Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytanie 1. Czy w projektach w perspektywie 2021-2027 obowiązuje zasada „elastycznego budżetu”? 

Odpowiedź

Aktualne zasady dotyczące prawidłowości rozliczenia projektu, w tym: zakresu i procedur dokonywania zmian w projekcie, szczegółowo unormowane są w umowie o dofinansowanie projektu zawieranej z Beneficjentem.
Na podstawie aktualnie dostępnych wzorów umów na stronie www.funduszeue.slaskie.pl – dotyczących naborów konkurencyjnych:
1) W projektach EFS+ oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (§ 8):
6. Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
7. Beneficjent może ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu pod warunkiem, że są bezpośrednio związane z realizacją zaplanowanych zadań, są efektywne, racjonalne oraz niezbędne do osiągnięcia celów projektu, przy czym nie jest możliwe przekroczenie łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.
8. Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Wstępna ocena
kwalifikowalności planowanych wydatków przeprowadzana jest na etapie oceny wniosku. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu zostaną uznane za kwalifikowalne. Ocena kwalifikowalności wydatków jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu.
2) W projektach EFS+ oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Wojewódzki Urząd Pracy (§ 12):
Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
3) W projektach EFRR oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (§ 4):
4. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Zmiana wniosku o dofinansowanie wymaga akceptacji IP FE SL - ŚCP z zastrzeżeniem ustępu 3 oraz paragrafu 17 ustęp 3. (…)
6. Z zastrzeżeniem wydatków poniesionych w związku z zastosowaniem tzw. mechanizmu racjonalnych usprawnień mającego na celu zapewnienie możliwości pełnego uczestnictwa 2 osób z niepełnosprawnościami w charakterze personelu Projektu, wydatki niezaplanowane we wniosku o dofinansowanie Projektu, a także wydatki poniesione niezgodnie z zapisami Umowy, jak również wydatki wskazane jako niekwalifikowalne w Wytycznych lub w załączniku do Regulaminu wyboru projektów pod nazwą Kwalifikowalność, nie mogą zostać uznane
za kwalifikowalne.
4) W projektach EFRR oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Departament Europejskiego Rozwoju Regionalnego (§ 11):
2. Wprowadzane zmiany inicjowane mogą być zarówno przez IZ FE SL jak i beneficjenta na zasadach określonych w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027. (…)
6. Przesunięcia środków pomiędzy wydatkami kwalifikowalnymi, są możliwe za zgodą IZ FE SL na zasadach opisanych w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027. Przewodnik dla beneficjentów FE SL 2021-2027 – rozdział 2 Zmiany w projekcie i umowie.
Należy podkreślić, że postanowienia zawieranych umów mogą się różnić od wskazanych powyżej wzorów, wobec czego Beneficjent każdorazowo zobowiązany jest do zapoznania się z treścią zawieranych umów i stosowania się do ich obowiązujących postanowień.

Opracowane przez panią Dorotę Gala

Pytanie 2. Kwalifkowalność podatku VAT i możliwość jego odzyskiwania.

Odpowiedź

Zgodnie z podrozdziałem 3.5 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
1) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 8.
2) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), jest niekwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 3.
3) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego, z zastrzeżeniem pkt 8. IZ zapewnia, że załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu jest oświadczenie, o którym mowa w pkt 9. Mając powyższe na uwadze, kwalifikowalność VAT w projekcie weryfikowana jest na etapie oceny wniosku o dofinansowanie oraz zawierania umowy o dofinansowanie. Podczas kontroli (weryfikacji wniosku o płatność, kontroli na miejscu itd.) kwalifikowalność VAT w projekcie, co do zasady, nie stanowi jej przedmiotu.
Niemniej, Beneficjenci w ramach prowadzonych działalności zobowiązani są do przestrzegania aktualnie obowiązujących przepisów prawa krajowego. Prawidłowość ponoszenia wydatków w projekcie, w tym możliwości stosowania ulg podatkowych, odzyskania VAT itd. mogą być przedmiotem kontroli innych instytucji do tego upoważnionych (np. KAS).
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej wyrażonym w Formularzu zgłaszania uwag do projektu Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
− „(…) beneficjent nie może żądać sfinansowania VAT z dwóch źródeł; otrzymanie podwójnego dofinansowania na jeden wydatek jest przestępstwem skarbowym” (uwaga nr 558),
− „(…) podwójne finansowanie to finansowanie nadmierne lub przestępstwo skarbowe” (uwaga nr 1025),
− „(…) stwierdzenie podwójnego finansowania jest przestępstwem skarbowym, po stwierdzeniu którego należy zgłosić informację do odpowiednich służb” (uwaga nr 1364).
W przypadku dalszych wątpliwości związanych z kwalifikowalnością VAT w projekcie, proponuję złożyć wniosek o podatkową interpretację indywidualną (Krajowa Informacja Skarbowa).

Opracowane przez panią Dorotę Gala

Pytanie 3. Kwestie prawidłowego oznaczania projektów. 
1) W sekcji Komunikacja i widoczność (Obowiązki informacyjne i promocyjne) § 22 ust. 7 Beneficjent zobowiązuje się stosować przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych (jeśli dotyczy).
Jeśli projekt będzie dofinansowany ze środków UE i Budżetu Państwa, to czy Beneficjent ma obowiązek stosowania 2 różnych tablic/plakatów dla jednego projektu? Jak należy interpretować ten zapis?
2) Beneficjent w decyzji IZ jest zobowiązany do promocji środków z UE (Podręcznik) i BP (rozporządzenie). Czy to oznacza, że mamy stosować podwójne tablice/plakaty, tj. osobno dla UE i osobno dla BP? Uczestniczyłam w dwóch szkoleniach i uzyskałam sprzeczne odpowiedzi. Jakie jest stanowisko IZ?

Odpowiedź

Beneficjenci realizujący projekty finansowane/współfinansowane ze środków Funduszy Europejskich zobowiązani są do realizacji wymogów informacyjno-promocyjnych określonych w umowie o dofinansowanie projektu. Szczegółowe warunki dot. poszczególnych elementów opisane są w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji. Zasady promocji projektów upublicznione są również na stronie głównej Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027.
Niespełnienie ww. wymogów jest obostrzone ryzykiem pomniejszenia wsparcia z Funduszy dla operacji do wartości maksymalnie 3% wsparcia, zgodnie z wykazem pomniejszeń stanowiącym załącznik do umowy.
UWAGA! Po konsultacji kwestii oznaczania projektów z IZ FESL:
W przypadku projektów, w których część środków jest współfinansowana z budżetu państwa, Beneficjenci są zobowiązani również do stosowania przepisów aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.
Podsumowując, w przypadku projektu, w którym – w umowie o dofinansowanie – wskazano, że część współfinansowania projektu pochodzi z krajowych środków budżetu państwa (BP), Beneficjent zobowiązany jest do stosowania ww. Rozporządzenia.
Tym samym, istnieje możliwość, w której Beneficjent będzie zobowiązany do stosowania różnych przepisów w ramach jednego projektu, czego efektem może być np. konieczność umieszczenia 2 tablic/plakatów itd., zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów określonych dla danego źródła finansowania.
Proszę również pamiętać, że Beneficjent zobowiązany jest to dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu.

Opracowane przez panią Dorotę Gala

Pytanie 4. Czy w przypadku zapytania ofertowego na prace budowlane można stawiać warunek wizji lokalnej celem oceny miejsca prowadzenia robót budowlanych? Czy można wobec tego zastrzec, że brak udziału w wizji lokalnej powoduje odrzucenie oferty? 

Odpowiedź

Postawienie warunku wizji lokalnej, co do zasady, jest dopuszczalne. Mając na uwadze art. 131 ust. 2 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych:
2. W przypadku gdy zamawiający przewiduje możliwość albo, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymaga złożenia oferty po:
1) odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub
2) sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego
− wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone.
Niemniej, należy podkreślić, że zobowiązanie wykonawców do wizji lokalnej jest zawsze dodatkowym utrudnieniem i kosztem związanym z przygotowaniem oferty. Zaniechanie uczestnictwa w wizji uniemożliwia złożenie ważnej oferty, wobec czego – w przypadku postawienia takiego warunku – zamawiający powinien móc obiektywnie uzasadnić powyższy wymóg specyfiką przedmiotu zamówienia. Wizja lokalna może być uzasadniona, np. gdy roboty budowlane będą wykonywane w warunkach na tyle nietypowych, że niemożliwe jest opisanie tych warunków, a ich poznanie umożliwi wykonawcom podjęcie racjonalnej decyzji o ubieganiu się o udzielenie zamówienia i złożeniu oferty. Jednakże, zobowiązanie do przeprowadzenia wizji lokalnej wykonawców nie zwalnia zamawiającego od opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W przypadku wymogu przeprowadzenia wizji lokalnej należy również zapewnić odpowiednie terminy składania ofert tak, aby warunek ten nie utrudniał żadnemu wykonawcy ubieganie się o udzielenie zamówienia, ani też nie obciążał wykonawcy nieuzasadnionymi kosztami jej przeprowadzenia.
Podsumowując, postawienie warunku przeprowadzenia wizji lokalnej jest dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach (szczególną specyfiką przedmiotu zamówienia) i nie może zastępować dokładnego i szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający musi uzasadnić konieczność przeprowadzenia ww. wizji obiektywnymi przesłankami w kontekście przedmiotu zamówienia, co może stanowić przedmiot kontroli, w konsekwencji której może zostać podważona zasadność zastosowania wizji lokalnej, jako warunku udziału w postępowaniu.
W pozostałych przypadkach, tj. standardowych pracach budowlanych, dla których zamawiający przewiduje wizję lokalną, jako uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia – np. w celu zapewnienia sprawnej realizacji prac lub uniknięcia ryzyka niewykonania prac/odstąpienia wykonawcy od umowy itp. – proponuję w zapytaniu umożliwić przeprowadzenie wizji lokalnej, jako opcji dla wykonawców (nie jako bezwzględnego warunku).
Jeśli jednak powyższe przesłanki prawidłowego zastosowania wizji lokalnej, jako warunku udziału w postępowaniu, zostaną spełnione – w przypadku braku przeprowadzenia wizji przez wykonawcę/ów – zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jako niespełniającej postawione warunki udziału w postępowaniu.

Opracowane przez panią Dorotę Gala

Pytanie 5. Kwestie dot. terminarza płatności
1) Jaka jest różnica pomiędzy tymi dokumentami i który z nich jest „ważniejszy”?
− „harmonogram płatności”
− „terminarz płatności”
2) Czy to oznacza, że odsetki i tak zostaną naliczone?
§ 8 Ogólne zasady płatności i rozliczenia projektu (…)
12. Terminarz płatności może być aktualizowany przed upływem okresu rozliczeniowego, którego aktualizacja dotyczy z zastrzeżeniem ust. 9 i § 10 ust. 6.
13. Akceptacja przez IZ FESL terminarza płatności za bieżący okres rozliczeniowy, nie zwalnia beneficjenta z konsekwencji określonych w art. 189 ust.3 UFP. Ponadto w trakcie szkolenia padło stwierdzenie, iż w Woj. Śl. nie ma zgody na powyższą aktualizację. Co w sytuacji, gdy jest ona konieczna np. w kontekście prowadzonych i przeciągających się postępowań?
3) Czy w nowej perspektywie finansowania, jeśli w terminarzu płatności zaplanowaliśmy w danym okresie rozliczeniowym wydatkowanie 70% pozyskanej transzy dofinansowania, a nie było to możliwe, to zwrot środków na konto IZ, w kwocie niewydatkowanej, uchroni Beneficjenta od naliczenia mu odsetek? Czy kwota zwrócona przez Beneficjenta zostanie mu ponownie udostępniona i na jakich zasadach, w szczególności w odniesieniu do JST?
4) Czy poprzez zmianę terminarza płatności (dopuszczają ją zapisy umowy) można zmienić (wydłużyć lub skrócić) okres rozliczeniowy? Czy będzie to uznane za naruszenie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych i w konsekwencji naliczone zostaną odsetki? 

Odpowiedź

1. Harmonogram płatności oraz Terminarz płatności stanowią narzędzia planistyczne służące do prognozowania przez Beneficjenta wartości wnioskowanych transz dofinansowania oraz rozliczenia dofinansowania:
a) Harmonogram płatności:
− wypełniany i składany jest w Centralnym Systemie Teleinformatycznym (CST2021),
− wypełniany jest jednorazowo po podpisaniu umowy, a przed złożeniem pierwszego wniosku o zaliczkę;
b) Terminarz płatności:
− wypełniany i składany jest w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI2021);
− narzędzie planistyczne służące do prognozowania przez Beneficjenta:
• terminów złożenia wniosków o zaliczkę/płatność,
• wartości wnioskowanych transz dofinansowania,
• rozliczenia wydatków kwalifikowalnych, w tym rozliczenia zaliczki zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP;
− stanowi załącznik do zawieranej umowy o dofinansowanie projektu;
− może podlegać aktualizacji na warunkach określonych w umowie.
2. Beneficjent ma możliwość aktualizacji Terminarza płatności w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. Niemniej, przedmiotowe aktualizacje nie mogą powodować sytuacji, w której Beneficjent wydłuża okres rozliczenia min. 70% (kumulatywnie) zaliczki powyżej 6 miesięcy w celu uniknięcia naliczenia odsetek.
Rozliczenie zaliczki oznacza:
• złożenie wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych w wysokości co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz dofinansowania; w terminie wynikającym z Terminarza; nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy
lub
• zwrocie zaliczki, to jest zwrocie brakującej kwoty pozostającej do rozliczenia 70% otrzymanych środków.
UWAGA! Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
3. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminów, o których mowa w umowie, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach
zaliczki, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki.
Procedura zwrotu odsetek (art. 189 ust. 3a UFP):
• odsetki podlegają zwrotowi w pełnej wysokości na rachunek IZ FESL
lub
• zwrot odsetek może nastąpić poprzez wyrażenie zgody przez Beneficjenta na pomniejszenie kolejnej transzy dofinansowania (jeżeli będzie dokonywana jeszcze płatność dla Beneficjenta).
4. Termin 6 miesięcy dla rozliczenia zaliczki jest nieprzekraczalny. Oznacza to, że nawet jeśli brak możliwości rozliczenia wynika z obiektywnych przesłanek (np. przedłużająca się procedura zamówieniowa), Beneficjent musi:
− rozliczyć w ciągu 6 miesięcy min. 70% zaliczki
lub
− w określonych w umowie, terminach – dokonać zwrotu niewydatkowanej części zaliczki (UWAGA: rozumianej jako zwrotu brakującej kwoty do 70%).
Zwrot niewydatkowanej części zaliczki w terminach określonych w umowie o dofinansowanie, nie skutkuje naliczeniem odsetek.
UWAGA! Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
5. W przypadku zwrotu niewydatkowanej części zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do ponownego zawnioskowania o wypłatę tej części, poprzez odpowiednią aktualizację Terminarza płatności. Inaczej mówiąc, w kolejnym/ch wniosku/ach Beneficjent wnioskuje o wyższą kwotę, niż pierwotnie wskazał w Terminarzu płatności.
W Terminarzu aktualizowane są wówczas:
− wartość dotychczas otrzymanej zaliczki (pomniejszana o kwotę zwrotu niewydatkowanej części),
− wartość wnioskowanej kolejnej transzy (zwiększona o kwotę zwrotu niewydatkowanej części).
W związku z powyższym, należy bardzo szczegółowo monitorować postęp finansowy realizowanego projektu.
Należy bowiem pamiętać, że w przypadku dokonywania zwrotu/ów niewydatkowanej części zaliczki, Beneficjent powinien o nią zawnioskować w kolejnym okresie/kolejnych okresach (nie jest konieczne wnioskowanie o zwróconą zaliczkę „od razu”, w najbliższym wniosku – Beneficjent decyduje kiedy zawnioskuje o niewydatkowaną część zwróconej zaliczki).
Niemniej, powyższe zmiany mogą wpłynąć na pierwotnie zakładane wartości rozliczenia w kolejnych okresach, w tym rozliczenie min. 70% zaliczki, uprawniające do wnioskowania o kolejną/e transzę/transze. W takim przypadku Beneficjent zobowiązany jest do aktualizacji
Terminarza płatności, w którym można również zaktualizować, np. przyszłe okresy rozliczeniowe, jednak przy zachowaniu zasady 6 miesięcy rozliczenia.
Co do zasady, istnieje możliwość wnioskowania o wyższą kwotę na danym okresie rozliczeniowym, jeśli jest to uzasadnione i wynika z potrzeb projektu. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.
Wartość 70% rozliczenia należy rozpatrywać w dwojakim kontekście:
− 70% rozliczenia przekazanej zaliczki (kumulatywnie) w terminie maksymalnie 6 miesięcy (z uwzględnieniem postanowień zawartej umowy – UWAGA: projekty rozliczane metodami uproszczonymi);
− 70% rozliczenia przekazanej zaliczki (kumulatywnie) uprawniające do wnioskowania o kolejną transzę (UWAGA: „limit 70% dofinansowania rozpatrywany jest kumulatywnie. IZ FESL dokonuje porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków, biorąc pod uwagę wydatki w zatwierdzonych uprzednio wnioskach o płatność, pomniejszonych o stwierdzone wydatki niekwalifikowalne/nieprawidłowości”).
UWAGA! Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
Każdorazowo kwestie rozliczenia zaliczek oraz warunki jakie należy spełnić, aby otrzymać kolejną transzę, unormowane są w zawieranej z Beneficjentem, umowie o dofinansowanie projektu. Beneficjent jest zobowiązany do zapoznania się z treścią postanowień zawieranej umowy oraz do realizacji projektu w oparciu o ww. postanowienia.
Jednocześnie, IZ organizuje spotkania po ogłoszeniu list rankingowych projektów wybranych do dofinansowania – przed zawarciem umów o dofinansowanie – dotyczące m.in. szczegółowych kwestii związanych z opracowaniem Terminarza płatności.
Dodatkowo organizowane są spotkania z opiekunami projektów w zakresie rozliczania projektów, o których Beneficjenci są indywidualnie informowani przez danego opiekuna z IZ FESL. W przypadku wątpliwości co do zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie rozliczania zaliczki, czy też możliwości aktualizacji terminarza płatności zachęcam do bezpośredniego kontaktu z pracownikami IZ FESL, w tym zwłaszcza wyznaczonym do tego opiekunem Państwa projektu.

Opracowane przez panią Dorotę Gala

Pytanie 6. Jakie są najczęstsze uchybienia w projektach EFS? 

Odpowiedź

Najczęstsze uchybienia (tj. omyłki, błędy niepowodujące skutków finansowych) w projektach EFS, to m.in.:
− Błędne dane osób uczestniczących w projekcie wprowadzane do systemu (omyłki w imionach, nazwiskach, danych teleadresowych itp.);
− Niespójność dat w dokumentach poszczególnych procesów:
• W dokumentacji finansowej – wcześniejsze zatwierdzenie wydatku do wypłaty od sprawdzenia merytorycznego/formalno-rachunkowego;
• Rozbieżność dat składania dokumentacji rekrutacyjnej uczestników/czek – niespójne z pozostałą dokumentacją (np. pomiędzy formularzem rekrutacyjnym, a dokumentami dot. przetwarzania danych osobowych; pomiędzy dokumentacją danej osoby uczestniczącej, a dokumentacją sporządzaną przez zespół rekrutacyjny);
− Brak podpisu dokumentów przez upoważnione osoby – np. w dokumentacji finansowej, dokumentacji rekrutacyjnej;
− Niespójność zapisów pomiędzy dokumentami projektowymi – w szczególności w przypadku opracowania wielu dokumentów powielających niektóre treści;
− Niepoprawne wartości osiągniętych wskaźników – dotyczy wyłącznie sytuacji, w której faktycznie osiągnięte wskaźniki są wyższe, niż określone we wniosku o dofinansowanie/wniosku o płatność. W przypadku wykazania we wniosku o płatność zawyżonych wskaźników (brak osiągnięcia wartości docelowych z wniosku o dofinansowanie);
– niepopartych odpowiednimi dokumentami – może zostać stwierdzona nieprawidłowość (nie uchybienie): w szczególności dotyczy projektów zakończonych;
− Drobne odstępstwa na etapie realizacji projektu od zaplanowanych działań we wniosku o dofinansowanie – niemających negatywnego wpływu na ogólną realizację projektu, wysokość kwalifikowalnych wydatków oraz osiąganych wskaźników;
− Brak przekazywania lub terminowego przekazywania do IZ Harmonogramu/ów Form Wsparcia (HFW) – dotyczy sytuacji, w której zespół kontrolujący nie odbył bezpodstawnej wizyty monitoringowej. W przypadku przeprowadzenia wizyty monitoringowej zaplanowanej w oparciu o nieaktualny harmonogram IZ może obciążyć Beneficjenta kosztami delegacji służbowej pracowników IZ FESL;
− Uchybienia dot. działań informacyjno-promocyjnych – błędne logotypy lub brak logotypów w dokumentacji projektowej, brak informacji o realizowanym projekcie na stronie Beneficjenta/Partnera, brak wymaganego plakatu (2014-2020) lub plakat nie spełnia min. wymogów (format, elementy) itp.
Aktualnie, w przypadku braku realizacji przez Beneficjenta działań zaradczych wobec stwierdzonych uchybień – w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu – IZ FESL dokonuje pomniejszeń określonych w wykazie pomniejszeń stanowiącym załącznik do umowy (stwierdza nieprawidłowość);
− Uchybienia dot. zapewnienia dostępności dla osób z niepełnosprawnością: niezgodność z wnioskiem o dofinansowanie; niezgodność z zał. nr 2 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, np. informacja o projekcie umieszczona została na stronie internetowej niespełniającej zasad dostępności cyfrowej; dokumenty rekrutacyjne załączone na stronie Beneficjenta w formie skanu (brak dostępności cyfrowej dokumentów); zdjęcia umieszczane na stronie projektu/Beneficjenta nie posiadają odpowiednich opisów alternatywnych itp. Zależnie od charakteru stwierdzonego naruszenia, sposobu finansowania danego działania oraz indywidualnej oceny sytuacji, IZ FESL może stwierdzić w niektórych przypadkach nieprawidłowość w przedmiotowym zakresie.

Opracowane przez panią Dorotę Gala