Podpisanie umowy o dofinansowanie jest zwieńczeniem procesu ubiegania się o przyznanie unijnego wsparcia.
Dowiedz się:
Informacja o wybraniu projektu do dofinansowania
Po zakończeniu weryfikacji formalnej i merytorycznej instytucja udzielająca dotacji publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest jeszcze gwarantem uzyskania dofinansowania.
Wpływ na to, ile i jakie podmioty otrzymają dofinansowanie, może mieć również wysokość puli środków do rozdysponowania w danym naborze. Może się zdarzyć, że ilość środków nie wystarczy dla wszystkich pozytywnie ocenionych projektów. Instytucja zarządzająca programem podejmuje wówczas decyzję o wyborze do dofinansowania najwyżej sklasyfikowanych projektów, bądź też o zwiększeniu puli środków, jeśli jest to możliwe.
Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma o przyznaniu wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zebrać przed podpisaniem umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić formalności. Jeżeli realizujesz projekt w partnerstwie, stroną umowy jest partner wiodący, na którym spoczywa również odpowiedzialność za realizację projektu.
Wymagane dokumenty
Lista dokumentów niezbędnych do podpisania umowy składa się z pozycji obowiązkowych dla wszystkich wnioskodawców oraz takich, które są opcjonalne w zależności od specyfiki programu i projektu objętego wsparciem. Szczegółowy wykaz wymaganych od ciebie załączników znajduje się w dokumentacji naboru, z którego otrzymasz dotację. Ich listę otrzymasz także z informacją o przyznaniu dofinansowania.
Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Przykładowo przedsiębiorca, który realizuje projekt rozwojowy swojej firmy, najczęściej zobowiązany jest dostarczyć:
- dokumenty rejestrowe firmy (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON);
- kopię umowy o prowadzeniu rachunku bankowego;
- dokumenty potwierdzające zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie);
- aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
- dokumenty środowiskowe – potwierdzenie, że realizowany projekt nie będzie negatywnie wpływał na środowisko naturalne,
- oświadczenia (np. o statusie mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa; dysponowaniu nieruchomością na potrzeby realizacji projektu; kwalifikowalności podatku VAT itp.),
- inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu albo wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.
Formy zabezpieczenia
Przy podpisaniu umowy o dofinansowanie wymagane jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Potwierdzający je dokument stanowi jeden
z obligatoryjnych załączników. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych.
Zabezpieczenie składane jest w wybranej przez beneficjenta formie np. weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jednak przy większych projektach, w przypadku wnioskowania o zaliczkę w kwocie wyższej niż wskazana w rozporządzeniu, beneficjent musi złożyć dodatkowe zabezpieczenie, np.:
- cesja praw z polisy ubezpieczeniowej,
- hipoteka,
- poręczenie,
- gwarancja bankowa
- czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy.
Zabezpieczenie powinno być ustanowione na kwotę nie mniejszą, niż wysokość przyznanego dofinansowania. Jest ono uruchamiane wtedy, kiedy beneficjent w wyniku nieprawidłowej realizacji projektu jest zobowiązany do zwrotu dofinansowania, a tego nie robi bądź nie może zrobić (nie ma wystarczających środków). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje zdeponowane w instytucji udzielającej wsparcia.
Główne postanowienia umowy
Przedmiotem umowy jest udzielenie dofinansowania na realizację projektu ze środków publicznych z programu "Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027" oraz określenie praw i obowiązków stron umowy.
W jej treści określone są:
- strony umowy;
- wysokość i warunki dofinansowania;
- szczegóły dotyczące zasad realizacji i rozliczania projektu;
- obowiązki związane z bieżącym monitorowaniem przebiegu projektu;
- zasady kontroli projektu przez uprawnione instytucje;
- zasady postępowania w sytuacjach, gdy dokładne wykonanie umowy stanie się niemożliwe, czyli np. reguły dokonywania zmian w projekcie, sytuacje, w których umowa może być wypowiedziana bądź rozwiązana;
- wskazanie obowiązków informacyjno-promocyjnych w projekcie;
- zagadnienia związane z ochroną danych osobowych;
- zobowiązanie do ponoszenia wszystkich wydatków w sposób racjonalny i konkurencyjny;
- wskazanie, że cały projekt musi być realizowany z poszanowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego.
Przedmiotem umowy o dofinansowanie jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu tak, jak opisałeś to we wniosku o dofinansowanie. Wniosek będzie załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a wszelkie ewentualne zmiany w nim będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, a czasem także podpisania aneksu do umowy.
Środki otrzymasz tylko wówczas, gdy wypełnisz wszystkie obowiązki, jakie na Tobie spoczywają. Dotacja (lub jej część) może być odebrana, jeżeli realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku o dofinansowanie lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu (np. nie kupiłeś tego, o czym pisałeś we wniosku, nie zatrudniłeś tyle osób, ile zadeklarowałeś). Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić, jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców. Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawi się potrzeba jego modyfikacji, poinformuj o tym niezwłocznie instytucję, z którą zawarłeś umowę o dofinansowanie. Jeżeli Twoje potrzeby będą się mieściły w zakresie dopuszczalnych zmian, sporządzony zostanie aneks do umowy.
