Pytania po szkoleniu 17.11.2025 r. - Kontrola, nadużycia i nieprawidłowości finansowe w projektach dofinansowanych z EFRR w ramach FE SL 2021-2027

  • Odpowiedź:

    IZ FE SL 2021-2027 (DFR) przeprowadza wyłącznie kontrolę zamówień udzielonych, tj. takich, w których doszło do zawarcia umowy z wykonawcą. Zgodnie z Przewodnikiem dla beneficjentów FE SL 2021–2027, weryfikacja zamówień odbywa się na etapie realizacji projektu i dotyczy dokumentacji związanej z udzielonymi zamówieniami.
    Zamówienie uznaje się za udzielone dopiero w momencie podpisania umowy. Od tego momentu może podlegać kontroli, z uwzględnieniem pozostałych zasad jej przeprowadzania, takich jak m.in.:
    •    utworzenie zamówienia w systemie CST2021 po udzieleniu zamówienia (podpisaniu umowy z Wykonawcą),
    •    sporządzenie matrycy ryzyka dla zamówienia, które będzie stanowić podstawę do refundacji poniesionych wydatków lub do rozliczenia zaliczki,
    •    dołączenie do systemu wymaganych przez Instytucje Zarządzającą, dalej: IZ, dokumentów, w tym matrycy ryzyka,
    •    przesłanie zamówienia,
    •    utworzenie kontraktów i przesłanie ich do IZ,
    •    sporządzenie zestawienia zamówień we wniosku o płatność,
    •    analiza ryzyka przeprowadzona przez IZ itp.
    W związku z tym nie ma możliwości wystąpienia o kontrolę zamówień przed podpisaniem umowy z wykonawcą. Kontrola DFR ma charakter ex post i może zostać przeprowadzona dopiero po zawarciu umowy z wykonawcą, ponieważ dopiero wtedy zamówienie uznaje się za udzielone.

    Opracowane przez Pana Piotra Ryzę

  • Odpowiedź:

    Wszystko zależy od specyfiki zamówienia i sposobu jego udzielenia.
    Bezpieczne aneksowanie umów z wykonawcami, zwłaszcza w zakresie wydłużenia terminu realizacji, wymaga odpowiedniego przygotowania zapisów już na etapie postępowania o udzielenie zamówienia. 
    Kluczowe jest uwzględnienie w ogłoszeniu o zamówieniu/ zapytaniu ofertowym i/lub dokumentacji zamówienia (SWZ, OPZ, projekt umowy) jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień dotyczących możliwości wprowadzenia zmian.
    Dlatego też należy pamiętać, by posługiwać się sformułowaniami, które są dookreślone i zrozumiałe dla wykonawców działających w określonej branży.
    Podstawą w zakresie aneksowania umów (niezależnie od wartości zmiany) jest m.in. art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp* , który dopuszcza istotną zmianę umowy, pod warunkiem że została ona przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu i/ lub dokumentach zamówienia w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych. 
    Postanowienia te muszą określać rodzaj i zakres zmian, warunki ich wprowadzenia oraz nie mogą modyfikować ogólnego charakteru umowy.
    Przykładowe zapisy, które warto uwzględnić w projekcie umowy w zakresie terminu realizacji, to klauzule dotyczące:
    •    możliwości wydłużenia terminu realizacji w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od wykonawcy (np. siła wyższa, zmiany przepisów prawa, opóźnienia organów administracji publicznej w wydaniu decyzji, pozwoleń, ściśle określone i niestandardowe warunki pogodowe, opóźnienia gestorów sieci, wstrzymanie realizacji umowy przez Zamawiającego lub opóźnienia w przekazaniu dokumentów niezbędnych do wykonania przedmiotu umowy, dostawy/usługi/roboty dodatkowe, zamienne itp.).
    •    maksymalnego zakresu zmiany (np. wydłużenie terminu o czas trwania przeszkody),
    •    warunków wprowadzenia zmiany (np. pisemny wniosek do Zamawiającego, konieczność udokumentowania przeszkody np. raporty pogodowe itp.).
    Takie rozwiązania zapewniają równe traktowanie wykonawców, minimalizują ryzyko zarzutów naruszenia zasad konkurencyjności i korekt finansowych oraz pozwalają reagować na zmiany otoczenia bez uszczerbku dla realizacji zamówienia. Właściwe przygotowanie zapisów przed wszczęciem postępowania jest więc kluczowe dla bezpieczeństwa i elastyczności realizacji umowy.
    W sytuacji, gdy zmiana nie była przewidziana w dokumentacji można ją wprowadzić, ale tylko jeśli jest nieistotna.
    Aby ocenić, czy zmiana jest nieistotna, należy odpowiedzieć na pytania:
    •    Czy każdy z wykonawców byłby w takiej samej sytuacji?
    •    Czy okoliczności są obiektywne, niezależne od działania lub zaniechania wykonawcy?
    •    Czy zmiana nie faworyzuje wybranego wykonawcy względem innych?

    * W przypadku zasady konkurencyjności – odpowiednie zapisy Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021-2027- m.in. sekcja 3.2.4. pkt 4 lit. a

    Opracowane przez Pana Piotra Ryzę