Obowiązki informacyjno-promocyjne w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 - webinar 20 maja 2024 r.
Pytanie 1. Co z plakatami u realizatorów staży? Czy mają wisieć przez czas trwania projektu czy wystarczy tyko w czasie realizacji stażu? I jak z kwestią widoczności? Wiem, że wielu z nich nie umieści ich w miejscu widocznym typu przy wejściu do budynku. Mamy do zrealizowania 450 staży i nie wyobrażam sobie pisania do Państwa o zgodę w każdym takim przypadku. Po pierwszych stażach zrealizowanych już wiemy, że np. kiedy uczniowie mieli staż w restauracji hotelowej plakat powieszony był właśnie tam. I ostatnie pytanie: czy mamy mieć w dokumentacji zdjęcia powieszonych plakatów u realizatorów staży?
Odpowiedź
Plakaty muszą być wywieszone podczas realizacji stażu.
Plakat informujący powinien znajdować się w miejscu fizycznej realizacji projektu (w sali wykładowej, recepcji).
Najlepiej przechowywać w dokumentacji zdjęcia plakatów, w celu okazania ich podczas kontroli.
Pytanie 2. W związku z tym, iż osoby bezrobotne, które otrzymały środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej również mają obowiązek powiesić plakat proszę o odpowiedź: Czy w związku z tym, że uległa nam zmianie wartość projektu, czy osoby, które otrzymały dotację w zeszłym roku mają go obowiązek zmienić na aktualny?
Odpowiedź
Tak, wszelkie zmiany dot. wysokości dofinansowania muszą zostać zaktualizowane.
Pytanie 3. Będziemy realizować projekt na fotowoltaikę - czy każdy panel i urządzenia towarzyszące powinny być oklejone?
Odpowiedź
Nie, wystarczy zamieścić tablicę zgodnie z wytycznymi. Najlepiej kierować się zdrowym rozsądkiem, tym bardziej jeśli instalacja będzie zamieszczona w miejscu niedostępnym dla ludzi (np.: dach).
Pytanie 4. Czy gminy też muszą założyć profil w mediach społecznościowych?
Odpowiedź
Jeśli gmina jako beneficjent realizuje projekt, to jest zobowiązana do założenia profilu w mediach społecznościowych lub zamieszczenia opisu projektu na istniejącym profilu gminy w social mediach
Pytanie 5. Umowa o dofinansowanie projektu została podpisana w 2024 r., która obejmuje dwa etapy robót budowlanych. Pierwszy etap robót budowlanych został zakończony w 2023 r. natomiast drugi etap robót budowlanych zgodnie z zakresem rzeczowo-finansowym przewidziany jest do realizacji w latach 2025/2026. Pytanie czy tablica informacyjna projektu winna być ustawiona w terminie do 2 miesięcy od daty podpisania umowy czy po rozpoczęciu etapu drugiego robót budowlanych czyli w 2025 r. Nie było tablicy dla etapu pierwszego, gdyż umowa o dofinansowanie była podpisana w 2024 r. ?
Odpowiedź
Tablicę informacyjną musisz umieścić niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu obejmującego inwestycje rzeczowe lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu.
W przypadku, gdy projekt rozpoczął się przed uzyskaniem dofinansowania, tablica powinna zostać zainstalowana/ustawiona bezpośrednio po podpisaniu umowy lub uzyskaniu decyzji o dofinansowaniu (nie później niż dwa miesiące od tej daty).
Pytanie 6. Jeśli w jednej lokalizacji realizowane są 2 projekty w ramach UE oraz 1 projekt w ramach Budżetu Państwa, który jest wspólny z projektem Unii Europejskiej, to ile tablic informacyjnych powinno być zamontowanych?
Odpowiedź
Jeśli beneficjent w tym samym miejscu realizuje kilka projektów, które musi oznaczyć tablicami, może umieścić jedną, wspólną tablicę informacyjną (zgodnie z zapisami Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji).
Obowiązki związane z tablicami informacyjnymi dotyczącymi projektów finansowanych/dofinansowanych z budżetu państwa ujęto w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.
Pytanie 7. Czy Jeśli plakat jest u nas jako wnioskodawcy a u pracodawcy/realizatora stażu go nie będzie jest to uznawane za uchybienie?
Odpowiedź
Plakat informacyjny powinien znajdować się w miejscu realizacji wsparcia – w tym przypadku stażu.
Pytanie 8. Beneficjentem projektu będzie gmina, a realizatorem jednostka organizacyjna - który z podmiotów ma mieć profil w mediach społecznościowych - gmina, jednostka czy oba podmioty?
Odpowiedź
Obowiązki informacyjno-promocyjne spoczywają na beneficjencie, zatem nie ma konieczności, aby realizator posiadał profil w mediach społecznościowych. Rekomendujemy jednak – w celu dotarcia do jak największej liczby odbiorców – zamieszczenie opisu projektu także na profilu jednostki organizacyjnej, o ile go posiada.
Pytanie 9. Zgodnie z decyzją IZ obowiązuje nas oznakowanie projektu zgodnie z wymogami Podręcznika Wnioskodawcy FE 2021-2027 oraz wymogami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. Czy to oznacza, że mamy zastosować osobne plakaty i tablice (projekt strategiczny) dla środków z UE i osobne dla środków z BP?
Odpowiedź
Tak. Plakaty i tablice nie są możliwe do edycji poza wskazanymi obszarami do uzupełnienia oraz odnoszą się one tylko i wyłącznie do dofinansowania UE (nie ma możliwości dodania do niej zapisów dot. innych źródeł finansowania).
Wobec powyższego obowiązki wynikające z otrzymania dofinansowania z budżetu państwa należy uzgodnić z odpowiednią instytucją odpowiadającą za ten proces.
Pytanie 10. Korekta 3% jest liczona od wartości całego projektu czy tylko danego działania?
Odpowiedź
W przypadku nie wywiązania się z podstawowych obowiązków informacyjnych i promocyjnych może dojść do nałożenia korekty. Pomniejszenie może wynieść do 3% kwoty dofinansowania projektu.
Pytanie 11. Czy w przypadku fotowoltaiki, która będzie umieszczona na dachach szkół każdy panel i każde urządzenie musi być oklejone?
Odpowiedź
Nie ma konieczności oklejania urządzeń, które znajdują się w niedostępnych miejscach.
Pytanie 12. Dotyczy fotowoltaiki: czy jedna tablica np. na budynku urzędu czy też oznakować każdą lokalizację u mieszkańca?
Odpowiedź
Tablica powinna pojawić się w miejscu realizacji projektu. Ze względu na specyfikę projektów grantowych dot. OZE, możliwych jest kilka scenariuszy dot. montażu tablic informacyjnych:
1. Ostateczni odbiorcy (grantobiorcy) NIE MAJĄ obowiązku umieszczania tablic informacyjnych na swoich posesjach – obowiązek informacyjny ciąży na beneficjencie (grantodawcy), który MOŻE zobowiązać grantobiorców do umieszczenia tablic (w takim przypadku rekomendujemy najmniejszy rozmiar tablicy ¬– 80x40 cm), ale NIE MUSI tego robić.
2. Beneficjent MOŻE postawić tablicę w miejscu realizacji projektu np. na osiedlu, którego mieszkańcy skorzystali z grantów na instalację OZE, jeśli ma taka możliwość i będzie to skuteczne.
3. Beneficjent POWINIEN postawić tablicę przed swoją siedzibą w przypadku, gdy nie jest w stanie zamontować tablicy bezpośrednio w miejscu realizacji projektu, np. gdy:
• miejsce realizacji projektu jest bardzo „rozproszone” – grantobiorcy zamieszkują liczne, oddalone od siebie lokalizacje,
• w miejscu realizacji projektu nie ma przestrzeni ekspozycyjnej, która zagwarantowałaby odpowiednią widoczność tablicy,
• ostateczni odbiorcy wsparcia nie zgadzają się na umieszczenie oznakowania na swoich posesjach (gdy nie są do tego zobowiązani).
4.Beneficjent realizuje lub będzie realizował więcej projektów wymagających postawienia tablicy przy swojej siedzibie – w takim przypadku MOŻE zainstalować 1 wspólną tablicę informacyjną przed swoją siedzibą, która będzie pełnić funkcję informacyjną również dla projektu grantowego w przypadku braku możliwości postawienia tablicy bezpośrednio w miejscu realizacji projektu.
Wszystkie wyżej wymienione rozwiązania są akceptowalne i będą respektowane przez Instytucję Zarządzającą. Trzeba mieć jednak na uwadze, że Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta nie przewiduje przypadku instalacji tablicy poza miejscem realizacji projektu. W takiej sytuacji dobrze jest zwrócić się do IZ z prośbą o wyrażenie zgody na montaż tablicy przed siedzibą beneficjenta, uzasadniając swoją prośbę stanem faktycznym, który uniemożliwia postawienie tablicy w miejscu realizacji projektu.
Pytanie 13. Jakie rozmieszczenie znaków obowiązuje na plakacie informacyjnym? Czy może być w 3 linijkach? 150 znaków? Nazwa plus tytuł 3 linijki?
Odpowiedź
150 znaków dotyczy nazwy projektu – musi on się znaleźć w jednym, dwóch lub trzech wierszach. Natomiast na nazwę beneficjenta przeznaczony jest jeden bądź dwa wiersze.
Wzory tablic znajdują się także na stronie internetowej: https://funduszeue.slaskie.pl/czytaj/zasady_promocji_oznakowania\.
Pytanie 14. Mamy 2 zadania, które realizowane będą w różnych latach (2024 oraz 2025) i lokalizacjach. Czy dla każdego zadania mamy wykonać odrębne tablice, a przy naszej siedzibie postawić 1 wspólną? Czy przy siedzibie postawić również 2 odrębne?
Odpowiedź
Tablicę należy postawić w miejscu realizacji projektu. Jeżeli siedziba beneficjenta nie jest miejscem realizacji projektu – nie ma obowiązku stawiania przed nią dodatkowej tablicy. Jeżeli projekt jest podzielony na etapy i realizowany w 2 lokalizacjach – należy postawić po 1 tablicy dla każdego etapu w każdej lokalizacji (po 2 tablice w 2 lokalizacjach).
Pytanie 15. Czy posiadają Państwo wzór posta do edycji na facebook do pobrania?
Odpowiedź
Nie, nie posiadamy takiego wzoru. Przykładowy (needytowalny) opis projektu znajduje się w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich (str. 37).
Pytanie 16. Czy realizatorzy projektu (podmioty, które otrzymają dotacje od beneficjenta) są zobowiązani do zamieszczania informacji w mediach społecznościowych i na stronach internetowych?
Odpowiedź
Obowiązki informacyjno-promocyjne spoczywają na beneficjencie, zatem nie ma konieczności, aby realizator zamieszczał informacje w mediach społecznościowych czy na swojej stronie internetowej. Rekomendujemy jednak – dla celów dotarcia do jak największej liczby odbiorców - zamieszczenie opisu projektu także na profilu realizatora, o ile go posiada.
Pytanie 17. Jeżeli realizujemy projekt poniżej 5 000 000 euro to nie ma obowiązku umieszczania tablicy, więc należy umieścić plakat. Jeżeli instalacja fotowoltaiczna montowana jest na dachu to brak jest możliwości oklejenia paneli naklejkami, więc jak należy dochować warunków promocyjnych skoro nie ma obowiązku umieszczania tablicy? Czy jednak tablicę należy zamontować? Jeżeli tak, to czy może być mniejszego formatu skoro nie jest konieczna? Czy jednak wystarczy tylko plakat umieszczony w trakcie realizacji?
Odpowiedź
Wymóg umieszczania tablicy obowiązuje, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
1) projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu,
2) całkowity koszt projektu przekracza:
-500 tys. euro (z EFRR lub FS), lub
-100 tys. euro (z EFS+, FST, EFMRA, FAMI, FBW, IZGW).
Jeżeli wartość projektu wynosi mniej niż 500 tys. euro – wystarczy wywiesić plakat informacyjny. Jeżeli wartość projektu to mniej 5 mln euro, to nadal wymagana będzie instalacja tablicy informacyjnej.
Jeżeli tablica będzie montowana na posesji grantobiorcy, to dopuszczalny jest najmniejszy rozmiar tablicy (80x40). Jeżeli nie ma możliwości zainstalowania tablicy w miejscu realizacji projektu, wówczas tablica powinna pojawić się przed siedzibą beneficjenta w największym rozmiarze (240x120) lub średnim (120x60) za zgodą Instytucji Zarządzającej.
Jeżeli instalacja fotowoltaiczna będzie zlokalizowana na dachu budynku, to nie ma potrzeby jej oklejania (widoczność takich naklejek będzie znikoma, więc takie działanie mijałoby się z celem).
Pytanie 18. Projekt FST, powyżej 100 tys. Euro - planowany zakup 1 laptopa (sprzęt). Czy musi być tablica?
Odpowiedź
Tablicę informacyjną należy umieścić, gdy projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu i jego całkowity koszt przekracza 100 tys. Euro. Jeśli zakupionym sprzętem jest laptop, to także należy umieścić tablicę informacyjną.
Pytanie 19. W ramach FE SL będziemy budować nowy obiekt ekspozycyjny i całe jego wyposażenie będzie finansowane ze środków programu. Czy w takim przypadku musimy oznaczyć każdy mebel/element wyposażenia?
Odpowiedź
Nie ma potrzeby oklejania każdego elementu wyposażenia. Zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta: „nie należy umieszczać naklejek na przedmiotach użytku codziennego, których znaczenie ma charakter pomocniczy/dodatkowy w projekcie (np. meble, akcesoria biurowe, np. lampki biurkowe, drobne elementy wyposażenia pomieszczeń, np. wieszaki itp.).”
W Podręczniku zostało wskazane wyposażenie, które powinno zostać oznakowane:
Naklejki należy umieścić na:
a) sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny i urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy, tablety, drukarki),
b) środkach transportu (np. samochodach, radiowozach, tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych),
c) aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej) itp.
Jeżeli zakupiony w projekcie sprzęt nie mieści się w żadnej z powyższych kategorii, tzn. że nie musi być oklejany.
Pytanie 20. Z uwagi na fakt, że w ramach projektu będzie kupowany sprzęt i wartość projektu przekracza wymagany próg, jesteśmy zobowiązani do zastosowania tablicy informacyjnej. Tablica będzie znajdowała się u beneficjenta, gdzie będzie realizowany projekt. Czy w pozostałych miejscach realizacji (np. miejsca odbywania szkoleń czy staży dla uczestników) można zastosować w takim przypadku plakaty?
Odpowiedź
Oprócz tablicy informacyjnej u beneficjenta wystarczy, aby w miejscach realizowania form wsparcia znajdowały się plakaty.
Pytanie 21. Zwracam się do Państwa z uprzejmą prośbą o odpowiedź na poniższe pytanie, które dotyczy wypełniania obowiązków informacyjnych w projektach stricte stażowych (wyłonionych w ramach naboru: FESL.06.03-IZ.01-014/23). Zgodnie z § 22 ust. 1 umowy o dofinansowanie Projektu, jako beneficjent realizujący projekt, zobowiązani jesteśmy do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym (w szczególności z załącznikiem IX – Komunikacja i Widoczność) oraz zgodnie z wyciągiem z zapisów Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji stanowiącym załącznik nr 5 do umowy. Oczywiste są dla nas zapisy dot. oznaczenia miejsca realizacji projektu, tj. Biura Projektu, z wykorzystaniem szablonu plakatu A3. Nie znajdujemy jednak informacji wprost czy również miejsce realizacji stażu uczniowskiego realizowanego w podmiocie zewnętrznym wymaga oznaczenia plakatem w formacie A3 wg wskazanego wzoru i czy jako miejsce realizacji powinniśmy rozumieć wejście do budynku czy stanowisko pracy stażysty? Dopytujemy o to z uwagi na fakt, iż realizacja stażu (staży) w danym podmiocie zewnętrznym stanowi tylko ułamek bieżącej działalności tego podmiotu, stąd oznaczenie samego wejścia głównego do budynku może być bardzo utrudnione, lub miejsca realizacji stażu formatem A3 również. Z góry dziękuję za odpowiedź.
Odpowiedź
Plakat powinien znajdować się przede wszystkim na stanowisku, na którym organizowany jest staż. Dopuszczana jest możliwość, aby umieścić go na innym, dostępnym miejscu, np. w holu głównym lub na recepcji.
Pytanie 22. Mieliśmy sytuację, że w gotowym pliku - tablica informacyjna - nie zmieściła się nazwa beneficjenta w przygotowanych do wypełnienia linijkach. Przy najbliższym projekcie prawdopodobnie nie zmieści nam się nazwa projektu. Co wtedy, skoro mamy nie ingerować w inny sposób?
Odpowiedź
Należy w takim przypadku zastosować skróconą wersję tytułu i nazwy.
Pytanie 23. Czy w przypadku zmiany kwoty dofinansowania po postawieniu tablicy informacyjnej, beneficjent ma obowiązek postawienia nowej tablicy?
Odpowiedź
Tablica nie zawiera kwoty, więc nie trzeba jej zmieniać, natomiast kwoty zawiera plakat i należy go zaktualizować.