Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Tutaj znajdziesz informacje dotyczące komunikacji projektów o znaczeniu strategicznym.

PROJEKTY STRATEGICZNE

Czym jest projekt o znaczeniu strategicznym?

Projekt strategiczny to inicjatywa, która:

• wnosi znaczący wkład w osiąganie celów programu,
• wymaga szczególnej promocji,
• zapewnia większą widoczność wsparcia z UE dla społeczeństwa.

Co sprawia, że projekt ma znaczenie strategiczne?

• systemowy charakter projektu: np. system e-zdrowie, wspólny system biletowy w transporcie publicznym;
• innowacyjny charakter: projekt, który wprowadza nową politykę lub nowe ramy projektu;
• znaczenie dla gospodarki krajowej, regionalnej i lokalnej: dany projekt jest postrzegany przez społeczeństwo jako ważny, np. regionalne centrum badawczo-rozwojowe, obwodnica miasta;
• szczególny charakter projektu: ze względu na specyfikę i warunki lokalne nie może być zbyt wielu tego rodzaju projektów, np. regionalny węzeł transportowy.
• duża liczba odbiorców końcowych (np. MŚP) lub ich szczególny charakter (np. młodzież).
• wysokość finansowania: stosunkowo znaczne zasoby zapewnione w ramach projektu.

KOMUNIKACJA PROJEKTÓW STRATEGICZNYCH

Rola beneficjentów

Beneficjenci i podmioty wdrażające instrumenty finansowe:

• podają informację na swojej stronie internetowej i w mediach społecznościowych o wsparciu projektu z Funduszy Europejskich;
• organizują wydarzenie informacyjne lub działania komunikacyjne i włączają w te działania Komisję Europejską (KE) i instytucję zarządzającą (IZ) w odpowiednim terminie.

Takie wydarzenie lub działanie powinno być okazją do nagłośnienia wśród społeczeństwa działań realizowanych w projekcie oraz do zaprezentowania pozytywnych zmian dla kraju i regionu, a mianowicie znaczenia projektu dla osiągnięcia celu szczegółowego programu.

Jest to okazja do wykazania związku między celem projektu, jego znaczeniem dla rozwoju kraju i wkładem w realizację priorytetów UE. Ostatecznie to dzięki organizacji wydarzeń informacyjnych lub działań komunikacyjnych społeczeństwo może przekonać się, jak projekty realizowane w ich otoczeniu sprawiają, że Europa:

• staje się bardziej konkurencyjna,
• jest przyjazna dla środowiska,
• jest lepiej połączona,
• zyskuje silniejszy wymiar społeczny
• jest bliższa obywatelom.

Wydarzenie informacyjne lub działanie komunikacyjne

Takie wydarzenie lub działanie może przybierać różne formy, np.:

• specjalne kampanie skoncentrowane wokół projektu;
• wydarzenia promujące większe zaangażowanie i przyciągające użytkowników końcowych lub grupy docelowe, takie jak konkursy, wycieczki z przewodnikiem, warsztaty itp.;
• imprezy inauguracyjne lub na zakończenie, takie jak otwarcie projektu, zakończenie prac budowlanych itp.;
• specjalne wydarzenia zapewniające wyjątkowe doświadczenia związane z projektem, np. wystawy, storytelling, teatry, pokazy mody, itp.;
• wydarzenia zapewniające duży rozgłos medialny, np. konferencje prasowe, wizyty dziennikarzy w miejscach realizacji projektów, itp.;
• wszelkie formy wydarzeń informacyjnych lub działań komunikacyjnych, które pozwolą przekazać informacje o wsparciu z Funduszy Europejskich z udziałem KE i IZ;
• prezentowanie osiągnięć w ramach projektów, np. wizyty w laboratoriach i wyremontowanych obiektach, oprowadzanie, dni otwarte, targi, itp.

Rozgłos wydarzeń lub działań związanych z projektami

• Zasadnicze znaczenie dla zapewnienia znacznej widoczności ma podejście oparte na prostej i rzetelnej komunikacji.
• Beneficjenci projektów powinni informować o swoich osiągnięciach poprzez konkretne wyniki i zobrazowanie tego, jak te wyniki poprawiają jakość życia Europejczyków.
• Zaangażowanie instytucji zarządzających, przedstawicieli Komisji i innych wysokich rangą przedstawicieli lub znanych osobistości zwiększy zainteresowanie mediów.
• Większą widoczność zapewni też współpraca z dziennikarzami i tworzenie przestrzeni dla mediów i prasy w związku z wydarzeniem lub działaniem.
• Dotarcie do grup docelowych projektu jest ważne, ale z uwagi na duże znaczenie tych projektów, wydarzenie lub działanie powinno dotrzeć do szerszego grona odbiorców, którzy zazwyczaj nie znają projektów UE.
• Ważną rolę ogrywają media społecznościowe – przed wydarzeniem lub działaniem, w ich trakcie i po ich zakończeniu warto zadbać o to, by beneficjenci korzystali z różnych platform i pozyskiwali zdjęcia oraz materiały wideo i audio w celu rozpowszechniania informacji o projektach i zwiększenia ich widoczności.
• Skuteczną i sprawdzoną metodą, która zwiększa skuteczność komunikacji, jest wspieranie beneficjentów w zakresie komunikacji przez instytucje zarządzające.

Jak instytucje zarządzające mogą wesprzeć komunikację?

Państwa członkowskie i instytucje zarządzające mają za zadanie zapewnić widoczność we wszystkich działaniach wspieranych z Funduszy Europejskich, dotyczy to szczególnie projektów strategicznych.

Instytucje zarządzające mogą wspierać beneficjentów w spełnieniu wymogów widoczności i komunikacji oraz organizacji wydarzeń i działań o dużym zasięgu poprzez:

• przybliżenie beneficjentom ich obowiązków i zobowiązań, np. w ramach spotkań organizacyjnych,
• zaproponowanie beneficjentom do wyboru kilku odpowiednio dostosowanych wydarzeń informacyjnych lub działań komunikacyjnych,
• edukację i wsparcie beneficjentów w zakresie ich obowiązków, np. przez publikowanie poradników dot. zasad komunikacji i widoczności, wskazywanie dobrych przykładów, udzielanie wskazówek i porad dotyczących korzystania z symbolu UE i sformułowań dotyczących finansowania, itp.,
• organizację webinariów i szkoleń z zakresu komunikacji i widoczności, ale również dotyczące innych tematów,
• angażowanie zewnętrznych specjalistów lub agencji ds. komunikacji w celu zapewnienia dostosowanego do potrzeb wsparcia w komunikacji, np. ekspertów ds. mediów społecznościowych lub zarządzania wydarzeniami,
• wspieranie beneficjantów w kontaktach z mediami,
• współpracowanie z beneficjentami przy tworzeniu komunikacji,
• zorganizowanie wszelkich działań wspierających, jakie mogą się przydać realizatorom projektu.

UWAGA! Podawanie informacji o wsparciu z Funduszy Europejskich należy do obowiązków beneficjenta projektu o znaczeniu strategicznym. Jeżeli beneficjent nie wypełni tych obowiązków i nie podejmie działań zaradczych, instytucja zarządzająca może anulować do 3% wsparcia z Funduszy Europejskich na dany projekt.

Specjaliści ds. komunikacji i koordynatorzy ds. komunikacji

Specjalista ds. komunikacji, wyznaczony w ramach programu, określa ukierunkowane działania mające na celu zwiększenie widoczności projektu o znaczeniu strategicznym, by pozwolić ludziom zrozumieć, co robi dla nich UE.

Zaleca się, aby specjaliści ds. komunikacji ściśle współpracowali z krajowym koordynatorem ds. komunikacji, tak aby zwiększyć zasięg przekazywanych informacji i zapewnić koordynację komunikacji w zakresie wszystkich funduszy.

Jak jeszcze można nagłośnić projekty?

W celu rozpowszechniania informacji na temat projektu strategicznego wśród różnych odbiorców i za pośrednictwem różnych kanałów państwa członkowskie i instytucje zarządzające mogą:

• przedstawić informacje o projekcie strategicznym na odpowiednim portalu internetowym,
• wzmocnić przekaz w ramach wszystkich funduszy, programów i sieci oraz poinformować zainteresowane strony dzięki przekazaniu inicjatywy koordynatorowi ds. komunikacji,
• rozpowszechniać komunikaty i nawiązywać współpracę z nowymi podmiotami za pośrednictwem sieci krajowych,
• zamieścić informacje o projektach strategicznych w wykazie operacji w znormalizowanym formacie.

Angażowanie Komisji Europejskiej i instytucji zarządzającej

Beneficjenci powinni angażować Komisję i instytucję zarządzającą do prowadzonych przez siebie działań informacyjnych. Dzięki temu mogą zwiększyć widoczności swojej pracy.

W przypadku angażowania Komisji Europejskiej – w zaproszeniu, wysłanym z min. 4-tygodniowym wyprzedzeniem, powinny być zawarte:

• podstawowe informacje o projekcie,
• czas i miejsce wydarzenia,
• charakter i format wydarzenia lub działania,
• opis oczekiwanej roli przedstawiciela Komisji w wydarzeniu/działaniu oraz oczekiwany wkład.

Dobrą praktyką jest informowanie Komisji przez instytucje zarządzające o zbliżających się wydarzeniach informacyjnych lub działaniach komunikacyjnych związanych z operacjami o znaczeniu strategicznym za pośrednictwem modułu „widoczność, przejrzystość i komunikacja” w systemie SFC2021. Instytucje zarządzające mogą stosować tę praktykę, aby ułatwić terminową wymianę informacji i działać jako łącznik między realizatorami projektów a Komisją. Należy zauważyć, że odpowiedzialność za zaangażowanie Komisji i instytucji zarządzającej spoczywa na beneficjencie.

Więcej informacji

Podręcznik dla projektów strategicznych przygotowany przez Komisję Europejską.