przechowuje dokumenty dotyczące udzielonej pomocy publicznej lub pomocy de minimis przez okres 10 lat od dnia otrzymania pomocy.
    5. Nieprzedłożenie wymaganych przez IZ FE SL dokumentów skutkuje uznaniem za niekwalifikowalne wydatków związanych z dokumentacją, którą beneficjent nie dysponuje lub nie posiada jej w formie określonej w artykule 82 rozporządzenia ogólnego.
    6. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, o których mowa w ustępie 1, jak również w przypadku zawieszenia lub zaprzestania bądź likwidacji przez beneficjenta działalności przed upływem terminu, o którym mowa w ustępie 1, beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ FE SL o miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektu.

    Ponadto informuję, że obowiązki beneficjenta dotyczące komunikacji i widoczności uregulowano w:

    - § 18 umowy o dofinansowanie, gdzie wskazano m.in. że: „ Znaki graficzne oraz obowiązkowe wzory tablic, plakatów i naklejek są określone w Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021 – 2027 i dostępne na stronie internetowej Fundusze Europejskie dla Śląskiego FE SL 2021-2027 w dziale „Poznaj zasady promowania projektu” (ust. 13);
    - załączniku nr 8 do umowy o dofinansowanie – wyciąg z zapisów „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”, gdzie wskazano m.in. znaki graficzne, które należy stosować.
    Wzory umów wraz z załącznikami znajdują się na stronie internetowej pod adresem: https://funduszeue.slaskie.pl/web/guest/w/wzory-umowy/porozumienia/podjecia-decyzji-o-dofi-projekt-dfr 

    Proponuję także zapoznanie się z całym Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji (dostępnym na stronie internetowej pod adresem: https://funduszeue.slaskie.pl/web/guest/w/podrecznik_benefi_fe2021_2027_info_promo_sty2024-1). W Podręczniku znajdują się szczegółowe informacje, jakie dokładnie obowiązki informacyjno-promocyjne należy wypełnić i w jaki sposób to zrobić.

    Nie ma obowiązku oznaczania logotypami teczek z aktami i szaf. We wspomnianym Podręczniku wskazano jedynie, że istnieje możliwość oznaczenia segregatorów, w których przechowywane są dokumenty dotyczące realizacji projektu, kiedy prowadzono działania w projekcie, w okresie poprzedzającym moment podpisania umowy o dofinansowanie lub wydania decyzji o dofinansowaniu.

    Opracowane przez Pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego