Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytanie 1.  Jeśli w ramach backoffice chcemy zakupić system obiegu dokumentów, to jak ma wyglądać wariantowość - porównanie funkcji dwóch systemów i wybór tego, który ma większą integrację z usługami publicznymi?

Odpowiedź

Sposób przedstawienia analizy wariantowej jest dowolny - można np. porównać funkcje dwóch systemów i wybrać ten, który ma większą integrację z usługami publicznymi, lub też:
- przeanalizować zakup gotowego rynkowego rozwiązania oraz zaprojektowanie takiego systemu specjalnie pod potrzeby danej jednostki;
- przeanalizować różne systemy EOD np. pod kątem cyberbezpieczeństwa;
- przeanalizować z punktu widzenia efektywności kosztowej;
- przeprowadzić analizę systemów EOD pod kątem dopasowania do potrzeb odbiorców.

Pytanie 2. Czy usługa gwarancji na tworzony system informatyczny/zakupiony sprzęt informatyczny może być kosztem kwalifikowanym?

Odpowiedź

Tego typu usługa może być kosztem kwalifikowalnym, przy założeniu, że jest wliczona w cenę zakupu sprzętu i stanowi standardową gwarancję, będącą składową kupowanego sprzętu informatycznego oraz jest ponoszona w okresie realizacji inwestycji.

Pytanie 1. Czy można składać wnioski zakładające podniesienie aktualnej wersji posiadanego oprogramowania? Obecna wersja nie spełnia potrzeb i część procesów realizowanych jest ręcznie z uwagi na ograniczenia oprogramowania. Wdrożenie nowego oprogramowania, zupełnie nowej firmy będzie wiązało się z dużo wyższymi kosztami. Czy nie byłoby to nieracjonalne wydatkowanie środków? Ten sam efekt można uzyskać podnosząc/aktualizując obecne oprogramowanie.

Odpowiedź

Katalog wydatków kwalifikowalnych dla Działania 1.4 Cyfryzacja administracji publicznej przedstawiony w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027, w ramach kategorii „Zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” uwzględnia m.in. wydatki na „oprogramowanie (zakup / rozbudowa / aktualizacja)”. W związku z powyższym, zasadniczo nie ma przeciwwskazań, aby w ramach projektu zaktualizować obecnie funkcjonujące oprogramowanie.

Pytanie 2. Jeśli Miasto jest wnioskodawcą, a z systemu, który planujemy wdrożyć będą korzystać również jednostki miejskie, to jak w kontekście wskaźników liczyć podmioty, czy jako JST czyli 1 czy jeśli mamy do czynienia z jednostkami organizacyjnymi to należy liczyć ich osobno?

Odpowiedź

W przypadku wskaźników odnoszących się do liczby wspartych podmiotów czy też wspartych instytucji, do wartości wskaźnika należy wliczyć wyłącznie podmioty, które będą stroną umowy o dofinansowanie, tj. beneficjenta i ewentualnego partnera / partnerów (jeśli projekt ma charakter partnerski).

Pytanie 3. Czy koszty poniesione przed złożeniem wniosku o płatność mogą być kwalifikowalne, jeśli nie zostały ogłoszone w bazie konkurencyjności?

Odpowiedź

Zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys zł netto wszczęte przed ogłoszeniem regulaminu wyboru projektów (do których nie ma zastosowania ustawa PZP) należy udzielić zgodnie z procedurą właściwą dla zasady konkurencyjności (opisaną w wytycznych kwalifikowalności). Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym ogłoszenie zapytania ofertowego, składanie ofert odbywa się pisemnie za pomocą Bazy konkurencyjności. Udzielenie zamówienia w opisany sposób jest jednym z warunków do uznania wydatku za kwalifikowalny.

Pytanie 1. Czy szpital specjalistyczny może starać się o dotację w naborze FESL.01.04-IZ.01-135/24? Placówki medyczne nie zostały wymienione w szczegółowym opisie typu wnioskodawcy, który może starać się o dofinansowanie.

Odpowiedź

Podmioty lecznicze, a więc i szpitale – nie zostały wymienione jako potencjalni beneficjenci Działania 1.4, co oznacza, że nie kwalifikują się jako wnioskodawcy w ogłoszonym naborze dla tego Działania (FESL.01.04-IZ.01-135/24). Ponadto, w ramach przedmiotowego konkursu nie przewidziano wsparcia dla projektów z zakresu e-zdrowia /co wynika z rozdz. 1.5. pkt i) Regulaminu wyboru projektów/.

Dla podmiotów leczniczych, zainteresowanych wdrażaniem rozwiązań z zakresu e-zdrowia zaplanowaliśmy nabór w Działaniu 8.5 E-zdrowie. Interwencja będzie skierowana na dofinansowanie do systemów wspierających działania związane z ochroną zdrowia, narzędzi i usług technologii informacyjnych i komunikacyjnych służących pacjentowi, aplikacji mobilnych dla ochrony zdrowia, wsparcie w zakresie integracji z krajowym systemem e-zdrowia, narzędzia umożliwiające konsultacje procesu diagnostycznego, telemedycyna etc.).

Zaprogramowana jest również interwencja w ramach Działania 1.5 Innowacyjne rozwiązania cyfrowe w ochronie zdrowia – gdzie w katalogu potencjalnych beneficjentów wskazano instytucje ochrony zdrowia – a wsparcie zostało ukierunkowane na wykorzystanie sztucznej inteligencji i/lub zbiorów danych zgromadzonych w placówkach medycznych w celu poprawy zdrowia mieszkańców poprzez (m.in.) usprawnienie procesów diagnostycznych, usprawnienie obsługi pacjentów w jednostkach ochrony zdrowia, czy też poprzez zarządzanie farmakoterapią pacjenta.

Oba nabory planujemy ogłosić w 2025 r.

Pytanie 2. Gmina planuje starać się o dofinansowanie w ramach naboru nr.: FESL.01.04-IZ.01-135/24, czy beneficjentem szczegółowym mogą być spółki gminy?

Odpowiedź

Katalog beneficjentów w rozdz. 1.3 Regulaminu wyboru projektów nr FESL.01.04-IZ.01-135/24 dopuszcza m.in. „Jednostki organizacyjne działające w imieniu jednostek samorządu terytorialnego” czy też „Podmioty świadczące usługi publiczne w ramach realizacji obowiązków własnych jednostek samorządu terytorialnego”, zatem co do zasady istnieje możliwość aplikowania o wsparcie w przedmiotowym naborze również przez spółki miejskie. Zwracamy uwagę, by podmiot aplikujący posiadał osobowość prawną bądź zdolność do podejmowania czynności prawnych.

Pytanie 3. Proszę o informację, jak należy interpretować zdanie na str. 22 SZOP: Ze wsparcia 1.4 są wyłączone projekty obejmujące cyfryzację zasobów w obszarze kultury?

Odpowiedź

Wskazany zapis oznacza brak możliwości dofinansowania dla digitalizacji (czyli czynności związanych z przekształceniem z wersji analogowej do wersji cyfrowej) zasobów kultury. Wsparcie instytucji kultury w pozostałym niż ww. zakresie jest możliwe, pod warunkiem wpisywania się w wybrany typ/typy projektu dla Działania 1.4.

Pytanie 4. Czy w naborze FESL.01.04-IZ.01-135/24 kosztami kwalifikowalnymi są:
- Portal e-usług dla odbiorców wody (m.in. zgłaszanie stanów wodomierzy, efaktury)
- System zdalnego odczytu stanów wodomierzy
- Nakładki na wodomierze umożliwiające zdalny odczyt
- Wodomierze
- System optymalizujący ubytki wody w sieciach zintegrowany z telemetrycznymi punktami pomiaru przepływów?

Odpowiedź

Dany wydatek można uznać za kwalifikowalny, o ile jest on m.in. niezbędny do realizacji celów projektu (które powinny być zbieżne z celami działania) i został poniesiony w związku z realizacją projektu.

Jednocześnie, w kontekście wsparcia przewidzianego w ramach działania 1.4 Cyfryzacja administracji publicznej istotne dla uznania kwalifikowalności wydatku jest co do zasady przypisanie danego zakresu inwestycji do jednego z trzech typów projektu wymienionych w SZOP oraz Regulaminie wyboru projektów, tj.: 1) Cyfryzacja procesów back-office w podmiotach świadczących usługi publiczne oraz elementy smart city, 2) Tworzenie i rozwój e-usług publicznych lub 3) Digitalizacja i udostępnianie danych.

Spośród kosztów wyszczególnionych w zapytaniu, za niekwalifikowalne należy uznać wydatek na pozycję „Wodomierze”, gdyż nie wpisuje się on w żaden z ww. typów projektu i nie ma bezpośredniego powiązania z celem szczegółowym działania 1.4 tj. Czerpanie korzyści z cyfryzacji dla obywateli, przedsiębiorstw, organizacji badawczych i instytucji publicznych.

Ostateczna weryfikacja kwalifikowalności wydatków będzie możliwa po zapoznaniu się z pełną dokumentacją aplikacyjną, po złożeniu wniosku o dofinansowanie i przeprowadzeniu oceny projektu.

Pytanie 5. Czy w naborze FESL.01.04-IZ.01-135/24 jest możliwość złożenia oddzielnych wniosków przez gminę oraz Zakład Komunalny lub Przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne, których właścicielem w 100% jest gmina?

Odpowiedź

Brak przeszkód formalnych do tego by wskazane podmioty złożyły odrębne wnioski w ramach naboru. Podmiot aplikujący powinien w szczególności wpisywać się w katalog beneficjentów wskazany w rozdz. 1.3 Regulaminu wyboru projektów oraz posiadać osobowość prawną bądź zdolność do podejmowania czynności prawnych.

Pytanie 6. Czy wnioskodawcą w naborze FESL.01.04-IZ.01-135/24 może być Uczelnia niepubliczna przy założeniu, że zasoby  lub e usługi, które powstaną  w ramach projektu będzie udostępniała bezpłatnie?

W grupie potencjalnych beneficjentów Działania 1.4 są ujęte uczelnie – w sposób ogólny. Słownik, z którego wybieramy rodzaje beneficjentów, nie zawiera rozróżnienia na uczelnie publiczne i prywatne.

Jednakże to tym publicznym uczelniom łatwiej będzie sprostać założeniom działania - już sama nazwa działania (Cyfryzacja administracji publicznej) oraz typy projektów, które można realizować odnoszą się do działalności publicznej. Tą działalność należy rozumieć jako taką, która jest związana z działalnością finansowaną ze środków publicznych, realizowaną w ramach zadań publicznych, wynikających z przepisów prawa czy powierzenia.

Jeśli uczelnia chce realizować projekt w działaniu 1.4, może to zrobić w ramach następujących typów projektów:
1. Cyfryzacja procesów back-office w podmiotach świadczących usługi publiczne oraz elementy smart city (można realizować inwestycje dotyczące cyfryzacji procesów w podmiotach świadczących usługi publiczne)
2. Tworzenie i rozwój e-usług publicznych

Z kolei 3. typ projektu, tj. Digitalizacja i udostępnianie danych, ma na celu zwiększenie dostępności danych publicznych, które są w posiadaniu podmiotów administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych – więc raczej zasoby uczelni się w niego nie wpiszą.

A zatem, jeśli uczelnia prywatna otrzymuje jakąkolwiek dotację ze środków publicznych, potencjalnie mogłaby aplikować o środki na ten zakres działalności, o ile koresponduje on z w/w typami projektów (wówczas należy wykazać, że projekt ma związek z tą częścią działalności, która jest związana z działalnością finansowaną ze środków publicznych).

Zakres, w jakim uczelnie niepubliczne mogą być dotowane z budżetu państwa określa ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Zatem, wyłącznie w zakresie zadań, na jakie uczelnia niepubliczna może otrzymać dotacje z budżetu państwa, wykonuje ona zadania publiczne.
We wniosku należałoby wskazać, jakie zadania publiczne realizuje Wnioskodawca w ramach złożonego projektu.

Inną sprawą jest jeszcze kwestia pomocy publicznej – w przypadku prywatnej uczelni wyższej projekt raczej byłby pomocowy z uwagi na charakter działalności wnioskodawcy.

Pytanie 7.
1. Czy wybór liczby typów projektów wpływa na ogólną maksymalną sumę punktów, jaką może uzyskać dany wniosek? Czy różni się ona w zależności od liczby wybranych typów projektów?
2. W jaki sposób będą porównywane wyniki wniosków obejmujących jeden typ projektu z wynikami wniosku obejmującego trzy typy projektów?

Odpowiedź

Ad. 1. W sytuacji, gdy dany projekt realizuje jeden, dowolny typ projektu w ramach działania 1.4, jego ocena przeprowadzana jest w oparciu o kryteria przypisane do tego typu a także kryteria wspólne dla wszystkich typów projektu (informacja ta jest zamieszczona przy nazwie danego kryterium). Jednocześnie, projekty mogą w tym naborze realizować więcej niż jeden typ projektu. W takim przypadku zastosowanie znajdą zapisy metodyki przyjętej uchwałą nr 16 Komitetu Monitorującego program Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021 – 2027 z dnia 28 marca 2023 roku w sprawie przyjęcia metodyki stosowanej przy wyborze projektów w ramach działań FE SL 2021-2027 wdrażanych przez Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – a konkretnie fragment: w przypadku, gdy we wniosku łączone są różne typy projektów a dla każdego typu przewidziano różne zestawy kryteriów specyficznych, projekt oceniany jest przez zestaw kryteriów specyficznych właściwy dla interwencji, która stanowi dominujący zakres w całkowitych wydatkach kwalifikowanych.

A zatem, przykładowo, jeśli wnioskodawca realizuje 1. i 2. typ projektu i wskaże w polu B.7.1 wniosku (przy kryterium Kwalifikowalność przedmiotowa), że większość wydatków z ogólnej wartości całkowitych wydatków kwalifikowanych wiąże się z wdrożeniem e-usług publicznych, tj. 2. typem projektu (Informacja z pola B.7.1 powinna być spójna z danymi z pola E.3.1 wniosku), jego wniosek zostanie oceniony tylko przez kryteria specyficzne właściwe dla 2. typu oraz wspólne dla wszystkich typów projektu.

Jednocześnie rolą kryterium nr 14. pn. Kompleksowość inwestycji jest premiowanie tych projektów (w sposób przewidziany w definicji tego kryterium), które nie ograniczają się tylko do jednego typu projektu.
Pełna treść uchwały nr 16 Komitetu Monitorującego jest możliwa do pobrania pod adresem: link.

Ad. 2. Metodyka opisana powyżej umożliwi utworzenie jednej wspólnej listy po przeprowadzeniu oceny wniosków bez konieczności rozróżniania projektów pod względem ilości realizowanych typów projektów. Zatem niezależnie od wybranego typu projektu, można uzyskać maksymalnie taką samą ilość punktów.

Natomiast w przypadku, gdy na liście rankingowej projektów dwie lub więcej inwestycji uzyskają taką samą liczbę punktów, IZ będzie stosowała kryteria rozstrzygające (o miejscu na liście rankingowej będzie decydować ilość punktów uzyskana w kryterium oznaczonym jako rozstrzygające). W ramach działania 1.4 te kryteria to: nr 1 - Dodatkowe wartości w projekcie, nr 2 – Kompleksowość inwestycji, nr 3 - Zasadność i zgodność z potrzebami odbiorców / analiza potrzeb / wybór najlepszego wariantu.

Pytanie 8.
1. Czy w ramach naboru FESL.01.04-IZ.01-135/24 kosztem kwalifikowalnym będą:
- opracowanie wniosku z załącznikami
- opracowanie dokumentacji przetargowej przez podmiot zewnętrzny
- zarządzanie projektem realizowane przez podmiot zewnętrzny
2. Czy w ramach naboru FESL.01.04-IZ.01-135/24 w zał.4f "INFORMACJA O PRAWIE DYSPONOWANIA NIERUCHOMOŚCIĄ NA CELE REALIZACJI PROJEKTU ORAZ W OKRESIE TRWAŁOŚCI" należy wykazać prawo do dysponowania nieruchomością na cele realizacji projektu dla lokalizacji nakładek radiowych na wodomierze?

Odpowiedź

Ad. 1. Katalog kosztów bezpośrednich w ramach Działania 1.4 (str. 100-102 Przewodnika dla Beneficjentów FE SL2021-2027) za kwalifikowalny dopuszcza m.in. „wydatek na dokumentację niezbędną do złożenia wniosku i realizacji projektu (w szczególności wymaganą przepisami prawa lub wymogami IZ FE SL)”. Do powyższej kategorii można zaliczyć koszty opracowania wniosku z załącznikami, a także koszty opracowania dokumentacji przetargowej przez podmiot zewnętrzny.

Odnośnie kosztów zarządzania projektem przez podmiot zewnętrzny, koszty z tego tytułu mogą również zostać uznane za wydatek kwalifikowalny, jednak w tym przypadku jako koszty pośrednie (w ramach naboru wnioskodawcy są zobowiązani do wykazania kosztów pośrednich w wysokości 7% kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich).

I tak, katalog kosztów pośrednich (str. 97-98 Przewodnika dla Beneficjentów) zawiera m.in.: „koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu, wykonującego czynności administracyjne, związane bezpośrednio z zarządzaniem, rozliczaniem i monitorowaniem projektu lub innymi działaniami administracyjnymi w projekcie, w szczególności koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych i szkoleń i/ lub koszty zlecania usług w tym zakresie”, co oznacza możliwość kwalifikowania ww. wydatku.

Ad.2. Co do zasady, Informację o prawie do dysponowania nieruchomością składają Wnioskodawcy, których wnioski o dofinansowanie dotyczą projektów infrastrukturalnych. W przypadku działania 1.4, Informację o prawie do dysponowania nieruchomością należy złożyć dla lokalizacji, w których będzie znajdował się zakupywany sprzęt i oprogramowanie, albo prowadzone będą prace infrastrukturalne.

W przypadku nakładek do cyfrowego odczytu stanu wodomierzy, które montowane będą na infrastrukturze wnioskodawcy znajdującej się w mieszkaniach/domach prywatnych, dostęp do tych nieruchomości reguluje zapewne umowa pomiędzy wnioskującym przedsiębiorcą wodno-kanalizacyjnym, a użytkownikiem tej infrastruktury lub korzystającym ze świadczonych przez to przedsiębiorstwo usług.

Na potrzeby wniosku wystarczy ogólna informacja w tym zakresie w polu C.1 Założenia dot. utrzymania celów i trwałości: należy powołać się np. na umowy z klientami, które zwyczajowo gwarantują dostęp do miejsc, gdzie na infrastrukturze wnioskodawcy będą montowane nakładki cyfrowe (bez podawania spisu adresów dla montowanych nakładek). 

Ogólną informację o mieszkaniach, które będą objęte projektem należy także zawrzeć w polu B.3 Miejsce realizacji projektu (Szczegółowe informacje dotyczące miejsca realizacji projekt).

Ponadto, w INFORMACJI O PRAWIE DYSPONOWANIA NIERUCHOMOŚCIĄ NA CELE REALIZACJI PROJEKTU ORAZ W OKRESIE TRWAŁOŚCI oraz w/w polach wniosku należy odnieść się do innych lokalizacji, w których prowadzone będą pozostałe prace infrastrukturalne, tj. np. gdzie będzie znajdował się zakupiony w ramach projektu sprzęt i oprogramowanie.

Pytanie 9.
1. Czy w ramach typu projektu: Cyfryzacja procesów back-office w podmiotach świadczących usługi publiczne oraz elementy smart city publiczna uczelnia wyższa może zaplanować cyfryzację procesu back- office obejmującą następujące procesy:
- obsługi toku studiów –  czyli proces związany z obsługą poszczególnych kierunków studiów prowadzoną przez dziekanaty,
- proces związany z rekrutacją kandydatów  na poszczególne kierunki studiów,
- proces związany z raportowaniem i ewaluacją oraz oceną pracowniczą?
2.Czy w ramach typu projektu Tworzenie i rozwój e-usług publicznych publiczna uczelnia wyższa może zaplanować realizację e-usług skierowanych do szerokiego grona odbiorców zewnętrznych, nie tylko społeczności akademickiej - w tym studentów, dydaktyków, pracowników obsługi, ale także dla wszystkich zainteresowanych, tj. potencjalnych kandydatów na studia, jak i osób poszukujących specyficznych danych i informacji związanych z realizacją procesu edukacji i dydaktyki.
Planowane do tworzenia i rozwoju e -usługi obejmowałyby następujące rozwiązania / obszary:
- e usługi związane z opracowaniem i udostępnianiem niezbędnych danych i dokumentów wymaganych na etapie realizacji procesu edukacji,
- e usług związanych z udostępnianiem danych i informacji o procesach i działaniach realizowanych przez uczelnię w tym danych związanych z realizowanymi pracami badawczymi, profilami naukowców, bazą patentów, wyników prac badawczych, materiałami dydaktycznymi itp.

Odpowiedź

Ad.1 Zasadniczo przedstawione procesy nie budzą większych wątpliwości co do wpisywania się w 1. typ projektu. Natomiast zwracamy uwagę, iż – zgodnie z zapisami Szczegółowego opisu Priorytetów FE SL (dalej: SZOP) - w zakresie rozwiązań back-office wspierane będą w szczególności projekty związane z podniesieniem jakości świadczonych usług publicznych. Powyższe oznacza, że poszczególne rozwiązania przynajmniej pośrednio powinny wykazywać związek z usługami świadczonymi na rzecz swoich odbiorców (w tym przypadku mowa np. o usługach edukacyjnych / dydaktycznych). Proszę mieć na uwadze powyższy warunek przy opracowywaniu dokumentacji aplikacyjnej.

Ad.2 Odbiorcami e-usług publicznych mogą być inne osoby niż reprezentujące społeczność akademicką, przy założeniu, że działalność ta ma związek z wykonywaniem statutowych / ustawowych obowiązków uczelni. 

Natomiast odnośnie wymienionych rozwiązań - wydają się one bardziej wpisywać w 3. (a nie 2.)  typ projektu, czyli typ związany z udostępnieniem danych, co niestety wiązałoby się z pewną przeszkodą natury formalnej. Otóż jak wskazano w SZOP,  3. typ interwencji ma na celu zwiększenie dostępności danych publicznych, które są w posiadaniu podmiotów administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych. Zatem o ile nie mówimy o tego typu wnioskodawcy, projekt nie spełniłby kryterium formalnego Kwalifikowalność przedmiotowa projektu.

Aby wpisać się w 2. typ projektu, dana uczelnia musiałaby zaproponować konkretną e-usługę rozumianą jako możliwość „załatwienia sprawy”. Zatem, konieczne byłoby zidentyfikowanie (oprócz grupy odbiorców), jakiej sprawy dana e-usługa dotyczy (co umożliwi jej wdrożenie – np. możliwość uzyskania jakiegoś zaświadczenia z uczelni, czy też e-usługa związana z procesem rekrutacji). Alternatywnie, wniosek mógłby ograniczyć się tylko do rozwiązań back-office, czyli realizowałby jedynie 1. typ projektu (co jest jak najbardziej dopuszczalne).

Pytanie 10. Czy w naborze FESL.01.04-IZ.01-135/24 zadanie polegające na utworzeniu modułu systemu GIS, w tym pełna ewidencja uzbrojenia sieci, obiektów technologicznych oraz innych obiektów powiązanych w formie bazy opisowej oraz cyfrowej mapy, podlega warunkowi uzyskania opinii GGK? Mapa GIS będzie utworzona na podstawie istniejących już map cyfrowych z GESUT.

Pozytywna opinia Głównego Geodety Kraju wymagana jest zgodnie z Regulaminem wyboru projektów wobec inwestycji dotyczących danych geodezyjnych i kartograficznych. Jednocześnie, biorąc pod uwagę zapisy „Procedury opiniowania projektów w zakresie e-geodezji w ramach programów regionalnych” wskazujące, że również projekty obejmujące dane i produkty bazujące na danych referencyjnych np. mapy topograficzne, geoportale wymagają uzyskania opinii Głównego Geodety Kraju, zasadnym jest wystąpienie do GGK o informację w powyższym zakresie.

Jeżeli w wyniku konsultacji uzyskana zostanie informacja od Głównego Geodety o tym, że opinia nie dotyczy projektu, powinna być ona wówczas dołączona do wniosku o dofinansowanie – zgodnie z zapisami naszej instrukcji wypełniania wniosku: „Jeśli w wyniku konsultacji z GGK uzyskasz opinię o braku konieczności uzyskania przedmiotowej opinii, załącz do wniosku dokument z tej konsultacji”.

Pytanie 11. 
1.Proszę o interpretację definicji czwartego poziomu dojrzałości dla e-usługi opisanej poniżej.
E-usługa polegać ma na elektronicznym wypełnieniu deklaracji podatkowej (podatki miejskie) i złożeniu jej przy wykorzystaniu e-puap. Te czynności wykonywane będą w ramach jednej usługi, na jednym portalu. Usługa ta jednak nie będzie umożliwiała dokonania płatności kwoty, która może wynikać z deklaracji. Czy to oznacza, że poziom czwarty nie został osiągnięty? Czy jednak można założyć, że proces dotyczy wyłącznie samego złożenia deklaracji - biorąc pod uwagę, że nie wszystkie deklaracje łączną się z koniecznością dokonania płatności.
2.W przypadku omawianej e-usługi nie będzie konieczności stawienia się w Urzędzie (miasto nie prowadzi kas). Po złożeniu formularza w wersji elektronicznej składający będzie miał możliwości wniesienia opłaty online, ale nie w ramach przedmiotowej e-usługi, a przy użyciu innych portali (bankowości internetowej swojego banku). Czy w takiej sytuacji i przy braku konieczności stawienia się w Urzędzie ocena poziomu dojrzałości usługi pozostaje taka sama?

Odpowiedź

Ad.1. W obecnej perspektywie finansowej wsparcie kierowane jest przede wszystkim na rozwój e-usług dojrzałych, tj. w pełni dostępnych online (co zapewnia 4. i 5. poziom dojrzałości).

A zatem usługa elektroniczna polegająca na wypełnieniu i odesłaniu deklaracji podatkowej, bez możliwości zapłacenia należności podatkowej (tam, gdzie jest ona wymagana) nie jest e-usługą w pełni dostępną online, gdyż nie pozwala załatwić sprawy w sposób zdalny – zwłaszcza gdy stwarza potrzebę przyjechania do urzędu w celu uregulowania opłat podatkowych.

Wypełnienie i odesłanie formularza, wraz z zapewnieniem uwierzytelnienia przez ePUAP jedynie wszczyna sprawę, która zakończy się zapłaceniem podatku w urzędzie (to e-usługa na 3. poziomie dojrzałości).

Jeśli chodzi o e-usługi o najwyższych poziomach dojrzałości – dopuszczamy sytuacje, w których z przyczyn prawnych, bądź innych uregulowań w przepisach niemożliwe jest pełne załatwienie sprawy w sposób zdalny. Odnosząc to do opisywanego przez Panią przypadku, mielibyśmy taką sytuację wówczas, gdyby brak możliwości dokonania opłaty wynikał w jakichś przepisów, które by np. wymagały osobistego stawiennictwa w urzędzie. Wówczas opisywany przypadek można by zakwalifikować jako e-usługę maksymalnie dojrzałą i tym samym spełniającą wymogi otrzymania wsparcia.

Ad.2. Przedstawiony opis wskazuje, że raczej będzie to e-usługa w pełni dostępna online – w przypadku, gdy nie ma konieczności zapłacenia podatku – kończąca sprawę, a w sytuacji, gdy do zapłacenia będzie jakaś należność – umożliwi jej zapłacenie. Jeśli w sposób tradycyjny podatnik nie dokonuje opłaty w urzędzie i sprawa kończy się decyzją, czy innym dokumentem naliczającym opłaty lub wskazującym na ich brak, to także wersja online tej usługi kończyłaby sprawę w ten sposób i – w naszej opinii – taka e-usługa mogłaby zostać zakwalifikowana jako e-usługa na 4. Poziomie dojrzałości.

Natomiast z perspektywy podatnika (odbiorcy e-usługi) na pewno udogodnieniem jest zamieszczenie na stronie z e-usługą zakładki „dokonaj opłaty” czy „zapłać podatek” i tu już sam podatnik decydowałby, czy płacić go przez tą stronę, czy logować się osobno do swojego banku w celu dokonania opłaty, czy tez pójść do placówki i zrobić to tam.

Także, podsumowując, opisana e-usługa jest „dojrzała” i wpisuje się w definicję:
Poziom 4: transakcja - ten poziom dojrzałości zakłada, że całość usługi realizowana jest w postaci elektronicznej, w szczególności zaś:
- dostarczenie wszystkich dokumentów i doręczeń w postaci elektronicznej
-brak czynności, które obywatel lub przedsiębiorca musiałby wykonać w postaci papierowej,
- w przypadku wymagania dokonania płatności - możliwość dokonania tej płatności w postaci elektronicznej.

Można też rozważyć Poziom 5: personalizacja.

Pytanie 12. Czy w ramach naboru możemy aplikować jako Powiatowy Urząd Pracy o środki na system kolejkowy?

Projekt Zintegrowany System Kolejkowy do obsługi klientów PUP byłby odpowiedzią na potrzeby zgłaszane przez osoby bezrobotne oraz poszukujące pracy oraz przedsiębiorców, dotyczące jakości i efektywności usług świadczonych przez naszą placówkę.

Przedmiotem projektu będzie kompleksowe podejście do zarządzania kolejką klientów (osób bezrobotnych, poszukujących pracy oraz przedsiębiorców) w kluczowych działach Urzędu (Centrum Aktywizacji Zawodowej oraz Działu Ewidencji i Świadczeń). Zapewni ono klientom prostszy i szybszy dostęp do urzędu.

Zakres projektu:
1. Uruchomienie dwóch powiązanych ze sobą funkcjonalnie rozwiązań informatycznych stanowiących jako całość zintegrowany system kolejkowy, na który złożą się:
a) centralny system do zarządzania kolejką który zapewni informacje dla klienta o aktualnym stanie kolejek i ilości czynnych stanowisk oraz będzie zarządzał kolejkami
b) system obsługi elektronicznych tablic ogłoszeniowych, który umożliwi opis spraw urzędowych w podziale na kategorie i podkategorie zgodne ze strukturą zdefiniowaną w systemie do zarządzania kolejką.
2. Zakup oraz montaż wyposażenia niezbędnego do działania zintegrowanego systemu.
3. Szkolenia dla pracowników PUP opisujących sprawy na tablicach elektronicznych oraz administratorów systemów.
4. Działania promocyjne – bezkosztowe, kierowane do wszystkich grup docelowych projektu (Facebook, strona internetowa).

Odpowiedź

Odnośnie kwalifikowalności podmiotowej, tj. czy Powiatowy Urząd Pracy może aplikować o środki. Otóż, w ramach kryterium formalnego „Kwalifikowalność podmiotowa wnioskodawcy”, ocenie podlega m.in., czy wnioskodawca posiada osobowość prawną bądź zdolność do podejmowania czynności prawnych. PUP to jednostka budżetowa podlegająca bezpośrednio Prezydentowi Miasta, nie posiadająca osobowości prawnej, a ponadto, biorąc pod uwagę specyfikę jednostek budżetowych (brak zdolności prawnej ani zdolności do czynności prawnych), również tego warunku nie udałoby się spełnić.

Sugerujemy zatem, by wnioskodawcą projektu było Miasto, z kolei Urząd Pracy mógłby wówczas pełnić rolę podmiotu realizującego projekt (należy wskazać go w części A.3 wniosku). Taka konstrukcja umożliwiłaby przypisywanie poszczególnych wydatków w części budżetowej wniosku (E.3.1) bezpośrednio do Powiatowego Urzędu Pracy.

Natomiast co się tyczy przedmiotu projektu i jego zakresu, wpisuje się on w cel działania 1.4, tj.: Czerpanie korzyści z cyfryzacji dla obywateli, przedsiębiorstw, organizacji badawczych i instytucji publicznych. Projekt dotyczący zintegrowanego systemu kolejkowego niewątpliwie przyczyni się do uproszczenia i usprawnienia oferowanych usług publicznych – a więc mógłby wpisać się w  1. typ projektu, tj. Cyfryzacja procesów back-office w podmiotach świadczących usługi publiczne oraz elementy smart city.

Jeśli chodzi o wydatek na system kolejkowy, to nie będzie on wydatkiem ograniczonym limitem 15%, gdyż tego typu wydatki nie są objęte mechanizmem cross-financingu w ramach działania 1.4. Zgodnie z zapisami „Przewodnika dla beneficjentów FE SL 2021-2027” w ramach działania 1.4 cross-financingiem objęte są wydatki dotyczące podniesienia kompetencji cyfrowych pracowników, w zakresie związanym z przedmiotem projektu a także w zakresie cyberbezpieczeństwa. A zatem jedynie wydatki na szkolenia (które także zostały w projekcie zaplanowane) podlegałyby temu limitowi.

Odnośnie pozycji „Działania promocyjne – bezkosztowe, kierowane do wszystkich grup docelowych projektu (Facebook, strona internetowa)” zwracamy uwagę, że każdy wnioskodawca jest zobowiązany do stosowania zasad dotyczących promocji przedstawionych w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji”. Kwestia ta jest weryfikowana na podstawie kryterium formalnego pn. Poprawność określenia działań informacyjno - promocyjnych w projekcie. Dodam, że ewentualne wydatki dot. działań promocyjnych (inne niż bezkosztowe) mogą uzyskać dofinansowanie w ramach kosztów pośrednich projektu (więcej informacji na temat kosztów pośrednich można znaleźć w rozdz. 8.2 „Przewodnika dla beneficjentów FE SL 2021-2027”).

Osobną kategorią wydatków, tym razem już bezpośrednich, może być kampania edukacyjno-informacyjna budująca lub zwiększająca popyt obywateli na korzystanie z rozwiązań cyfrowych będących przedmiotem projektu (taki zakres można realizować jako element uzupełniający projektu - nie jest on obligatoryjny).

Zachęcamy jednocześnie by przed opracowywaniem wniosku aplikacyjnego przeanalizować poszczególne kryteria wyboru projektów dla działania 1.4 (zał. nr 1 do Regulaminu wyboru projektów) w szczególności kryteria specyficzne dla 1. typu projektu.

Pytanie 13. Czy w naborze nr FESL.01.04-IZ.01-135/24 beneficjentem/partnerem projektu może być każda spółka gminna, w której samorząd posiada ponad 50% udziałów (tak jak funkcjonuje to w innych ogłoszonych naborach w ramach FE SL), np. w ramach typu beneficjenta: Podmioty świadczące usługi publiczne w ramach realizacji obowiązków własnych jednostek samorządu terytorialnego?
Do tej pory w regulaminach innych działań funkcjonował zapis: „Przedsiębiorca realizujący cele publiczne – oznacza spółkę z większościowym udziałem jst”.
Czy też nabór w tym Działania przypadku spółek JST jest ograniczony wyłącznie dla spółek realizujących zadania publiczne typu: transport, wod-kan, odpady i inne zlecone przez JST?

Odpowiedź

Regulamin wyboru projektów dla naboru nr FESL.01.04-IZ.01-135/24 nie ogranicza wsparcia w ramach kategorii „Podmioty świadczące usługi publiczne w ramach realizacji obowiązków własnych jednostek samorządu terytorialnego” tylko do spółek z większościowym udziałem JST.
Istotne jest natomiast, by podmiot wnioskujący posiadał osobowość prawną bądź zdolność do podejmowania czynności prawnych (co podlega weryfikacji w trakcie ocenie formalnej), a także spełniał pozostałe warunki przewidziane dla tego naboru (np. konkurs nie przewiduje wsparcia dla projektów z zakresu e-zdrowia i cyfryzacji zasobów kultury). Zakres wsparcia musi dotyczyć usług publicznych, czy to w sposób pośredni - poprzez usprawnienie procedur/procesów po stronie danej instytucji (1. typ projektu), czy też bezpośredni – poprzez dostarczenie w pełni zdalnych e-usług publicznych dla określonych odbiorców zewnętrznych (2. typ projektu) albo zwiększenie dostępności danych publicznych, które są w posiadaniu podmiotów administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (3. typ projektu).
 
Pytanie 14. Czy uwierzytelnianie danych może nastąpić przez dane systemowe czy tylko przez węzeł krajowy? Jest to oceniane w ramach kryteriów merytorycznych specyficznych – Kryterium 10 Dodatkowe wartości w projekcie (kryterium wspólne dla 1, 2 i 3 typu) gdzie oceniane jest m.in. zastosowanie dla projektu odpowiedniej dla projektu formy uwierzytelniania danych (3 pkt.).  

Odpowiedź

W związku z tym, że definicja kryterium nie precyzuje powyższej kwestii, należy przyjąć rozwiązanie adekwatne dla konkretnego projektu (innymi słowy, dopuszczalne są obydwa sposoby wymienione w pytaniu); ocena tego elementu pozostanie w gestii oceniających (jako że jest to ocena merytoryczna – ekspertów powołanych do Komisji Oceny Projektów).

Pytanie 15. Co należy rozumieć pod pojęciem masowość/powtarzalność wykorzystania usług, które jest oceniane w ramach kryterium merytorycznego specyficznego Kryterium 12 Wdrażanie e-usług publicznych – dotyczy 2 typu projektów.  

Odpowiedź

Przez masowość/powtarzalność wykorzystania usług należałoby rozumieć wysoki stopień powszechności korzystania z e-usługi (biorąc pod uwagę społeczność, do której jest ona skierowana).

Pytanie 16. Czy w ramach przedmiotowego projektu możliwe jest nabycie w ramach kosztów kwalifikowanych systemu kolejkowego, za pomocą którego petenci mogą umawiać się na wizyty w urzędzie. System ten usprawni pracę pracowników Urzędu. System wyposażony jest w aplikację mobilną. W ramach systemu nastąpiłby również zakup infokiosków.

Odpowiedź

Tego typu system jest kwalifikowalny w ramach działania 1.4 FE SL. Jako jego element możliwy jest także zakup infokiosków (zakładając, że ma on związek z wdrażanym systemem kolejkowym).

Pytanie 17. Czy w ramach przedmiotowego konkursu możliwe jest wdrożenie przez Urząd Miasta e-usługi polegającej na rezerwacji obiektów sportowych (np. boiska, sale gimnastyczne, baseny, korty tenisowe, orliki) oraz sal dydaktycznych. E-usługa na 5 poziomie dojrzałości. Skierowana do mieszkańców jak i firm. Formularze rezerwacji w tym systemie rezerwacji obiektów sportowych/ sal dydaktycznych wypełniane będą danymi obywatela/firmy zachowanymi w Urzędzie. Płatność za najmowany obiekt odbywa się za pomocą operatora zewnętrznego do którego zostanie przekierowany dany obywatel.
oraz
Czy ramach konkursu możliwe jest wdrożenie przez np. Domy Kultury, Szkoły, Urzędy Gminy e-usługi polegającej na zapisie na obozy, kolonie, półkolonie, zajęcia pozalekcyjne, które są organizowane przez te podmioty. E-usługa na 5 poziomie dojrzałości. Skierowana do mieszkańców. Formularze zapisu w tym systemie zapisu na obozy, kolonie, półkolonie, zajęcia pozalekcyjne wypełniane będą danymi obywatela zachowanymi w tym podmiocie. Płatność za kolonie, obóz, zajęcia odbywa się za pomocą operatora zewnętrznego do którego zostanie przekierowany dany obywatel. 

Odpowiedź

Podstawową kwestią jest określenie, czy wymienione działania podmiotów publicznych wynikają z wykonywania przez nie zadań wynikających z określonych przepisów prawa. Działanie 1.4 Cyfryzacja administracji publicznej ukierunkowane jest zasadniczo na wspieranie podmiotów sektora publicznego w wykonywaniu ich ustawowych / statutowych funkcji, czy to w sposób pośredni - poprzez usprawnienie procedur/procesów po stronie danej instytucji (1. typ projektu), czy też bezpośredni – poprzez dostarczenie w pełni zdalnych e-usług publicznych dla określonych odbiorców zewnętrznych (2. typ projektu) albo zwiększenie dostępności danych publicznych, które są w posiadaniu podmiotów administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych (3. typ projektu). Zatem, odnośnie możliwości wdrożenia wymienionych w zapytaniach e-usług, podstawowa wątpliwość dotyczy przyczyn dla których publiczne podmioty podejmują tego rodzaju działania (z czego wynika konieczność realizacji tego typu e-usług).
Niezależnie od powyższego, w przypadku opisanych e-usług, tego typu działania mają charakter działalności gospodarczej, co oznacza wysokie prawdopodobieństwo objęcia tego typu projektów regułami pomocy publicznej.

Pytanie 18. Biorąc pod uwagę, że jednostki budżetowe nie posiadają osobowości prawnej i wnioskodawcą musiałaby być gmina - czy w tej sytuacji gmina może na jednym wniosku wnioskować o wsparcie na dwa odrębne projekty?

Odpowiedź

Zasadniczo nie ma przeciwwskazań formalnych, aby gmina złożyła wniosek obejmujący obydwie jednostki. Jednocześnie, wskazane jest by pojawił się jakiś „wspólny mianownik”, łączący obydwa podmioty, gdyż wniosek dotyczy projektu, a projekt wiąże się z osiągnięciem określonego celu. Jeśli zatem przedmiotem projektu w każdej z tych jednostek będzie zupełnie inny zakres, sugerujemy złożenie odrębnych wniosków o dofinansowanie. Dodatkowo, objęcie jednym wnioskiem dwóch różnych jednostek wiąże się z pewnym ryzykiem – otóż wniosek oceniany będzie przez poszczególne kryteria jako całość (czyli ocena nie będzie odrębnie przeprowadzana dla każdej z jednostek) a więc jeśli dane kryterium zostanie spełnione tylko przez jeden podmiot (a przez drugi nie), wówczas projekt nie otrzyma oceny pozytywnej. Przykładowo – jeśli oceniający stwierdzą, że rozwiązania wdrożone przez wnioskodawcę w zakresie interoperacyjności albo cyberbezpieczeństwa w jednej jednostce są zgodne z przepisami, ale podważą je w drugiej jednostce (zakładając że są one tam inne), projekt jak całość nie spełni ww. kryteriów.

Pytanie 19. Gmina ma możliwość odzyskania podatku VAT zgodnie z prewspółczynnikiem mieszczącym się w przedziale 2-20%, ale całkowity koszt projektu nie przekracza 5 mln Euro, czy w takiej sytuacji całość podatku VAT może być kwalifikowana w projekcie? Czy VAT będzie kwalifikowalny, jeśli już na etapie przygotowania wniosku wiadomo, że Gmina ma możliwość odzyskania podatku VAT naliczonego w związku z inną opodatkowaną działalnością Gminy?

Odpowiedź

W opisanym przypadku do rozważenia pozostają dwie możliwości.
Zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego, jeśli projekt ma łączny koszt do 5 mln euro, to podatek VAT będzie wydatkiem kwalifikowanym, zgodnie z brzmieniem art. 64 ustęp 1 lit. c) pkt (i) - nie przeprowadzamy wówczas analizy możliwości odzyskania podatku VAT, korzystając z uprawnienia wynikającego z przepisu prawa unijnego.
Niemniej jednak dopuszczalne są sytuacje, że w projekcie o łącznym koszcie do 5 mln euro, podatek VAT będzie niekwalifikowany w oparciu o przepisy krajowe, które wnioskodawca zobowiązany jest przestrzegać (m.in. Ustawa o finansach publicznych, Ustawa o podatku od towarów i usług).
W sytuacji, gdy wnioskodawca ma możliwość odzyskania podatku VAT powyżej 2% do 20% (włącznie), podatek VAT kwalifikowany będzie według stałych wartości procentowych, tzn. 80% podatku VAT zostanie uznane jako kwalifikowalne w projekcie, a 20% będzie niekwalifikowane. Wartości procentowe będą niezmienne i będą niezależne od rzeczywistego rozliczenia z urzędem skarbowym.
Ponadto, w przypadku projektów objętych pomocą publiczną nie mają zastosowania progi wartości operacji, o których mowa w art. 64 ust. 1 lit. c) rozporządzenia ogólnego. Zatem możliwość odzyskania podatku VAT należy zbadać niezależnie od wielkości kosztów całkowitych projektu.

Pytanie 20. Ile wniosków o dofinansowanie w ramach naboru może złożyć jeden Beneficjent?
Dodatkowo, czy jest jakieś ograniczenie np. dot. typów projektów, o których dofinansowanie można się ubiegać?
Przykładowo, czy Beneficjent może złożyć tylko jeden wniosek dla każdego typu projektu czy np. można złożyć dwa wnioski o dofinansowanie dla dwóch projektów tego samego typu ( np. JST składa 2 wnioski o dofinansowanie dot. dwóch różnych projektów obejmujących cyfryzację procesów back-office).

Odpowiedź

Nabór nr FESL.01.04-IZ.01-135/24 Cyfryzacja administracji publicznej nie przewiduje ograniczeń dotyczących ilości wniosków, które może złożyć beneficjent, ani ilości dotyczących typów projektów wymienionych w pytaniu (przykładowo, JST może złożyć 2 wnioski o dofinansowanie dot. dwóch różnych projektów obejmujących cyfryzację procesów back-office).

Pytanie 21. Czy kosztami kwalifikowanymi w ramach przedmiotowego projektu będą nakładki na wodomierze, które są niezbędne do tego abyśmy mogli wdrożyć e-usługę polegającą na zdalnym odczycie stanu zużycia wody przez klientów. (typ projektu 2). Jeżeli tak, to czy muszą one zostać zaewidencjonowanie jako środki trwałe, czy mogą zostać zaliczone bezpośrednio w koszty. Pragnę nadmienić, że ich wartość za jedną sztukę jest niska i wynosi poniżej 500,00 zł. Ponadto, czy w takim przypadku koszt ich montażu wykonany przez firmę zewnętrzną będzie kosztem kwalifikowanym – koszt montażu 1 szt. nakładki na wodomierz będzie wyższy niż wynosi koszt zakupu 1 szt. nakładki na wodomierz.

Odpowiedź

Zarówno koszt zakupu nakładek jak i usługa ich montażu mogą być wydatkiem kwalifikowalnym w działaniu 1.4, przy założeniu że są elementem projektu związanego z usprawnieniem procesów w ramach instytucji i/lub mają związek z uruchomieniem e-usług publicznych.
Jeśli chodzi o klasyfikację nakładek jako środka trwałego – wnioskodawca powinien postąpić zgodnie z przepisami dot. rachunkowości oraz polityką wnioskodawcy w tym zakresie. Na potrzeby wniosku, wymagana jest jedynie ogólna informacja w tym zakresie polu F.2 wniosku, gdzie wielkość dofinansowania do inwestycji należy przedstawić w podziale na środki majątkowe i bieżące. Dokumenty regulujące kwestie kwalifikowalności wydatków (Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz Przewodnik dla Beneficjentów FE SL) nie wprowadzają ograniczeń w tym zakresie. W przypadku zakupu sprzętu wykorzystywanego do realizacji projektu, który nie jest środkiem trwałym zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz z polityką rachunkowości wnioskodawcy, właściwą kategorią kosztu w polu E.3.1 wniosku (Wydatki dla zadania) będzie pozycja „Dostawy inne niż środki trwałe”.
Co do kwestii efektywności poniesionych nakładów – aspekt ten będzie weryfikowany w ramach kryterium merytorycznego pn. Efektywność inwestycji Zakładamy, że nakładki na wodomierze będą merytorycznie jedynie uzupełnieniem projektu (bo nie wspieramy w działaniu cyfrowych nakładek tylko konkretne typy projektów). Eksperci ocenią, czy wybrana operacja odzwierciedla najkorzystniejszą relację między kwotą wsparcia, podejmowanymi działaniami i osiąganymi celami. Kryterium ma charakter 0/1.

Pytanie 22. Czy kosztem kwalifikowanym w ramach projektu będzie zakup systemu kontroli dostępu, który chroniłby przed niepowołanym dostępem np. do serwerowni, czy innych pomieszczeń, co w rezultacie przyczyni się do poprawy bezpieczeństwa.

Odpowiedź

Tego typu wydatek może zostać uznany za wydatek kwalifikowalny (jako element związany z zapewnieniem cyberbezpieczeństwa infrastruktury).

Pytanie 23. Czy na moment aplikowania o dofinansowanie konieczne jest posiadanie ostatecznego potwierdzenia prawa do dysponowania nieruchomością?

Odpowiedź

Informujemy, że Beneficjent ostatecznie potwierdza prawo do dysponowania nieruchomością, podpisując umowę o dofinansowanie (chyba, że umowa stanowi o braku takiego obowiązku).
Załącznik „informacja o prawie do dysponowania nieruchomością…” jest załącznikiem obligatoryjnym na etapie aplikowania o środki. W przypadku braku posiadania prawa do dysponowania nieruchomością na moment aplikowania, Wnioskodawca zobligowany jest do opisania w niniejszym załączniku działań, które podejmie, by móc w tym zakresie podpisać umowę o dofinansowanie. Biorąc pod uwagę obowiązujące terminy na podpisanie umowy o dofinansowanie, zalecamy, by do oceny przedkładać inwestycje o jak największym stopniu gotowości realizacyjnej projektu i posiadać pełne prawo do dysponowania na etapie składania wniosku.

Pytanie 24. Czy w ramach 1. typu projektu w zakresie rozwiązań typu smart city kwalifikowalnym wydatkiem będzie zadanie polegające na:
Modernizacji i rozbudowie miejskiego systemu monitoringu wizyjnego, z rozszerzeniem o system identyfikacji numerów rejestracyjnych pojazdów na drogach wjazdowych do miasta, obsługiwany przy wsparciu systemu opartego na sztucznej inteligencji (AI) do analizy nietypowych zachowań. Dzięki zastosowaniu zaawansowanego oprogramowania, operator monitoringu będzie otrzymywał elektroniczne powiadomienia w przypadku wykrycia nietypowych zachowań w danym miejscu, dzięki analizie AI. Rozwiązanie to obejmuje elementy technologii IoT (Internet of Things) poprzez zdalne monitorowanie i przetwarzanie obrazu w czasie rzeczywistym.

Odpowiedź

Tego typu zakres wpisuje się potencjalnie w 1. typ projektu działania 1.4 przynosząc korzyści z cyfryzacji w postaci zwiększenia bezpieczeństwa publicznego na obszarze gminy z wykorzystaniem elementów smart city. Zwracamy jednocześnie uwagę, że ocena kwalifikowalności dotyczyć może konkretnych wydatków a nie zadania jako całości (wstępna opinia na poziomie opisu zadania nie budzi zastrzeżeń pod kątem wpisywania w cele działania 1.4).

Pytanie 25. Czy w naborze FESL.01.04-IZ.01-135/24 kosztem kwalifikowanym i w jakim wymiarze jest montaż nakładek radiowych niezbędnych do tworzenia i rozwoju e-usług publicznych?
Montaż nakładek radiowych będzie polegał na:
 • dojeździe do posesji
 • demontażu istniejącej nakładki
 • zamontowaniu oraz zaprogramowaniu nowej.
Zabudowa nakładek radiowych umożliwi nam rozbudowę e-usług o nową funkcjonalność. Klient będzie miał dostęp do informacji o swoim zużyciu wody w poszczególnych godzinach doby. Umożliwi to szybką interwencję w przypadku wycieku wody na instalacji. Pozwoli na zbilansowanie w czasie rzeczywistym obszaru zasilania wodą, co w znacznym stopniu ułatwi zarządzanie siecią oraz wykrywanie awarii na sieciach wodociągowych.
Zgodnie z udzielonymi odpowiedziami na Państwa stronie nakładki są kosztem kwalifikowanym. Dlatego pytanie dotyczy tylko ich montażu.
Jeżeli montaż będzie kosztem kwalifikowany to jedynie przez firmę zewnętrzną czy siły własne też można rozliczyć?

Odpowiedź

Montaż nakładek może stanowić koszt kwalifikowalny, gdyż katalog wydatków kwalifikowalnych dla działania 1.4 uwzględnia m.in. prace budowlane, instalacyjne i adaptacyjne, m.in.: rozbudowa i/lub przebudowa, jak również dzierżawa pomieszczeń i infrastruktury technicznej niezbędnej dla realizacji projektu. Natomiast ocena kwalifikowalności wydatku jest niezależna od oceny efektywności poniesionych nakładów – aspekt ten nie podlega ocenie formalnej, natomiast będzie on weryfikowany w ramach kryterium merytorycznego pn. Efektywność inwestycji.
Natomiast co do formy realizacji takiego zakresu prac (firma zewnętrzna czy własny personel), ww. katalog wydatków dla dz. 1.4 dopuszcza jako kwalifikowalne również „Koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w prace merytoryczne nad projektem”, zatem daje to możliwość realizacji tego zadania „siłami własnymi”. Jednakże w przypadku wyboru takiej formy realizacji tego zadania, należy mieć na uwadze wymogi dotyczące kwalifikowania kosztów personelu zawarte w szczególności w rozdz. 3.8 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.

Pytanie 26. Czy w ramach działania 1.4. FESL Cyfryzacja administracji publicznej, wpisuje się zadanie polegające na zakupie i wdrożeniu Portalu Pracowniczego, będący system usprawniającym przepływ informacji (zarządzaniem personelem) wraz z doposażeniem w dwa czytniki do kart RCP? Portal opiera się o dane gromadzone z programach: Kadry, Płace oraz RCP (rejestracja czasu pracy). 

Odpowiedź

Zgodnie z zapisami SZOP: „w zakresie rozwiązań back-office wspierane będą w szczególności projekty związane z podniesieniem jakości świadczonych usług publicznych, w tym - dotyczące systemów usprawniających przepływ informacji w organizacji (obieg dokumentów), systemów obejmujących zarządzanie wybranymi aspektami funkcjonowania organizacji (np. zarządzanie personelem, zarządzanie częścią finansowo-księgową) oraz innych systemów, usprawniających istniejące w organizacji procedury i podnoszących poziom cyfryzacji procesów oraz usług”.
W świetle przytoczonych zapisów, Portal Pracowniczy zasadniczo wpisuje się w założenia działania 1.4, w szczególności 1. typ projektu (Cyfryzacja procesów back-office w podmiotach świadczących usługi publiczne oraz elementy smart city).
Jednocześnie należy mieć na uwadze pozostałe zapisy SZOP dla dz. 1.4 jak również wymogi wynikające z zał. 4.a do instrukcji wypełniania wniosku, które wskazują, że w przypadku realizacji 1. typu projektu opis projektu powinien dostarczać także informacji, jak zaplanowane działania wpłyną na uproszczenia i usprawnienia lub podniesienie jakości oferowanych usług publicznych.

Pytanie 27.

Planujemy złożyć wniosek o dofinansowanie w ramach naboru nr FESL.01.04-IZ.01-135/24. Projekt skierowany będzie do powiatowych jednostek organizacyjnych w tym do:

1. Centrum Administracyjnego Obsługi Placówek Opiekuńczo-Wychowawczych - jest budżetową jednostką organizacyjną JST, której przedmiotem działalności jest obsługa administracyjno – ekonomiczna i organizacyjna Domu Dziecka
2. Domu Pomocy Społecznej.

Mając na uwadze powyższe proszę o informację czy wyżej wymienione jednostki organizacyjne JST mogą być objęte wsparciem w ramach wniosku?

Odpowiedź 2024-09-04

Zgodnie z Warunkami specyficznymi dla naboru do działania 1.4” – kryteria i warunki dostępu ad. „Zgodność projektu z zasadą deinstytucjonalizacji”: jeśli inwestycja dotyczy placówki opiekuńczo – pobytowej działającej w obszarach: usług edukacyjnych, społecznych i zdrowotnych, gdzie usługi świadczone są w formie instytucjonalnej (patrz: definicja wskazana w Wytycznych dotyczących realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021–2027) nie ma możliwości dofinansowania takiej inwestycji. Przedmiotową definicję (tj. opieka instytucjonalna) przytoczono także w regulaminie naboru FESL.01.04-IZ.01-135/24.

Pytanie 28.

Spółka jako typ Beneficjenta: „przedsiębiorstwo realizujące cele publiczne – przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne” realizuje cele publiczne, a także komercyjne.
Czy wydatki w projekcie mogą być uznane za kwalifikowane bez pomocy publicznej (z wyodrębnioną rachunkowością dla części komercyjnej), pomocą inną niż de minimis czy należy pomoc w całości zaliczyć do pomocy de minimis?

Odpowiedź 2024-09-04

W celu zbadania wystąpienia pomocy publicznej w projekcie należy przeprowadzić szczegółową analizę wykorzystania przedmiotu projektu, w tym profilu działalności wnioskodawcy (test pomocy publicznej – załącznik 4c do Instrukcji wypełniania wniosku).W celu zbadania wystąpienia pomocy publicznej w projekcie należy przeprowadzić szczegółową analizę wykorzystania przedmiotu projektu, w tym profilu działalności wnioskodawcy (test pomocy publicznej – załącznik 4c do Instrukcji wypełniania wniosku).

W przypadku podmiotów z branży wod-kan kluczowym byłoby w szczególności dowiedzenie, że projekt nie będzie zakłócał konkurencji i wywierał wpływu na wymianę handlową między państwami członkowskimi - to pomoże określić, czy projekt byłby objęty pomocą publiczną czy też nie. Przyjmując wariant „pomocowy” – możliwą podstawą prawną do zastosowania jest Rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 kwietnia 2024 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis w ramach regionalnych programów na lata 2021-2027. Dofinansowanie w ramach tego przeznaczenia wynosi 85%, przy czym całkowita kwota pomocy de minimis przyznanej jednemu przedsiębiorstwu nie może przekroczyć 300 000 EUR w okresie trzech lat.

Analizując wątek rozdziału działalności stricte publicznej od komercyjnej należy podkreślić, iż jednym z elementów analizowanych w kontekście wpływu na wymianę handlową jest kontekst działalności dotyczącej oczyszczania ścieków.

Taka działalność może mieć lokalny charakter (zatem wystąpi brak wpływu na wymianę handlową), ale przy zaistnieniu następujących warunków:
• przedsiębiorstwo prowadzi działalność wyłącznie na terenie gminy macierzystej lub ew. na terenie gmin sąsiednich na podstawie porozumienia komunalnego;
• przedsiębiorstwo jest prowadzone w formie zakładu budżetowego lub spółki kapitałowej, ale bez jakiegokolwiek udziału kapitału prywatnego i nie jest planowana sprzedaż udziałów lub akcji tej spółki podmiotom prywatnym;
• z dostępnych informacji nie wynika, aby inne podmioty prywatne prowadziły lub planowały prowadzić analogiczną działalność na terenie działalności tego rozpatrywanego przedsiębiorstwa.

Niespełnienie któregokolwiek ww. z punktów spowoduje objęcie instalacji pomocą publiczną.

A zatem, jeśli podmiot jest  spółką kapitałową, gdzie zakładany jest udział kapitału prywatnego i opcja sprzedaży udziałów lub akcji spółki podmiotom prywatnym – nie ma możliwości uznania, iż wystąpi przesłanka co do braku wpływu na wymianę handlową. Oznacza to, iż projekt objęty byłby regułami pomocy publicznej.

Pytanie 29.

Czy spółka wodna może ubiegać się o dofinansowanie do projektu w ramach naboru do działania 1.4.?

Odpowiedź 2024-09-04

W ramach naboru do działania 1.4 Cyfryzacja administracji publicznej (FESL.01.04-IZ.01-135/24) w typach beneficjentów, którzy mogą skutecznie aplikować w naborze wskazano „przedsiębiorstwa realizujące cele publiczne” (typ beneficjenta ogólny) – „przedsiębiorstwa wodociągowo – kanalizacyjne” (typ beneficjenta szczegółowy). Spółki wodne nie są wymienione jako potencjalni beneficjenci w niniejszym naborze. Także w Szczegółowym Opisie Priorytetów Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 nie identyfikujemy takiego typu szczegółowego beneficjenta dla działania 1.4.

Pytanie 30.

Czy zakup i montaż studni wodomierzowych wykonanych zgodnie z technologią przedstawioną powyżej, w ramach planowanego projektu cyfryzacji systemu zdalnego odczytu stanów wodomierzy, wpisuje się w katalog wydatków kwalifikowalnych?

Odpowiedź 2024-09-04

Kwalifikowalne są wydatki niezbędne do osiągnięcia celu działania oraz wpisujące się w któryś z trzech typów projektów, możliwych do realizacji w ramach działania 1.4. Cyfryzacja administracji publicznej (opisanych szerzej w SZOP). Zakup studni wodomierzowych nie wydaje się mieć związku z cyfryzacją administracji, a zatem trudno mówić również o spełnianiu celu działania, czyli „korzyściom z cyfryzacji”, w związku z czym trudno uznać taki wydatek za kwalifikowalny.

Jako element projektu niezbędny np. do wdrożenia e-usługi publicznej polegającej na automatyzacji i usprawnieniu informowania o stanie wodomierza i związanych z tym naliczeniach, czy też o ewentualnych awariach kwalifikowalne mogą być nakładki na wodomierze, służące do zdalnego odczytu, bądź też wodomierze umożliwiające zdalny odczyt.

Pytanie 31.

W ramach naboru nr FESL.01.04-IZ.01-135/24 planujemy realizację projektu, składającego się z 3 zadań. Dla każdego z zadań przeprowadziliśmy test pomocy publicznej, który wykazał, że w przypadku zadania 1 zostają spełnione przesłanki pomocy publicznej, a w przypadku zadania 2 nie są spełnione przesłanki pomocy publicznej. W związku z powyższym prosimy o określenie:

• czy w tym przypadku pomocy publicznej podlega cały projekt czy też możemy odrębnie traktować każde zadanie odrębnie, tzn. będą równe poziomy dofinansowania dla każdego z tych zadań.
• czy w przypadku zadania 2 możemy wnioskować o dofinasowanie w wysokości 85% kosztów kwalifikowanych, natomiast o jaki procent dofinasowania możemy wnioskować w przypadku zadania 1 (które spełnia przesłanki pomocy publicznej, pragnę nadmienić, iż nie planujemy wnioskować o pomoc de minimis). Od czego są uzależnione poziomy dofinasowania w przypadku zadań podlegających pomocy publicznej.
• czy załącznik nr 4c pomoc publiczna musi zostać wypełniony osobno dla każdego zadania, czy wystarczy, że w każdym z 5 pytań szczegółowo odniesiemy się do każdego zadania – tzn. np. w jednym pytaniu w przypadku zadania 1 odpowiedź będzie twierdząca, a w przypadku zadnia 2 odpowiedź negatywna.

Zadanie 3 będzie polegało na nabyciu systemu HR, który będzie służył do obsługi kadr i płac wszystkich pracowników. W związku z powyższym proszę o wskazanie, czy w tym przypadku nabyty system HR będzie spełniał przesłanki pomocy publicznej i jaki jest możliwy poziom dofinansowania.

Odpowiedź 2024-09-04

Jeśli w projekcie mamy do czynienia z kilkoma zadaniami, które mają różne wyniki w teście pomocy publicznej (jedno zadanie jest objęte pomocą, w innym takiej pomocy się nie identyfikuje) – to ogólnie trzeba stwierdzić, że projekt jako taki jest objęty pomocą publiczną, a finalne dofinansowanie na projekcie będzie wymierną poszczególnych poziomów dofinansowania na poszczególnych wydatkach. Jeśli dany wydatek w zadaniu X będzie podlegać pomocy publicznej, poziom dofinansowania do takiego wydatku będzie pochodną podstaw pomocowych, zastosowanych dla wydatku objętego pomocą publiczną. Istotne jest też podkreślenie konieczności wykazania, iż odrębne zadania/wydatki mają rozdzielność rachunkową i tak de facto nie przenikają się w projekcie.la przejrzystości całego opisu rekomendujemy, aby test pomocy publicznej przeprowadzony był odrębnie dla zadań w których będzie pomoc publiczna.

W celu zbadania wystąpienia pomocy publicznej w projekcie należy przeprowadzić szczegółową analizę wykorzystania przedmiotu projektu, w tym profilu działalności wnioskodawcy (test pomocy publicznej – załącznik 4c do Instrukcji wypełniania wniosku).Do wniosku należy dołączyć – oprócz zał. 4c (test pomocy) także: formularze pomocy de minimis /innej pomocy niż de minimis, zaświadczenie/oświadczenie dotyczące pomocy de minimis, sprawozdania finansowe (w przypadku pomocy publicznej), pozostałe dokumenty wymagane przepisami pomocy publicznej.

Pytanie 32.

Czy w ramach podniesienia poziomu cyberbezpieczeństwa w przedsiębiorstwie wodno-kanalizacyjnym można nabyć narzędzia informatyczne wraz z oprogramowaniem oraz sprzęt niezbędne do wdrożenia Dyrektywy NIS2? Czy przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa może być przedmiotem wniosku?

Odpowiedź 2024-09-04

W ramach działania 1.4, jako element każdej inwestycji (niezależnie od typu projektu), możliwe jest wdrożenie rozwiązań podnoszących poziom cyberbezpieczeństwa. W szczególności kwalifikowalny może być zakup niezbędnych narzędzi informatycznych wraz z oprogramowaniem oraz podniesienie kompetencji pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa (cross-financing). Dopuszcza się także przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa w jednostce objętej wsparciem oraz inne wydatki, o ile wynikają z przeprowadzonego w jednostce, wspomnianego wcześniej, audytu.

Pytanie 33. Ile lat wynosi okres odniesienia dla analiz finansowych w zakresie projektów realizowanych w ramach działania 01.04 Cyfryzacja administracji publicznej?

Odpowiedź

Zgodnie z instrukcją do opracowania analizy finansowej, okres odniesienia dla sektora iT wynosi 10 lat. Taki też należy przyjąć na potrzeby przygotowania analizy w ramach działania 1.4.

Pytanie 34. Czy w przypadku projektu, w ramach którego nie będą realizowane żadne prace budowlane, modernizacyjne czy adaptacyjne a projekt będzie polegał głównie na zakupie i wdrożeniu nowego oprogramowania, aplikacji, digitalizacji zasobów i usług z obszaru cyberbezpieczeństwa organizacji, konieczne jest dołączenie zaświadczenia/deklaracji organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000 oraz dokumentu (informacja) potwierdzającego zgodność projektu z celami środowiskowymi dla jednolitej części wód?

Odpowiedź

W opisanym przypadku nie ma konieczności składania wskazanych dokumentów.

Pytanie 35. Czy wydatki dot. modernizacji sieci LAN w budynku urzędu gminy mogą zostać uznane za kwalifikowalne? 

Odpowiedź

Tego typu wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny w ramach działania 1.4 o ile jest to niezbędny zakres do osiągnięcia założonych w projekcie celów.

Pytanie 36. Czy kosztem kwalifikowalnym będą ciepłomierze umożliwiające zdalny odczyt jako element projektu niezbędny do wdrożenia e-usługi publicznej polegającej na automatyzacji i usprawnieniu informowania o stanie ciepłomierza i związanych z tym naliczeniach?

Odpowiedź

Tego typu wydatek może zostać uznany za kwalifikowalny w ramach działania 1.4 z uwagi na pozytywny wpływ na usprawnienie oferowanych e-usług związanych z dostarczaniem ciepła mieszkańcom.

Pytanie 37. Czy przy przygotowaniu analizy potrzeb konieczne jest przeprowadzenie ankiet wśród odbiorców?

Odpowiedź

Przeprowadzenie ankiet wśród odbiorców nie jest obligatoryjnym wymogiem przy przygotowywaniu analizy potrzeb. W instrukcji wypełniania wniosku nie wskazano konkretnych narzędzi do zebrania potrzebnych informacji, natomiast wymieniono, co taka analiza powinna zawierać, aby oceniający mogli zweryfikować, czy projekt odpowiada na zapotrzebowanie potencjalnych użytkowników.

Pytanie 38. Czy kwalifikowalny jest zakup systemu elektronicznego głosowania umożliwiający radnym głosowanie podczas sesji i komisji za pomocą smartfonów tabletów czy laptopów?

Odpowiedź

Wymieniony zakres inwestycji może zostać uznany za kwalifikowalny w ramach działania 1.4.

Pytanie 39. Czy kwalifkowalne jest utworzenie wielofunkcyjnej sali multimedialnej w urzędzie (remont sali, zakup mebli oraz sprzętu informatycznego typu tablica interaktywna, projektor, ekran, głośniki)?

Odpowiedź

Aby uznać ten zakres za kwalifikowalny, konieczne jest uzasadnienie powiązania z celami działania oraz wybranym typem projektu (np. jeśli przyjąć, że jest to rozwiązanie typu back-office, kluczową kwestią jest wskazanie, jakich procesów dotyczy i jak utworzenie ww. sali przyczyni się do uproszczenia i usprawnienia oferowanych usług publicznych).

Pytanie 40. Czy koszt Inżyniera kontraktu, którego zakres obowiązków obejmować będzie: wsparcie przy przygotowaniu i przeprowadzaniu zamówień związanych z realizacją projektu, nadzór nad realizacją projektu, zgodnością prac wykonywanych przez wykonawców z zawartymi umowami i dokumentacją projektową a także weryfikację postępu prac, kontrolę jakości, wskaźników, kosztów i terminów, należy ująć w ramach kosztów pośrednich czy bezpośrednich?
 Odpowiedź

Zakres ten (i związany z nim wydatek) należy uwzględnić w kosztach pośrednich projektu, jako „czynności administracyjne, związane bezpośrednio z zarządzaniem, rozliczaniem i monitorowaniem projektu lub innymi działaniami administracyjnymi w projekcie”.

Pytanie 41. Proszę o informację, czy dysponują Państwo wytycznymi/wzorem analizy wariantowej?

Odpowiedź

Zarówno w przypadku analizy potrzeb jak i analizy wariantowej nie obowiązuje konkretny wzór dla ww. dokumentów. Istnieje zatem dowolność co do formy i objętości dokumentu (istotne jest natomiast, by zawarto w nim elementy wymienione w instrukcji a przydatne do oceny wg kryterium). Ponadto analiza wariantowa może być przedstawiona w jednym dokumencie razem z analizą potrzeb.

Pytanie 42. Jaki rodzaj działalności gospodarczej należy wybrać w polu B.4 wniosku w przypadku działania 1.4 Cyfryzacja administracji publicznej?

Odpowiedź 

Właściwym dla działania 1.4 jest rodzaj: Działalność informacyjno- komunikacyjna, w tym telekomunikacja.