Komunikacja projektów strategicznych
Tutaj znajdziesz informacje dotyczące komunikacji projektów o znaczeniu strategicznym.
PROJEKTY STRATEGICZNE
Czym jest projekt o znaczeniu strategicznym?
Projekt strategiczny to inicjatywa, która:
- wnosi znaczący wkład w osiąganie celów programu,
- wymaga szczególnej promocji,
- zapewnia większą widoczność wsparcia z UE dla społeczeństwa.
Co sprawia, że projekt ma znaczenie strategiczne?
- systemowy charakter projektu: np. system e-zdrowie, wspólny system biletowy w transporcie publicznym;
- innowacyjny charakter: projekt, który wprowadza nową politykę lub nowe ramy projektu;
- znaczenie dla gospodarki krajowej, regionalnej i lokalnej: dany projekt jest postrzegany przez społeczeństwo jako ważny, np. regionalne centrum badawczo-rozwojowe, obwodnica miasta;
- szczególny charakter projektu: ze względu na specyfikę i warunki lokalne nie może być zbyt wielu tego rodzaju projektów, np. regionalny węzeł transportowy.
- duża liczba odbiorców końcowych (np. MŚP) lub ich szczególny charakter (np. młodzież).
- wysokość finansowania: stosunkowo znaczne zasoby zapewnione w ramach projektu.
KOMUNIKACJA PROJEKTÓW STRATEGICZNYCH
Rola beneficjentów
Beneficjenci i podmioty wdrażające instrumenty finansowe:
- podają informację na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych o wsparciu projektu z Funduszy Europejskich;
- organizują wydarzenie informacyjne lub działania komunikacyjne i włączają w te działania Komisję Europejską (KE) i instytucję zarządzającą (IZ) w odpowiednim terminie.
Takie wydarzenie lub działanie powinno być okazją do nagłośnienia wśród społeczeństwa działań realizowanych w projekcie oraz do zaprezentowania pozytywnych zmian dla kraju i regionu, a mianowicie znaczenia projektu dla osiągnięcia celu szczegółowego programu.
Jest to okazja do wykazania związku między celem projektu, jego znaczeniem dla rozwoju kraju i wkładem w realizację priorytetów UE. Ostatecznie to dzięki organizacji wydarzeń informacyjnych lub działań komunikacyjnych społeczeństwo może przekonać się, jak projekty realizowane w ich otoczeniu sprawiają, że Europa:
- staje się bardziej konkurencyjna,
- jest przyjazna dla środowiska,
- jest lepiej połączona,
- zyskuje silniejszy wymiar społeczny
- jest bliższa obywatelom.
Wydarzenie informacyjne lub działanie komunikacyjne
Takie wydarzenie lub działanie może przybierać różne formy, np.:
- specjalne kampanie skoncentrowane wokół projektu;
- wydarzenia promujące większe zaangażowanie i przyciągające użytkowników końcowych lub grupy docelowe, takie jak konkursy, wycieczki z przewodnikiem, warsztaty itp.;
- imprezy inauguracyjne lub na zakończenie, takie jak otwarcie projektu, zakończenie prac budowlanych itp.;
- specjalne wydarzenia zapewniające wyjątkowe doświadczenia związane z projektem, np. wystawy, storytelling, teatry, pokazy mody, itp.;
- wydarzenia zapewniające duży rozgłos medialny, np. konferencje prasowe, wizyty dziennikarzy w miejscach realizacji projektów, itp.;
- wszelkie formy wydarzeń informacyjnych lub działań komunikacyjnych, które pozwolą przekazać informacje o wsparciu z Funduszy Europejskich z udziałem KE i IZ;
- prezentowanie osiągnięć w ramach projektów, np. wizyty w laboratoriach i wyremontowanych obiektach, oprowadzanie, dni otwarte, targi, itp.
Rozgłos wydarzeń lub działań związanych z projektami
- Zasadnicze znaczenie dla zapewnienia znacznej widoczności ma podejście oparte na prostej i rzetelnej komunikacji.
- Beneficjenci projektów powinni informować o swoich osiągnięciach poprzez konkretne wyniki i zobrazowanie tego, jak te wyniki poprawiają jakość życia Europejczyków.
- Zaangażowanie instytucji zarządzających, przedstawicieli Komisji i innych wysokich rangą przedstawicieli lub znanych osobistości zwiększy zainteresowanie mediów.
- Większą widoczność zapewni też współpraca z dziennikarzami i tworzenie przestrzeni dla mediów i prasy w związku z wydarzeniem lub działaniem.
- Dotarcie do grup docelowych projektu jest ważne, ale z uwagi na duże znaczenie tych projektów, wydarzenie lub działanie powinno dotrzeć do szerszego grona odbiorców, którzy zazwyczaj nie znają projektów UE.
- Ważną rolę ogrywają media społecznościowe – przed wydarzeniem lub działaniem, w ich trakcie i po ich zakończeniu warto zadbać o to, by beneficjenci korzystali z różnych platform i pozyskiwali zdjęcia oraz materiały wideo i audio w celu rozpowszechniania informacji o projektach i zwiększenia ich widoczności.
- Skuteczną i sprawdzoną metodą, która zwiększa skuteczność komunikacji, jest wspieranie beneficjentów w zakresie komunikacji przez instytucje zarządzające.
Jak instytucje zarządzające mogą wesprzeć komunikację?
Państwa członkowskie i instytucje zarządzające mają za zadanie zapewnić widoczność we wszystkich działaniach wspieranych z Funduszy Europejskich, dotyczy to szczególnie projektów strategicznych.
Instytucje zarządzające mogą wspierać beneficjentów w spełnieniu wymogów widoczności i komunikacji oraz organizacji wydarzeń i działań o dużym zasięgu poprzez:
- przybliżenie beneficjentom ich obowiązków i zobowiązań, np. w ramach spotkań organizacyjnych,
- zaproponowanie beneficjentom do wyboru kilku odpowiednio dostosowanych wydarzeń informacyjnych lub działań komunikacyjnych,
- edukację i wsparcie beneficjentów w zakresie ich obowiązków, np. przez publikowanie poradników dot. zasad komunikacji i widoczności, wskazywanie dobrych przykładów, udzielanie wskazówek i porad dotyczących korzystania z symbolu UE i sformułowań dotyczących finansowania, itp.,
- organizację webinariów i szkoleń z zakresu komunikacji i widoczności, ale również dotyczące innych tematów,
- angażowanie zewnętrznych specjalistów lub agencji ds. komunikacji w celu zapewnienia dostosowanego do potrzeb wsparcia w komunikacji, np. ekspertów ds. mediów społecznościowych lub zarządzania wydarzeniami,
- wspieranie beneficjantów w kontaktach z mediami,
- współpracowanie z beneficjentami przy tworzeniu komunikacji,
- zorganizowanie wszelkich działań wspierających, jakie mogą się przydać realizatorom projektu.
Specjaliści ds. komunikacji i koordynatorzy ds. komunikacji
Specjalista ds. komunikacji, wyznaczony w ramach programu, określa ukierunkowane działania mające na celu zwiększenie widoczności projektu o znaczeniu strategicznym, by pozwolić ludziom zrozumieć, co robi dla nich UE.
Zaleca się, aby specjaliści ds. komunikacji ściśle współpracowali z krajowym koordynatorem ds. komunikacji, tak aby zwiększyć zasięg przekazywanych informacji i zapewnić koordynację komunikacji w zakresie wszystkich funduszy.
Jak jeszcze można nagłośnić projekty?
W celu rozpowszechniania informacji na temat projektu strategicznego wśród różnych odbiorców i za pośrednictwem różnych kanałów państwa członkowskie i instytucje zarządzające mogą:
- przedstawić informacje o projekcie strategicznym na odpowiednim portalu internetowym,
- wzmocnić przekaz w ramach wszystkich funduszy, programów i sieci oraz poinformować zainteresowane strony dzięki przekazaniu inicjatywy koordynatorowi ds. komunikacji,
- rozpowszechniać komunikaty i nawiązywać współpracę z nowymi podmiotami za pośrednictwem sieci krajowych,
- zamieścić informacje o projektach strategicznych w wykazie operacji w znormalizowanym formacie.
Angażowanie Komisji Europejskiej i instytucji zarządzającej
Beneficjenci powinni angażować Komisję i instytucję zarządzającą do prowadzonych przez siebie działań informacyjnych. Dzięki temu mogą zwiększyć widoczności swojej pracy.
W przypadku angażowania Komisji Europejskiej – w zaproszeniu, wysłanym z min. 4-tygodniowym wyprzedzeniem, powinny być zawarte:
- podstawowe informacje o projekcie,
- czas i miejsce wydarzenia,
- charakter i format wydarzenia lub działania,
- opis oczekiwanej roli przedstawiciela Komisji w wydarzeniu/działaniu oraz oczekiwany wkład.
Dobrą praktyką jest informowanie Komisji przez instytucje zarządzające o zbliżających się wydarzeniach informacyjnych lub działaniach komunikacyjnych związanych z operacjami o znaczeniu strategicznym za pośrednictwem modułu „widoczność, przejrzystość i komunikacja” w systemie SFC2021. Instytucje zarządzające mogą stosować tę praktykę, aby ułatwić terminową wymianę informacji i działać jako łącznik między realizatorami projektów a Komisją. Należy zauważyć, że odpowiedzialność za zaangażowanie Komisji i instytucji zarządzającej spoczywa na beneficjencie.
Więcej informacji
Podręcznik dla projektów strategicznych przygotowany przez Komisję Europejską.
