Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytanie 1.  Szkolenia otwarte - zapisy pojedynczych uczestników - czy i jak wybrać wykonawcę, czy zgodnie z zasadą konkurencyjności? 

Odpowiedź:

1) Zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 (sekcja 3.2.2 pkt 2): Podmioty będące zamawiającymi w rozumieniu Pzp w pierwszej kolejności dokonują szacowania wartości zamówienia zgodnie z przepisami tej ustawy, natomiast po stwierdzeniu, że szacunkowa wartość zamówienia ustalona na podstawie Pzp nie przekracza wartości, od której istnieje obowiązek stosowania Pzp, ustalają wartość zamówienia w ramach projektu.
W projekcie, w przypadku zamówień powyżej 50 000 zł netto, zastosowanie ma procedura wyboru wykonawców określona w podrozdziale 3.2 Wytycznych – zasada konkurencyjności. Jeżeli w podmiocie będącym zamawiającym w rozumieniu Pzp funkcjonują procedury wyboru wykonawców o wartości niższej, niż 50 000 zł netto – również powinny być stosowane w odniesieniu do zamówień realizowanych w projekcie, zgodnie z przyjętymi regulacjami
wewnętrznymi.
2) Podmioty niebędące zamawiającymi w rozumieniu Pzp dokonują szacowania wartości zamówienia w danym projekcie i w przypadku zamówień powyżej 50 000 zł netto zastosowanie ma procedura wyboru wykonawców określona w podrozdziale 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 – zasada konkurencyjności.
Niezależnie od statusu Beneficjenta – zamawiającego – w celu oszacowania wartości zamówienia, należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):
a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne,
b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).
Tożsamości należy rozumieć zgodnie z wykładnią przepisów Pzp dotyczących szacowania wartości zamówienia.Stąd też – w przypadku „szkoleń otwartych” – w pierwszej kolejności należy przeanalizować założenia projektu i wymogi dokumentacji konkursowej (zapisy wniosku o dofinansowanie, wymogi Regulaminu naboru projektów, SzOP itd.).
Co do zasady, jeśli w projekcie założono, że Beneficjent dysponuje ogólną kwotą przeznaczoną na szkolenia dla uczestników/czek, której wartość przekracza 50 000 zł netto, niemniej nie określono rodzaju/przedmiotu tych szkoleń, a rekrutacja przebiega w sposób ciągły – można przyjąć, że nie zaistniały przesłanki tożsamości przedmiotowej i przede wszystkim – czasowej. Wówczas wybór wykonawcy poszczególnego szkolenia następuje zgodnie z oszacowaną wartością tego szkolenia.
Należy jednak zaznaczyć, że nawet jeśli w projekcie nie określono rodzaju/przedmiotu szkoleń, ale rekrutacja przebiega w określonym – z góry znanym – czasie (jedna tura lub w turach/cyklach –z góry określonych czasowo i ilościowo, np. co kwartał rekrutujemy po 10 uczestników/czek), to Beneficjent (zamawiający) ma możliwość określenia zakresu (przedmiotu i potencjalnych wykonawców) szkoleń w danym czasie, wobec czego spełnione zostały wszystkie tożsamości niezbędne do oszacowania jednego zamówienia (sekcja 3.2.2 pkt 4 Wytycznych). Tym samym, zamawiający powinien je zsumować i wybrać wykonawców zgodnie z procedurą wynikającą z oszacowanej wartości dla tej tury/cyklu.
Co do zasady, jeśli jednak w projekcie sprecyzowano rodzaj lub przedmiot lub zakres szkoleń(np. szkolenia językowe; szkolenia z zakresu księgowości; szkolenia z zakresu rozwoju kompetencji cyfrowych; szkolenia kompetencji miękkich itp.), a grupa docelowa jest znana i określona (liczbowo i podmiotowo), Beneficjent (zamawiający) ma podstawę do zsumowania poszczególnych szkoleń w jedno zamówienie, które jednak można udzielić w częściach (sekcja 3.2.2 pkt 5 Wytycznych).

Mając na uwadze szereg możliwych przypadków związanych z wyborem wykonawców szkoleń w projektach – każdy powinien być rozpatrywany indywidualnie na podstawie założeń określonych w danym, konkretnym projekcie z uwzględnieniem obowiązujących wymogów wynikających z odpowiedniego Regulaminu naboru projektów, a także SzOP i stosownych Wytycznych (m.in.: Wytycznych dot. realizacji projektów z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w regionalnych programach na lata 2021–2027).
Brak szczegółowych informacji dotyczących realizowanego przez Państwa projektu; statusu podmiotu, jako zamawiającego (zobowiązany do stosowania ustawy Pzp lub niezobowiązany); grupy docelowej itd. uniemożliwia udzielenia jednoznacznej odpowiedzi. Udzielona przez mnie odpowiedź odnosi się do ogólnych sytuacji i standardowych procedur wynikających z prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia w projektach.
Proponuję zatem, aby skonsultować się z odpowiednim działem zamówień i/lub prawnym w Państwa jednostce (o ile dotyczy) lub podmiotem/ekspertem zewnętrznym specjalizującym się w zamówieniach publicznych.

Opracowane przez Panią Dorotę Galę

Pytanie 2. Kwalifikowalność podatku VAT i możliwość jego odzyskiwania. 

Odpowiedź:

Zgodnie z podrozdziałem 3.5 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
1) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 8.
2) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), jest niekwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 3.
3) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego, z zastrzeżeniem pkt 8. IZ zapewnia, że załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu jest oświadczenie, o którym mowa w pkt 9.
Mając powyższe na uwadze, kwalifikowalność VAT w projekcie weryfikowana jest na etapie oceny wniosku o dofinansowanie oraz zawierania umowy o dofinansowanie. Podczas kontroli (weryfikacji wniosku o płatność, kontroli na miejscu itd.) kwalifikowalność VAT w projekcie, co do zasady, nie stanowi jej przedmiotu.
Niemniej, Beneficjenci w ramach prowadzonych działalności zobowiązani są do przestrzegania aktualnie obowiązujących przepisów prawa krajowego. Prawidłowość ponoszenia wydatków w projekcie, w tym możliwości stosowania ulg podatkowych, odzyskania VAT itd. mogą być przedmiotem kontroli innych instytucji do tego upoważnionych (np. KAS).
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej wyrażonym w Formularzu zgłaszania uwag do projektu Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
− „(…) beneficjent nie może żądać sfinansowania VAT z dwóch źródeł; otrzymanie podwójnego dofinansowania na jeden wydatek jest przestępstwem skarbowym” (uwaga nr 558),
− „(…) podwójne finansowanie to finansowanie nadmierne lub przestępstwo skarbowe” (uwaga nr 1025),
− „(…) stwierdzenie podwójnego finansowania jest przestępstwem skarbowym, po stwierdzeniu którego należy zgłosić informację do odpowiednich służb” (uwaga nr 1364).

W przypadku dalszych wątpliwości związanych z kwalifikowalnością VAT w projekcie, proponuję złożyć wniosek o podatkową interpretację indywidualną (Krajowa Informacja Skarbowa).

Opracowane przez Panią Dorotę Galę

Pytanie 3. Podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych (ustawa Pzp).

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 61 ust. 1 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320): Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie,
w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą,
z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Kwestie związane z opatrywaniem ofert podpisem elektronicznym reguluje art. 63 ustawy Pzp.
Zgodnie z ww. przepisem:
a) w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, tj. opatruje się
ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, tj.:
• opatruje się ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
• w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub
• podpisem osobistym.
Szczegółowe informacje dotyczące sposobu poprawnego podpisu ofert składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie przepisów ustawy Pzp opisano
w dokumencie „Jak należy podpisać ofertę w postaci elektronicznej” dostępnym na stronie Urzędu Zamówień Publicznych.

Opracowane przez Panią Dorotę Galę

Pytanie 4. Czy można umożliwić uczestnikom/uczestniczkom odmowy podania danych osobowych w dokumentacji rekrutacyjnej? 

Odpowiedź:

Zgodnie z sekcją 3.3.3 pkt 2 Wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027: W celu rozpoczęcia udziału osoby w projekcie, niezbędne jest podanie danych osobowych w zakresie wyznaczonym w niniejszych wytycznych. Uczestnika projektu należy poinformować o możliwości odmowy podania danych osobowych szczególnej kategorii, o której mowa w art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowychi w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnerozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanym dalej „RODO” (…).
Jednocześnie, należy mieć na uwadze, że w sekcji 3.3.3 pkt 5 ww. Wytycznych zastrzeżono, że: Odmowa podania informacji dotyczących danych osobowych szczególnej kategorii, o której mowa w art. 9 RODO w przypadku projektu skierowanego do grup charakteryzujących się przedmiotowymi cechami skutkuje brakiem możliwości weryfikacji kwalifikowalności uczestnika
oraz prowadzi do niezakwalifikowania się do udziału w projekcie. Tym samym, w dokumentacji rekrutacyjnej/uczestnictwa w projekcie Beneficjent powinien umożliwić uczestnikom/uczestniczkom wskazania opcji odmowy podania danych osobowych szczególnej kategorii, określonych w art. 9 RODO o ile przedmiotowe informacje (dane) nie warunkują udziału osoby w projekcie, np. w przypadku projektów skierowanych wyłącznie do osób z niepełnosprawnościami lub osób pochodzących z państw trzecich, itd. W przypadku projektu skierowanego do konkretnej grupy charakteryzującej się przedmiotowymi cechami, odmowa podania tych danych skutkuje brakiem możliwości uznania osoby za kwalifikowalną w projekcie.
W pozostałych przypadkach, tj. jeśli podanie danych szczególnej kategorii nie jest warunkiem kwalifikowalności uczestnika/uczestniczki w projekcie – uczestnik/uczestniczka – może odmówić
podania tych danych.
Pozostałe dane (inne, niż określone w art. 9 RODO) niezbędne do uzyskania od uczestników/uczestniczek projektu określone zostały w załączniku 1 do Wytycznych dotyczących monitorowania
postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027. Jeżeli nie jest możliwe określenie wszystkich wymaganych danych osobowych – odnoszących się w szczególności do wspólnych
wskaźników produktu (m.in. status na rynku pracy, wiek, wykształcenie, płeć) – nie można wykazywać danej osoby jako uczestnika/uczestniczkę projektu (szczegółowe informacje: sekcja 3.3.3
Wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027).
Każdorazowo, zakres gromadzonych danych osobowych przez Beneficjenta – jako odrębnego administratora danych osobowych – powinien być indywidualnie przeanalizowany w kontekście
przepisów RODO, ww. wymogów Wytycznych, jak też warunków/kryteriów kwalifikowalności grupy docelowej w poszczególnych projektach.Proponuję zatem, aby skonsultować się z odpowiednim działem zamówień i/lub prawnym w Państwa jednostce (o ile dotyczy) lub podmiotem/ekspertem zewnętrznym specjalizującym się w zamówieniach publicznych.

Opracowane przez Panią Dorotę Galę