Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytanie 1. Gdzie znajduje się schemat nadawania uprawnień do CST?

Odpowiedź

Schemat nadawania uprawnień do CST2021 znajdą Państwo w załączniku nr 4 do Wytycznych, dotyczących warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. Dokument opisuje krok po kroku procedurę zgłaszania osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 2. Czy na BK2021 publikujemy tylko zamówienia o wartości od 50 tys. netto do 129.999,99 zł netto? Bo od 130.000 netto już BZP?

Odpowiedź

W pierwszej kolejności należy ustalić typ Beneficjenta, a także szacowaną wartość zamówienia.

Zgodnie z sekcją 3.2.1. „Wyłączenia” Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 50.000 zł netto. Powyżej tej kwoty wchodzimy w zastosowanie zasady konkurencyjności.

Zamówienia publiczne prowadzone na podstawie tych Wytycznych – tzw. Zasada Konkurencyjności wymuszają publikację ogłoszeń na portalu BK2021.

Natomiast art. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych reguluje zakres zamówień objętych ustawą.

Gdy zamówienie jest objęte ustawą PZP, zasadę konkurencyjności uważa się za spełnioną.

Przykładowo, gdy Zamawiający publiczny udziela zamówienia w trybie podstawowym publikuje ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, wtedy nie ogłasza się już tego na BK2021. Natomiast jeżeli Zamawiający nie stosuje ustawy PZP, jest np. przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą (nie spełnia przesłanek tzw. Zamawiającego publicznego, sektorowego, ani subsydiowanego) ogłasza zasadę konkurencyjności na BK2021 także powyżej 130 000 zł. (bez górnego limitu).

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 3. Czy w systemach CST oraz SM EFS będzie obowiązywała ta sama zasada, co w LSI2021, tzn. jeden beneficjent ma założony tylko jeden profil. Czyli w przypadku gminy i jej jednostek organizacyjnych będzie tylko jeden profil, którego właścicielem będzie prezydent, a jednostki będą miały uprawnienia nadawane przez niego? Czy jednak w tych systemach każdy projekt (niezależnie kto jest beneficjentem lub realizatorem) będzie miał swój profil?

Odpowiedź

System CST2021, jak i moduł SM EFS który wchodzi w skład CST 2021 są zarządzane przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Reguły z LSI2021 dotyczące np. profili nie mają zastosowania w CST2021. W CST2021 nie funkcjonuje pojęcie „profil”. Konto w systemie CST2021 tworzy użytkownik dla siebie, nie instytucji.

Użytkownik samodzielnie rejestruje się w systemie (za pomocą zaproszenia od Instytucji lub poprzez funkcję Zarejestruj się). Podczas rejestracji użytkownik podaje swój login, imię, nazwisko, adres e-mail. Korzystanie z funkcjonalności jest możliwe pod warunkiem nadania użytkownikowi uprawnień.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 4. Czy wprowadza się poszczególne formy wsparcia (szkolenia, warsztaty) datami, każde spotkanie z osobna, czy przy danym uczestniku wpisuje się tylko datę rozpoczęcia udziału w projekcie?

Odpowiedź

W Systemie Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (SM EFS) dodając dane nowego uczestnika/czki projektu EFS+ podaje się jego dane osobowe (obywatelstwo, rodzaj uczestnika, imię, nazwisko, pesel, wykształcenie), dane teleadresowe, status uczestnika w chwili przystąpienia do projektu.

W sekcji "szczegóły wsparcia" podaje się:

  - datę rozpoczęcia udziału w projekcie,
  - datę zakończenia udziału w projekcie.

W sekcji "rodzaj wsparcia" podaje się:

  - zakres wsparcia,
  - rodzaj przyznanego wsparcia,
  - datę rozpoczęcia udziału we wsparciu.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 5. W którym systemie będzie dostępny Harmonogram form wsparcia?

Odpowiedź

Harmonogram form wsparcia w EFS+ będzie dostępny systemie LSI2021.

Zgodnie ze wzorem nr 2, umowy o dofinansowanie projektu w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 (zwykła - EFS+) Beneficjent zobowiązuje się sporządzić i zamieścić na stronie internetowej projektu, o ile taka istnieje, szczegółowy harmonogram udzielania wsparcia oraz do sporządzania i składania harmonogramów udzielanych w projekcie form wsparcia do IZ FESL, zgodnie z zamieszczoną instrukcją na stronie internetowej programu.

Harmonogram form wsparcia należy składać w terminie do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym udzielane będzie wsparcie. W przypadku istotnych zmian w zakresie udzielanego wsparcia (dotyczących przede wszystkim daty i miejsca planowanej formy wsparcia), beneficjent zobligowany jest do niezwłocznej aktualizacji harmonogramu.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 6. Proszę o powtórzenie procedury jak nadać uprawnienia do CST?

Odpowiedź

Schemat nadawania uprawnień do CST2021 znajdą Państwo w załączniku nr 4 do Wytycznych dotyczących warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. Dokument opisuje krok po kroku procedurę zgłaszania osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta.

Natomiast czynności w systemie, krok po kroku, opisuje „Instrukcja użytkownika SL2021 – obszar Projekty” rozdział 9 „Zarządzanie użytkownikami”. W wersji 2.0 znajduje się tam opis zagadnień:

9.1 Rejestracja własnego kont
9.2 Zarządzanie osobami uprawnionymi
9.2.1 Lista osób uprawnionych
9.2.2 Modyfikacja danych osoby uprawnionej
9.2.3 Zablokowanie osoby uprawnionej
9.2.4 Odblokowanie osoby uprawnionej

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 7. Proszę o powtórzenie raz jeszcze zasady zamieszczania dokumentów/załączników do WoP?

Odpowiedź

Dokumenty w systemie CST2021 to realne dokumenty biznesowe (podpisane umowy i aneksy), jak i dokumenty „techniczne” umożliwiające realizację procesów biznesowych oraz zapewnienie ścieżki audytu (umowy i aneksy oznaczone jako podpisane poza SL2021, wnioski o zmianę).

Załączniki to pliki wgrane z dysku lokalnego do systemu CST2021 np. skan faktury, skan umowy.

Czynności w systemie, krok po kroku, opisuje „Instrukcja użytkownika SL2021 – obszar Projekty” rozdział 8 „Zarządzanie użytkownikami”. W wersji 2.0 znajduje się tam opis  zagadnień:

8.1 Katalog załączników
8.2 Modyfikacja załącznika
8.3 Dowiązanie załącznika do dokumentu
8.4 Odwiązanie załącznika od dokumentu
8.5 Usunięcie załącznika
8.6 Dodanie załącznika z poziomu katalogu załączników

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 8. Jak zarejestrować konta w CST i w LSI?

Odpowiedź

Zarejestrowanie w systemie polega na wypełnieniu formularzy rejestracyjnych online:

- Formularz rejestracji do CST2021

- Formularz rejestracji do LSI2021

W przypadku CST2021 samo zarejestrowanie się nie wystarczy, opiekun projektu, po podpisaniu umowy o dofinansowanie doda do projektu „przypisze” osobę zarządzającą projektem. Osoba zarządzająca projektem, po zalogowaniu, będzie mogła później samodzielnie dodawać kolejnych użytkowników do danego projektu.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 9. Czy osoba, do której skieruje się wniosek o płatność do podpisu otrzyma automatycznego maila o gotowym wniosku do podpisu?

Odpowiedź

Po przypisaniu zadania dot. podpisania wniosku o płatność przez użytkownika A dla użytkownika B system SL2021 na dzień 23.08.2023 r. nie wysyła automatycznego powiadomienia na e-mail użytkownika B.

Użytkownik B widzi przypisane zadanie dopiero po zalogowaniu do aplikacji, białe menu z lewej strony, zakładka ZADANIA -> ZADANIA MOJE.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 10. Proszę o wytłumaczenie procesu dołączania użytkowników w aplikacji WOD2021.

Odpowiedź

W ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 nie będzie wykorzystywana aplikacja WOD2021. W województwie śląskim wnioski o dofinansowanie będą składane przy użyciu systemu Lokalny System Informatyczny 2021 (LSI 2021).

Wszelkie informacje dot. pracy w WOD2021 umieszczone są na stronie internetowej aplikacji Wnioski o dofinansowanie. Znajdziecie tam również formularz rejestracji do WOD2021.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 11. W jakim systemie SL2021 czy LSI2021 zostanie zamieszczony pierwszy harmonogram płatności? Czy zamówienia w projekcie w sytuacji prowadzenia zapytania ofertowego będą miały być zamieszczane w systemie SL2021?

Odpowiedź

Zakładka harmonogram płatności nie jest jeszcze stworzona w systemie SL2021 (stan na dzień 1.09.2023 r.). Do czasu jej uruchomienia będą funkcjonowały pliki Excel. Informacje na temat formy i zasad przekazania harmonogramu płatności regulują zapisy konkretnej umowy o dofinansowanie.

Zapytania ofertowe w myśl zasady konkurencyjności uregulowanej w wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków publikuje się po pierwsze na Bazie Konkurencyjności. Natomiast instytucja może zobowiązać Beneficjenta do informowania o takich ogłoszeniach.

Przykładowo, zgodnie z zapisami dokumentu: PRZEWODNIK DLA BENEFICJENTÓW FE SL 2021-2027 - wersja 3 Załącznik nr 1 do Uchwały nr 1494/435/VI/2023 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 13.07.2023 r., strona 76:

„Zamówienia (o wartości przekraczającej 50 000 zł netto) dotyczące wydatków kwalifikowalnych należy przesyłać w CST 2021 na bieżąco (niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, tj. po podpisaniu umowy z wykonawcą).”

Strona 78:

„Z uwagi na ograniczenia techniczne w CST 2021 (moduł Zamówienia Publiczne) i brak możliwości wyboru trybów pozaustawowych, w przypadku: - zamówień udzielanych na podstawie zasady konkurencyjności i zamówień o wartości przekraczającej 50 000 zł netto (do których nie ma zastosowania ustawa PZP) wszczętych przed ogłoszeniem regulaminu wyboru trzeba wybrać z listy opcję „tryb podstawowy”; - zamówień wyłączonych ze stosowania zasady konkurencyjności lub ustawy PZP trzeba wybrać z listy opcję „zamówienie z wolnej ręki”.

Jako, że w systemie CST 2021 (moduł Zamówienia Publiczne) nie ma miejsca na wskazanie nazwy zamówienia, taką nazwę należy wpisać w polu „uwagi”. W polu tym należy także wpisać odnośnik do strony postępowania.

Wskazany przewodnik nie dotyczy projektów z zakresu instrumentów finansowych (pożyczki/ poręczenia), działań wdrażanych przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) oraz Instytucje Pośredniczące FE SL 2021-2027 tj. Śląskie Centrum Przedsiębiorczości oraz Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, a także projektów realizowanych w ramach pomocy technicznej.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 12. W jakich sytuacjach należy związać załączniki w CST? Czy system monitorowania dotyczy także stowarzyszeń lub prywatnych przedsiębiorstw?

Odpowiedź

W sekcji załączniki system SL2021 wyświetla dwie funkcje:

„Dodaj załącznik” – używamy jej wtedy, kiedy chcemy wgrać nowy plik (np. skan faktury) z komputera do zasobów systemu SL2021.

„Dowiąż załącznik” – używamy jej wtedy, kiedy chcemy np. do wniosku o płatność dołączyć plik, który już jest w zasobach systemu SL2021 (był wcześniej wgrany funkcją Dodaj załącznik).

System Monitorowania EFS przeznaczony jest do obsługi procesu monitorowania podmiotów i uczestników otrzymujących wsparcie w ramach projektów realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus dla perspektywy finansowej 2021-2027. Jeżeli stowarzyszenie/prywatne przedsiębiorstwo otrzyma dofinansowanie z EFS+ będzie musiało korzystać z SM EFS.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 13. Czy każdy pracownik będzie miał osobny dostęp do Systemu Monitorowania EFS, aby móc uzupełniać dane uczestników?

Odpowiedź

System Monitorowania EFS działa na stronie https://sm.efs.gov.pl.

Pierwszego użytkownika SM EFS wprowadza opiekun projektu na podstawie „Wniosku o dodanie osoby uprawnionej zarządzającej projektem po stronie Beneficjenta”. Kolejni pracownicy Beneficjenta mogą, ale nie muszą mieć dostęp do SM EFS. W praktyce najczęściej będą mieli osobne dostępy, o ile Administrator w projekcie stworzy dla nich Profile Użytkowników.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka

Pytanie 14. Czy beneficjentem zarządzającym projektem może być wójt/burmistrz/prezydent? 

Odpowiedź

W systemie funduszy europejskich nie stosuje się definicji "beneficjenta zarządzającego". Natomiast odnośnie SL2021 stosowane jest pojęcie "osoby zarządzającej projektem". Każdy może zostać osobą zarządzającą projektem decyduje o tym beneficjent.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka 

Pytanie 15. Jak załączyć oferty przetargowe składane elektronicznie w formacie zip?

Odpowiedź

Dodanie pliku zip w systemie jest niemożliwe. Plik może być w formacie xml, pdf, jpg, jpeg, png, xls, xlsx, doc, docx, xades, pades. Nie jest dozwolone dodawanie plików wykonywalnych. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku nie może przekraczać 50Mb. Ponieważ oferta w zip jest tzw. oryginalnym plikiem w mojej ocenie nie powinno jej się rozpakowywać (zazwyczaj paczka zip jest podpisana podpisem zewnętrznym). W takim przypadku należałoby oryginał oferty w zip przekazać poza systemem SL2021 w sposób uzgodniony z instytucją.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka 

Pytanie 16. Jak będą rozliczane koszty pośrednie?

Odpowiedź

Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, Podrozdział 3.12. Koszty pośrednie, punkt 4) „Koszty pośrednie projektu EFRR/FS/FST są rozliczane za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków, o których mowa w podrozdziale 3.10, w szczególności za pomocą stawek ryczałtowych określonych w art. 54 rozporządzenia ogólnego.

Odnośnie projektów miękkich, punkt 5) informuje, że „Koszty pośrednie projektu EFS+ są rozliczane wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych”.

W praktyce oznacza to, że w systemie SL2021, podczas tworzenia wniosku o płatność np. rozliczającego zaliczkę należy w trybie edycji wniosku o płatność przejść do BLOKI DANYCH -> z MENU wybrać opcję „UPROSZCZONE METODY ROZLICZANIA”. Na samym dole strony pojawia się blok KOSZTY POŚREDNIE, w wierszu 1, STAWKA RYCZAŁTOWA, na samym końcu wiersza wybieramy symbol trzech kropeczek -> EDYCJA.

Po przeładowaniu strony pojawi się okno EDYCJI RYCZAŁTU, należy zastosować stawkę ryczałtową wymienioną w wierszu Stawka ryczałtowa (%) i uzupełnić (wyliczyć) ręcznie "Wydatki ogółem", "Wydatki Kwalifikowalne" i pole "Dofinansowanie".

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka 

Pytanie 17. Czy beneficjent musi mieć wiele kont jako użytkownik na różnych platformach czy wystarczy jedno konto na stronie CST?

Odpowiedź

Co do zasady CST2021 działa w oparciu o SZT2021. SZT2021 to aplikacja udostępniająca tzw. wspólną bramkę logowania dla aplikacji wchodzących w skład CST2021. Umożliwia ona zalogowanemu przez nią użytkownikowi przechodzenie pomiędzy poszczególnymi aplikacjami CST2021, do których użytkownik ma nadany dostęp, bez konieczności ponownego uwierzytelnienia.

Uwierzytelnienie w SZT2021 następuje przez wprowadzenie loginu i hasła.

Natomiast na chwilę obecną, systemy które prezentowałem w czasie szkolenia posiadają oddzielne konta, co oznacza na ten moment logowanie oddzielnymi loginami i hasłami. Aplikacje: SL2021, Baza konkurencyjności: BK2021 oraz monitorowanie projektów (aplikacja: System Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego) posiadają oddzielne formularze rejestracyjne, oddzielne loginy i hasła, nie działa pomiędzy nimi wspólna bramka logowania.

Odpowiedź opracowana przez Pana Mirosława Ciołka