European Funds
for Silesia 2021-2027

Pytania po szkoleniu 15.01.25 r. - Rozliczanie projektów z FST/EFRR w ramach FE SL 2021-2027 Link

• Pytanie 1. Czy wydatki ponoszone w ramach kosztów pośrednich o wartości przekraczającej 50 tys. zł netto muszą być publikowane w Bazie Konkurencyjności, czy można je realizować zgodnie z regulaminem wewnętrznym Beneficjenta/Partnera? Czy w przypadku takich wydatków wymagane jest również sporządzanie matrycy ryzyka?

  Odpowiedź 

  Matrycę ryzyka sporządza się dla zamówień, których wartość szacunkowa przekracza 50.000,00 zł. Matrycy ryzyka nie sporządza się dla kosztów pośrednich. Niemniej wszystkie wydatki winny spełniać przesłanki kwalifikowalności wskazane w Wytycznych dotyczące kwalifikowalności 2021-2027, a wszystkie zamówienia powinny być udzielane zgodnie z odpowiednimi przepisami.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

   

   

  Odpowiedź 

  Matrycę ryzyka sporządza się dla zamówień, których wartość szacunkowa przekracza 50.000,00 zł. Matrycy ryzyka nie sporządza się dla kosztów pośrednich. Niemniej wszystkie wydatki winny spełniać przesłanki kwalifikowalności wskazane w Wytycznych dotyczące kwalifikowalności 2021-2027, a wszystkie zamówienia powinny być udzielane zgodnie z odpowiednimi przepisami.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

   

   

• Pytanie 2. Jednym z załączników do umowy jest wykaz dotyczący pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w związku z niewypełnieniem obowiązków komunikacyjnych przez beneficjentów Funduszy Europejskich. Czy w perspektywie finansowej 2021–2027 opracowano analogiczny wykaz dotyczący korekt finansowych za naruszenia w obszarze zamówień publicznych oraz innych obowiązków beneficjenta? Jeśli tak, gdzie można znaleźć jego publikację? Odpowiedź
  
  Stawki procentowe korekt finansowych i pomniejszeń dla poszczególnych kategorii nieprawidłowości indywidualnych stosowane w zamówieniach stanowią załącznik do Wytycznych dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027. Wytyczne te znajdziecie Państwo na stronie internetowej programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027, w sekcji zapoznaj się z prawem i dokumentami.
  Katalog Wytycznych na lata 2021-2027 znajduje się również na stronie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej: Wytyczne na lata 2021-2027.
  
  Należy pamiętać, że do stosowania Wytycznych Beneficjenci FE SL 2021-2027 są zobowiązani umową o dofinansowanie projektu.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Stawki procentowe korekt finansowych i pomniejszeń dla poszczególnych kategorii nieprawidłowości indywidualnych stosowane w zamówieniach stanowią załącznik do Wytycznych dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027. Wytyczne te znajdziecie Państwo na stronie internetowej programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027, w sekcji zapoznaj się z prawem i dokumentami.
  Katalog Wytycznych na lata 2021-2027 znajduje się również na stronie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej: Wytyczne na lata 2021-2027.
  
  Należy pamiętać, że do stosowania Wytycznych Beneficjenci FE SL 2021-2027 są zobowiązani umową o dofinansowanie projektu.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 3. Na jakim etapie istnieje możliwość złożenia deklaracji dotyczącej rozliczania wniosków częściowych przez partnerów, a całościowych przez Lidera. Gdzie w systemie można sprawdzić sposób rozliczania wniosku?

  Odpowiedź 

  Rozliczanie wniosków częściowych jest możliwe w projektach partnerskich, wykorzystywane w tym zakresie jest pojęcie „realizatorów”. Dla każdego zadania można wykazać innego realizatora – użytkownicy poszczególnych „realizatorów” będą mogli składać wnioski częściowe. Złożenie deklaracji dot. rozliczania częściowego jest możliwe w każdym momencie.
  
  Informacja dotycząca sposobu rozliczania wniosku o płatność znajduje się w systemie CST 21-27, w części „Informacje o projekcie”, blok danych „Charakterystyka”, pole o nazwie „Projekt rozliczany wnioskami częściowymi”. Możliwe dwie opcje: Tak/Nie.
  
  Instrukcja SL 2021 – obszar projekty (wersja dla beneficjentów) 2.0 znajduje się na stronie internetowej IZ FE SL: https://funduszeue.slaskie.pl/dokument/instr_sl2021_proj_benef_2_0
  Instrukcja użytkownika SL 2021 – Wnioski o płatność znajduje się na stronie internetowej IZ FE SL: https://funduszeue.slaskie.pl/dokument/instrukcja_uzytkownika_sl_2021__wnioski_o_platnosc
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

   

   

  Odpowiedź 

  Rozliczanie wniosków częściowych jest możliwe w projektach partnerskich, wykorzystywane w tym zakresie jest pojęcie „realizatorów”. Dla każdego zadania można wykazać innego realizatora – użytkownicy poszczególnych „realizatorów” będą mogli składać wnioski częściowe. Złożenie deklaracji dot. rozliczania częściowego jest możliwe w każdym momencie.
  
  Informacja dotycząca sposobu rozliczania wniosku o płatność znajduje się w systemie CST 21-27, w części „Informacje o projekcie”, blok danych „Charakterystyka”, pole o nazwie „Projekt rozliczany wnioskami częściowymi”. Możliwe dwie opcje: Tak/Nie.
  
  Instrukcja SL 2021 – obszar projekty (wersja dla beneficjentów) 2.0 znajduje się na stronie internetowej IZ FE SL: https://funduszeue.slaskie.pl/dokument/instr_sl2021_proj_benef_2_0
  Instrukcja użytkownika SL 2021 – Wnioski o płatność znajduje się na stronie internetowej IZ FE SL: https://funduszeue.slaskie.pl/dokument/instrukcja_uzytkownika_sl_2021__wnioski_o_platnosc
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

   

   

• Pytanie 4. Czy jest możliwość zmiany adresu e-mailowego w załączniku do umowy dotyczącym osoby zarządzającej? Jeżeli tak to w jaki sposób tego dokonać? Odpowiedź
  
  Jest możliwość zmiany adresu e-mailowego, a co za tym idzie osoby uprawnionej zarządzającej projektem w systemie CST po stronie beneficjenta.
  W celu zamiany osoby uprawnionej należy przesłać do IZ FE SL, za pośrednictwem platformy ePUAP/e-Doręczenia, oficjalne pismo wraz z aktualnym formularzem nr 8 (Wniosek o dodanie osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie beneficjenta). Pismo należy opatrzyć podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Formularz nr 8 należy przesłać w formacie PDF i opatrzyć wymaganymi podpisami kwalifikowanymi w formie PAdES.
  Po wyrażeniu zgody na aktualizację treści załącznika IZ FE SL wprowadzi zmianę do systemu CST2021.
  Powyższa zmiana zostanie wprowadzona najbliższym aneksem do umowy o dofinansowanie - przy okazji procedowania innych zmian w projekcie.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Jest możliwość zmiany adresu e-mailowego, a co za tym idzie osoby uprawnionej zarządzającej projektem w systemie CST po stronie beneficjenta.
  W celu zamiany osoby uprawnionej należy przesłać do IZ FE SL, za pośrednictwem platformy ePUAP/e-Doręczenia, oficjalne pismo wraz z aktualnym formularzem nr 8 (Wniosek o dodanie osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie beneficjenta). Pismo należy opatrzyć podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym. Formularz nr 8 należy przesłać w formacie PDF i opatrzyć wymaganymi podpisami kwalifikowanymi w formie PAdES.
  Po wyrażeniu zgody na aktualizację treści załącznika IZ FE SL wprowadzi zmianę do systemu CST2021.
  Powyższa zmiana zostanie wprowadzona najbliższym aneksem do umowy o dofinansowanie - przy okazji procedowania innych zmian w projekcie.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 5. Na podstawie jakich dokumentów można wystąpić o zaliczkę w przypadku, gdy w projekcie zaplanowano zadanie dotyczące wykupu gruntów, w tym wykupy działek w formie ZRID? Procedura wygląda następująco: a) Wystąpienie do Starostwa Powiatowego o wszczęcie postępowania ZRID (przewidywany czas realizacji: około 3 miesiące). Na podstawie tego postępowania zostanie wydana decyzja ZRID. b) Na podstawie wydanej decyzji ZRID Starostwo rozpoczyna postępowanie ustalające wysokość odszkodowań (przewidywany czas: około 3 miesiące). c) Po wydaniu decyzji ustalającej wysokość odszkodowań, Miasto będzie zobowiązane do dokonania wpłaty odszkodowań.

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z Przewodnikiem dla Beneficjentów, zaliczka może zostać wypłacona, gdy Beneficjent udokumentuje zobowiązanie wobec wykonawcy/odbiory, przedstawi ostateczne/obowiązujące dokumenty potwierdzające wystąpienie kosztów na najbliższe 6 miesięcy dla wydatków kwalifikowalnych dotyczących zakresu realizacji projektu, którego dotyczy wniosek o zaliczkę. Dofinansowanie w formie zaliczki jest przekazane nie później niż 80 dni od dnia przedłożenia kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność, pozwalającego IZ FE SL ustalić czy kwota jest należna. Bieg terminu płatności może zostać wstrzymany przez nas w sytuacji gdy informacje przedstawione przez Ciebie nie pozwalają nam ustalić czy kwota jest należna.
  W Państwa przypadku będzie to ostateczna decyzja ZRID.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z Przewodnikiem dla Beneficjentów, zaliczka może zostać wypłacona, gdy Beneficjent udokumentuje zobowiązanie wobec wykonawcy/odbiory, przedstawi ostateczne/obowiązujące dokumenty potwierdzające wystąpienie kosztów na najbliższe 6 miesięcy dla wydatków kwalifikowalnych dotyczących zakresu realizacji projektu, którego dotyczy wniosek o zaliczkę. Dofinansowanie w formie zaliczki jest przekazane nie później niż 80 dni od dnia przedłożenia kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność, pozwalającego IZ FE SL ustalić czy kwota jest należna. Bieg terminu płatności może zostać wstrzymany przez nas w sytuacji gdy informacje przedstawione przez Ciebie nie pozwalają nam ustalić czy kwota jest należna.
  W Państwa przypadku będzie to ostateczna decyzja ZRID.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 6. Czy istnieje możliwość składania wniosku o zaliczkę w projektach partnerskich w sposób zapewniający utrzymanie płynności finansowej, szczególnie gdy zarówno Lider, jak i Partnerzy planują rozliczenia za pomocą zaliczek np. na podstawie metodologii wyliczenia zaliczki? Przykładowo, w styczniu 2025 roku Partner A podpisał umowę na roboty budowlane trwające rok i przedstawił miesięczny harmonogram płatności, na podstawie którego Lider złożył wniosek o zaliczkę. Tymczasem Partner B w tym samym czasie prowadził proces wyboru Wykonawcy i planuje podpisanie umowy na początku marca 2025 roku. Partner B chciałby złożyć wniosek o zaliczkę w marcu, jednak nie będzie to możliwe, ponieważ Partner A nie rozliczył się jeszcze z przyznanej zaliczki. Jak w takim przypadku efektywnie rozliczać wnioski zaliczkowe, szczególnie w sytuacji, gdy projekt realizuje większa liczba partnerów?

  Odpowiedź
  
  W przypadku projektów partnerskich, to na partnerze wiodącym ciąży odpowiedzialność za przygotowanie i realizację projektu przez wszystkich partnerów projektu. Środki dofinansowania będą przekazywane na rachunek bankowy partnera wiodącego. Partner wiodący jako podmiot aplikujący o dofinansowanie w ramach FE SL 2021-2027, będzie dysponował uzyskanymi środkami pieniężnymi. Partner wiodący wnioskując o zaliczkę dla projektu i oblicza ją na podstawie zaplanowanych wydatków na najbliższe 6 miesięcy, następujące bezpośrednio po miesiącu, w którym został złożony do IZ FE SL kompletny wniosek o udzielenie zaliczki. Zgodnie z umowa o dofinansowanie beneficjent ma obowiązek rozliczyć zaliczkę w terminie 6 miesięcy od otrzymania środków. Natomiast Beneficjent ma możliwość rozliczać zaliczkę w kilku wnioskach
  o płatność, jednak nie częściej niż raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na 3 miesiące.
  Zgodnie z zapisami D.2.1 wniosku o dofinansowanie zasady rozliczeń pomiędzy Partnerem Wiodącym a Partnerami ujęte są w porozumieniu ws. partnerstwa przy realizacji projektu stanowiącym załącznik do wniosku o dofinansowanie.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  W przypadku projektów partnerskich, to na partnerze wiodącym ciąży odpowiedzialność za przygotowanie i realizację projektu przez wszystkich partnerów projektu. Środki dofinansowania będą przekazywane na rachunek bankowy partnera wiodącego. Partner wiodący jako podmiot aplikujący o dofinansowanie w ramach FE SL 2021-2027, będzie dysponował uzyskanymi środkami pieniężnymi. Partner wiodący wnioskując o zaliczkę dla projektu i oblicza ją na podstawie zaplanowanych wydatków na najbliższe 6 miesięcy, następujące bezpośrednio po miesiącu, w którym został złożony do IZ FE SL kompletny wniosek o udzielenie zaliczki. Zgodnie z umowa o dofinansowanie beneficjent ma obowiązek rozliczyć zaliczkę w terminie 6 miesięcy od otrzymania środków. Natomiast Beneficjent ma możliwość rozliczać zaliczkę w kilku wnioskach
  o płatność, jednak nie częściej niż raz w miesiącu i nie rzadziej niż raz na 3 miesiące.
  Zgodnie z zapisami D.2.1 wniosku o dofinansowanie zasady rozliczeń pomiędzy Partnerem Wiodącym a Partnerami ujęte są w porozumieniu ws. partnerstwa przy realizacji projektu stanowiącym załącznik do wniosku o dofinansowanie.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 7. Jeśli zawnioskujemy o kwotę 1 mln zł na określony wydatek, a przy rozliczeniu zaliczki zwrócimy 400 tys. zł z powodu opóźnienia w realizacji robót budowlanych przez Wykonawcę, czy możemy ponownie wnioskować o te 400 tys. zł w kolejnym wniosku o zaliczkę? Zakładamy, że harmonogram realizacji przesunie się na kolejne miesiące.

  Odpowiedź
  
  Tak, można zawnioskować, jednak z uwzględnieniem zasad opisanych w Przewodniku dla Beneficjenta wskazanych w rozdziale 4.3 Zasady udzielania wsparcia w formie zaliczek pkt.9 .
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Tak, można zawnioskować, jednak z uwzględnieniem zasad opisanych w Przewodniku dla Beneficjenta wskazanych w rozdziale 4.3 Zasady udzielania wsparcia w formie zaliczek pkt.9 .
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 8. Zgodnie z zasadami rozliczania wniosków, 5% wartości dofinansowania jest zarezerwowane do rozliczenia w ramach wniosku o płatność końcową. Czy wydatki te muszą być poniesione w ostatnich miesiącach realizacji projektu, czy też można uwzględnić we wniosku końcowym wydatki sfinansowane ze środków własnych we wcześniejszym okresie realizacji? Dotyczy to projektu partnerskiego. Przykład: Realizacja projektu partnerskiego obejmuje lata 2025–2027. Partner A zakończy swoje działania w 2026 roku, natomiast pozostali partnerzy kontynuują realizację projektu do 2027 roku. Czy 5% wartości wydatków Partnera A może zostać uwzględnione we wniosku końcowym w 2027 roku jako refundacja? Czy też Partner A rozlicza się z zaliczki wcześniej, a pozostali partnerzy, kończąc swoje działania w ostatnim okresie, będą zobowiązani przedstawić wydatki do refundacji?

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z Przewodnikiem dla Beneficjentów FE SL 2021-2027 płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty przyznanego dofinansowania, może zostać przekazana po:
  
  a. zatwierdzeniu przez IZ FE SL wniosku o płatność końcową oraz poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków;
  
  b. akceptacji przez IZ FE SL części sprawozdawczej z realizacji Projektu zawartej we wniosku o płatność końcową;
  
  c. określeniu sposobu usunięcia nieprawidłowości (w przypadku ich stwierdzenia);
  
  d. pomniejszeniu przez IZ FE SL ostatecznej, ustalonej w wyniku realizacji projektu, wartości dofinansowania o wartość nie większą niż 3 procent tego dofinansowania (zgodnie z wykazem pomniejszenia wartości dofinansowania dla projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych, który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie),
  w przypadku braku wykonania przez Ciebie działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu IZ FE SL;
  
  e. kontroli na zakończenie realizacji projektu, służącej sprawdzeniu kompletności dokumentów potwierdzających właściwą ścieżkę audytu, o której mowa w art. 69 ust. 6 rozporządzenia ogólnego, w odniesieniu do zrealizowanego projektu,
  
  5% przyznanego dofinansowania, pozostawionego do refundacji w ramach płatności końcowej dotyczy wydatków poniesionych w okresie realizacji projektu, wskazanym
  w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Dopuszczalna jest sytuacja, w której Beneficjent pozostawia 5% na płatność końcową z faktury rozliczonej we wcześniejszym okresie realizacji (pod warunkiem prawidłowego wykazania wydatku z uwzględnieniem 5% do rozliczenia przy płatności końcowej i właściwego opisania faktury). W przypadku projektu partnerskiego, jego realizacja odbywa się na warunkach określonych w porozumieniu lub umowie o partnerstwie, a wszelkie zasady pomiędzy partnerem wiodącym a pozostałymi partnerami winny regulować zapisy takiej umowy.
  
  Jednocześnie należy pamiętać, że zgodnie z artykułem 190 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych: W przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z Przewodnikiem dla Beneficjentów FE SL 2021-2027 płatność końcowa w wysokości co najmniej 5% łącznej kwoty przyznanego dofinansowania, może zostać przekazana po:
  
  a. zatwierdzeniu przez IZ FE SL wniosku o płatność końcową oraz poświadczeniu ujętych w nim poniesionych wydatków;
  
  b. akceptacji przez IZ FE SL części sprawozdawczej z realizacji Projektu zawartej we wniosku o płatność końcową;
  
  c. określeniu sposobu usunięcia nieprawidłowości (w przypadku ich stwierdzenia);
  
  d. pomniejszeniu przez IZ FE SL ostatecznej, ustalonej w wyniku realizacji projektu, wartości dofinansowania o wartość nie większą niż 3 procent tego dofinansowania (zgodnie z wykazem pomniejszenia wartości dofinansowania dla projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych, który stanowi załącznik do umowy o dofinansowanie),
  w przypadku braku wykonania przez Ciebie działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu IZ FE SL;
  
  e. kontroli na zakończenie realizacji projektu, służącej sprawdzeniu kompletności dokumentów potwierdzających właściwą ścieżkę audytu, o której mowa w art. 69 ust. 6 rozporządzenia ogólnego, w odniesieniu do zrealizowanego projektu,
  
  5% przyznanego dofinansowania, pozostawionego do refundacji w ramach płatności końcowej dotyczy wydatków poniesionych w okresie realizacji projektu, wskazanym
  w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Dopuszczalna jest sytuacja, w której Beneficjent pozostawia 5% na płatność końcową z faktury rozliczonej we wcześniejszym okresie realizacji (pod warunkiem prawidłowego wykazania wydatku z uwzględnieniem 5% do rozliczenia przy płatności końcowej i właściwego opisania faktury). W przypadku projektu partnerskiego, jego realizacja odbywa się na warunkach określonych w porozumieniu lub umowie o partnerstwie, a wszelkie zasady pomiędzy partnerem wiodącym a pozostałymi partnerami winny regulować zapisy takiej umowy.
  
  Jednocześnie należy pamiętać, że zgodnie z artykułem 190 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych: W przypadku gdy beneficjentem projektu finansowanego ze środków europejskich jest jednostka sektora finansów publicznych, każdy wydatek kwalifikowalny powinien zostać ujęty we wniosku o płatność przekazywanym właściwej instytucji w terminie do 3 miesięcy od dnia jego poniesienia.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL