Fundusze Europejskie
dla Śląskiego 2021-2027

Pytania po szkoleniu 23.06.2025 r. - Kontrola, nadużycia i nieprawidłowości w projektach dofinansowanych w FE SL 2021-2027 (EFS+) Odnośnik

• 1. Dlaczego nie ma jasnych jednoznacznych zasad kwalifikowalności wydatków, coś co jest uznane za wydatek kwalifikowalny na etapie wniosku na etapie rozliczenia może zostać uznane za wydatek niekwalifikowany.

  Odpowiedź:
  
  Zasady kwalifikowalności wydatków zostały określone wprost w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027” (dalej: „Wytyczne”). Zgodnie z „Wytycznymi” wydatek, aby zostać uznany za kwalifikowalny musi spełniać przesłanki określone m.in. w podrozdziale 2.2 pkt 1 ww. dokumentu. Oczywiście, „(…) Punktem wyjścia dla oceny kwalifikowalności wydatku jest zatwierdzony wniosek o dofinansowanie projektu (…)” (podrozdział 2.2 pkt 3 „Wytycznych…”). Niemniej, równocześnie wskazano zarówno w „Wytycznych…”, jak i w umowach o dofinansowanie projektu, że na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest wstępna ocena kwalifikowalności planowanych wydatków. Faktyczna ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest w trakcie realizacji projektu – na etapie weryfikacji wniosków o płatność, w trakcie kontroli projektu, jak też po jego zakończeniu. Tym samym, zastrzeżono iż zatwierdzenie projektu do dofinansowania i podpisanie z Beneficjentem umowy o dofinansowanie projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną uznane za kwalifikowalne. 
  Powyższe jest wynikiem zróżnicowanych czynników: poczynając od bardziej „formalnych” kwestii związanych z procesem wydatkowania środków, po sytuacje wynikające z rozliczania projektu na podstawie tzw. budżetu zadaniowego (w przypadku rozliczania projektów na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków). Innymi słowy, na etapie wniosku o dofinansowanie Beneficjent przedstawia zaplanowane wydatki, niemniej nie mogą one zostać uznane za kwalifikowalne na etapie realizacji projektu, jeśli w procesie wydatkowania środków nie zostaną spełnione przesłanki kwalifikowalności, np. zakupu dokonano z naruszeniem procedur zamówieniowych (o ile dotyczy) lub innych przepisów prawa krajowego/unijnego lub na etapie realizacji projektu wydatki zostaną uznane za nieuzasadnione/nieracjonalne.  
  Sytuacje niekwalifikowania wydatków wstępnie zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie – na etapie weryfikacji wniosku o płatność/kontroli w miejscu realizacji projektu – mogą być wynikiem np. zmiany przepisów prawa (np. zmiana wymogów dotyczących kwalifikacji/kompetencji personelu danej instytucji, będących personelem projektu; zmiany przepisów w zakresie minimalnej wysokości wynagrodzeń/świadczeń; zmiany w zakresie organizacji/funkcjonowania instytucji, w której realizowany jest projekt, mogące mieć wpływ na kwalifikowalność wydatków zaplanowanych przed zmianami, itp.). Innym przykładem może być sytuacja kontroli w miejscu realizacji projektu/wizyty monitoringowej, w wyniku której instytucja kontrolująca może wystosować zastrzeżenia dotyczące racjonalności ponoszonych wydatków: na podstawie oględzin miejsca realizacji projektu lub rozmów z uczestnikami/czkami projektu lub weryfikacji dokumentów dot. realizowanego projektu (w szerszym zakresie, niż na etapie wniosku o dofinansowanie czy wniosku o płatność), itp.
  Przykład 1: Beneficjent zaplanował we wniosku o dofinansowanie wydatki dotyczące doposażenia nowo utworzonego w projekcie stanowiska pracy personelu projektu, zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę. W momencie rozpoczęcia realizacji projektu Beneficjent zakupił wyposażenie i równocześnie ogłosił nabór na stanowisko pracy. Z przyczyn od siebie niezależnych nie udało się mu zatrudnić personelu na umowę o pracę – Beneficjent zdecydował zlecić realizację zadania dotychczas zatrudnionemu personelowi na podstawie dodatków do wynagrodzenia. 
  Kontrola może podważyć racjonalność i zasadność zakupu doposażenia stanowiska pracy, które finalnie/faktycznie nie zostało utworzone. Realizacja zadania przez dotychczasowych pracowników nie wymagała bowiem dodatkowego doposażenia ich stanowisk.
  Przykład 2: Beneficjent zaplanował we wniosku o dofinansowanie wydatki dotyczące zakupu laptopów dla uczestników/czek, które miały być użytkowane podczas zajęć w projekcie edukacyjnym. Beneficjent rozliczył we wniosku o płatność ww. wydatki. Podczas wizyty monitoringowej przedmiotowych zajęć kontrolujący nie potwierdzili by osoby uczestniczące w zajęciach korzystały z zakupionych laptopów. Po przeprowadzonym wywiadzie z uczestnikami/czkami kontrolujący uzyskali informacje, że dotychczas nie korzystano z laptopów podczas żadnych zajęć – niemniej, użytkowane były tablety. Beneficjent poinformował, że w związku z pozyskaniem tabletów z innych źródeł zewnętrznych, zakupione w projekcie laptopy nie były wykorzystywane. Zakupione laptopy zdeponowano w bezpiecznej szafie.
  Kontrola może podważyć racjonalność i zasadność zakupu laptopów, które finalnie/faktycznie nie były użytkowane przez uczestników/czki projektu. Wobec pozyskania równoważnego sprzętu ICT, dzięki któremu możliwa była realizacja zajęć i osiągnięcie założonych celów danych zajęć, zakup dodatkowych laptopów był nieuzasadniony i nieracjonalny. 
  W obu ww. przykładach naruszono zapisy podrozdziału 2.2 pkt 1 lit. e) „Wytycznych”.
  Przykład 3: Beneficjent zaplanował we wniosku o dofinansowanie wydatki dot. wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego prowadzącego dodatkowe zajęcia z matematyki dla uczniów/uczennic szkoły podstawowej w wysokości odpowiadającej stawce godzinowej nauczyciela dyplomowanego. Przed rozpoczęciem projektu, ww. nauczyciel dyplomowany złożył wypowiedzenie. W toku realizacji projektu ww. zajęcia faktycznie prowadził nauczyciel mianowany, jednak otrzymywał wynagrodzenie w wysokości zaplanowanej we wniosku o dofinansowanie, tj. w wyższej wysokości, niż wynika to z przepisów (Karta Nauczyciela, akty wykonawcze do ww. ustawy w zakresie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy).
  Kontrola może uznać za niekwalifikowalną część ww. wydatku – w wysokości odpowiadającej różnicy kwoty wynagrodzenia rozliczonej we wniosku o płatność (w wysokości odpowiadającej stawkom nauczyciela dyplomowanego), a wynikającej z przepisów prawa (stawka nauczyciela mianowanego). Naruszono bowiem zapisy podrozdziału 2.2 pkt 1 lit. a) „Wytycznych”.
  Należy podkreślić, że opisane przykłady są uproszczonymi sytuacjami, mającymi na celu nakreślenie potencjalnych możliwości uznania wydatków za niekwalifikowalne na etapie realizacji projektu – względem pierwotnie zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie i wstępnie ocenionych na etapie wyboru projektu do dofinansowania.
  Ponadto, przypadki tego typu każdorazowo są weryfikowane indywidualnie przez instytucję kontrolującą na podstawie całościowej analizy sytuacji, w oparciu o pozostałe zapisy wniosku o dofinansowanie, dokumenty dostępne na miejscu realizacji projektu oraz inne, dostępne dowody mające znaczenie dla kwalifikowalności danego wydatku. Każdorazowo również Beneficjent ma możliwość przedstawienia argumentów i uzasadnienia danego wydatku.

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

  Odpowiedź:
  
  Zasady kwalifikowalności wydatków zostały określone wprost w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027” (dalej: „Wytyczne”). Zgodnie z „Wytycznymi” wydatek, aby zostać uznany za kwalifikowalny musi spełniać przesłanki określone m.in. w podrozdziale 2.2 pkt 1 ww. dokumentu. Oczywiście, „(…) Punktem wyjścia dla oceny kwalifikowalności wydatku jest zatwierdzony wniosek o dofinansowanie projektu (…)” (podrozdział 2.2 pkt 3 „Wytycznych…”). Niemniej, równocześnie wskazano zarówno w „Wytycznych…”, jak i w umowach o dofinansowanie projektu, że na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest wstępna ocena kwalifikowalności planowanych wydatków. Faktyczna ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest w trakcie realizacji projektu – na etapie weryfikacji wniosków o płatność, w trakcie kontroli projektu, jak też po jego zakończeniu. Tym samym, zastrzeżono iż zatwierdzenie projektu do dofinansowania i podpisanie z Beneficjentem umowy o dofinansowanie projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną uznane za kwalifikowalne. 
  Powyższe jest wynikiem zróżnicowanych czynników: poczynając od bardziej „formalnych” kwestii związanych z procesem wydatkowania środków, po sytuacje wynikające z rozliczania projektu na podstawie tzw. budżetu zadaniowego (w przypadku rozliczania projektów na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków). Innymi słowy, na etapie wniosku o dofinansowanie Beneficjent przedstawia zaplanowane wydatki, niemniej nie mogą one zostać uznane za kwalifikowalne na etapie realizacji projektu, jeśli w procesie wydatkowania środków nie zostaną spełnione przesłanki kwalifikowalności, np. zakupu dokonano z naruszeniem procedur zamówieniowych (o ile dotyczy) lub innych przepisów prawa krajowego/unijnego lub na etapie realizacji projektu wydatki zostaną uznane za nieuzasadnione/nieracjonalne.  
  Sytuacje niekwalifikowania wydatków wstępnie zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie – na etapie weryfikacji wniosku o płatność/kontroli w miejscu realizacji projektu – mogą być wynikiem np. zmiany przepisów prawa (np. zmiana wymogów dotyczących kwalifikacji/kompetencji personelu danej instytucji, będących personelem projektu; zmiany przepisów w zakresie minimalnej wysokości wynagrodzeń/świadczeń; zmiany w zakresie organizacji/funkcjonowania instytucji, w której realizowany jest projekt, mogące mieć wpływ na kwalifikowalność wydatków zaplanowanych przed zmianami, itp.). Innym przykładem może być sytuacja kontroli w miejscu realizacji projektu/wizyty monitoringowej, w wyniku której instytucja kontrolująca może wystosować zastrzeżenia dotyczące racjonalności ponoszonych wydatków: na podstawie oględzin miejsca realizacji projektu lub rozmów z uczestnikami/czkami projektu lub weryfikacji dokumentów dot. realizowanego projektu (w szerszym zakresie, niż na etapie wniosku o dofinansowanie czy wniosku o płatność), itp.
  Przykład 1: Beneficjent zaplanował we wniosku o dofinansowanie wydatki dotyczące doposażenia nowo utworzonego w projekcie stanowiska pracy personelu projektu, zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy na podstawie umowy o pracę. W momencie rozpoczęcia realizacji projektu Beneficjent zakupił wyposażenie i równocześnie ogłosił nabór na stanowisko pracy. Z przyczyn od siebie niezależnych nie udało się mu zatrudnić personelu na umowę o pracę – Beneficjent zdecydował zlecić realizację zadania dotychczas zatrudnionemu personelowi na podstawie dodatków do wynagrodzenia. 
  Kontrola może podważyć racjonalność i zasadność zakupu doposażenia stanowiska pracy, które finalnie/faktycznie nie zostało utworzone. Realizacja zadania przez dotychczasowych pracowników nie wymagała bowiem dodatkowego doposażenia ich stanowisk.
  Przykład 2: Beneficjent zaplanował we wniosku o dofinansowanie wydatki dotyczące zakupu laptopów dla uczestników/czek, które miały być użytkowane podczas zajęć w projekcie edukacyjnym. Beneficjent rozliczył we wniosku o płatność ww. wydatki. Podczas wizyty monitoringowej przedmiotowych zajęć kontrolujący nie potwierdzili by osoby uczestniczące w zajęciach korzystały z zakupionych laptopów. Po przeprowadzonym wywiadzie z uczestnikami/czkami kontrolujący uzyskali informacje, że dotychczas nie korzystano z laptopów podczas żadnych zajęć – niemniej, użytkowane były tablety. Beneficjent poinformował, że w związku z pozyskaniem tabletów z innych źródeł zewnętrznych, zakupione w projekcie laptopy nie były wykorzystywane. Zakupione laptopy zdeponowano w bezpiecznej szafie.
  Kontrola może podważyć racjonalność i zasadność zakupu laptopów, które finalnie/faktycznie nie były użytkowane przez uczestników/czki projektu. Wobec pozyskania równoważnego sprzętu ICT, dzięki któremu możliwa była realizacja zajęć i osiągnięcie założonych celów danych zajęć, zakup dodatkowych laptopów był nieuzasadniony i nieracjonalny. 
  W obu ww. przykładach naruszono zapisy podrozdziału 2.2 pkt 1 lit. e) „Wytycznych”.
  Przykład 3: Beneficjent zaplanował we wniosku o dofinansowanie wydatki dot. wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego prowadzącego dodatkowe zajęcia z matematyki dla uczniów/uczennic szkoły podstawowej w wysokości odpowiadającej stawce godzinowej nauczyciela dyplomowanego. Przed rozpoczęciem projektu, ww. nauczyciel dyplomowany złożył wypowiedzenie. W toku realizacji projektu ww. zajęcia faktycznie prowadził nauczyciel mianowany, jednak otrzymywał wynagrodzenie w wysokości zaplanowanej we wniosku o dofinansowanie, tj. w wyższej wysokości, niż wynika to z przepisów (Karta Nauczyciela, akty wykonawcze do ww. ustawy w zakresie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy).
  Kontrola może uznać za niekwalifikowalną część ww. wydatku – w wysokości odpowiadającej różnicy kwoty wynagrodzenia rozliczonej we wniosku o płatność (w wysokości odpowiadającej stawkom nauczyciela dyplomowanego), a wynikającej z przepisów prawa (stawka nauczyciela mianowanego). Naruszono bowiem zapisy podrozdziału 2.2 pkt 1 lit. a) „Wytycznych”.
  Należy podkreślić, że opisane przykłady są uproszczonymi sytuacjami, mającymi na celu nakreślenie potencjalnych możliwości uznania wydatków za niekwalifikowalne na etapie realizacji projektu – względem pierwotnie zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie i wstępnie ocenionych na etapie wyboru projektu do dofinansowania.
  Ponadto, przypadki tego typu każdorazowo są weryfikowane indywidualnie przez instytucję kontrolującą na podstawie całościowej analizy sytuacji, w oparciu o pozostałe zapisy wniosku o dofinansowanie, dokumenty dostępne na miejscu realizacji projektu oraz inne, dostępne dowody mające znaczenie dla kwalifikowalności danego wydatku. Każdorazowo również Beneficjent ma możliwość przedstawienia argumentów i uzasadnienia danego wydatku.

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

• 2. Jakie są możliwości odwoławcze, gdy beneficjent nie zgadza się z wynikiem kontroli?

  Odpowiedź:
  
  W odpowiedzi na tak sformułowane pytanie, zakładam, że mamy do czynienia z sytuacją stwierdzenia nieprawidłowości skutkującej zwrotem środków uznanych za niekwalifikowalne, z czym Beneficjent się nie zgadza, a tym samym nie dokonuje zwrotu w terminach określonych w poszczególnych etapach procedury pokontrolnej i kontradyktoryjnej. 
  Na tej podstawie ścieżka odwoławcza wygląda następująco:
  1) Procedura pokontrolna:
  a) Informacja pokontrolna wraz z informacją o stwierdzonej nieprawidłowości i wezwaniem do zwrotu środków
  b) Zastrzeżenia Beneficjenta (nie dokonano zwrotu środków)
  c) Ostateczna Informacja pokontrolna wraz z informacją wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń (o ile dotyczy) oraz wezwaniem do zwrotu środków
  d) Zakończenie procedury pokontrolnej (nie dokonano zwrotu środków)
  2) Wszczęcie postępowania administracyjnego przez IP lub IZ:
  a) Zawiadomienie Strony o wszczęciu postępowania administracyjnego oraz o możliwości zgłaszania uwag i wniosków do zgromadzonego materiału dowodowego
  b) Weryfikacja dostępnej dokumentacji, w tym możliwość udostępnienia Stronie postępowania akt sprawy do wglądu oraz przeprowadzenie postępowania dowodowego w formie dopuszczalnej przepisami – w sprawach tego wymagających
  c) Wydanie decyzji administracyjnej I instancji, określającej kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków (o ile dotyczy, tzn. w przypadku podtrzymania stanowiska w sprawie stwierdzonej nieprawidłowości)
  d) Odwołanie/wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy Strony (nie dokonano zwrotu środków)
  e) Wydanie ostatecznej decyzji administracyjnej, określającej kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków (o ile dotyczy, tzn. w przypadku podtrzymania stanowiska wydanego w decyzji administracyjnej I instancji)
  3) Postępowanie sądowo-administracyjne:
  a) Skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego:
  Wojewódzki Sąd Administracyjny, na skutek wniesionej skargi, może wydać wyrok:
  - oddalający skargę,
  - uwzględniający skargę.
  WSA może również odrzucić skargę, czy umorzyć postępowanie. W takich przypadkach nie dochodzi do wydania wyroku. Postępowanie kończone jest na podstawie postanowienia.
  b) Skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego od wyroku lub postanowienia wydanego przez WSA na skutek wniesionej wcześniej skargi do WSA.
  Możliwe rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego:
  - Odrzucenie skargi,
  - Uchylenie orzeczenia WSA: Jeżeli NSA uzna skargę kasacyjną za zasadną, może uchylić zaskarżone orzeczenie WSA,
  - Oddalenie skargi kasacyjnej: Jeśli NSA uzna skargę kasacyjną za bezzasadną, oddala ją,
  - Wydanie wyroku lub postanowienia: Po rozpoznaniu skargi kasacyjnej NSA wydaje wyrok (w przypadku skargi na wyrok) lub postanowienie (w przypadku skargi na postanowienie).

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

  Odpowiedź:
  
  W odpowiedzi na tak sformułowane pytanie, zakładam, że mamy do czynienia z sytuacją stwierdzenia nieprawidłowości skutkującej zwrotem środków uznanych za niekwalifikowalne, z czym Beneficjent się nie zgadza, a tym samym nie dokonuje zwrotu w terminach określonych w poszczególnych etapach procedury pokontrolnej i kontradyktoryjnej. 
  Na tej podstawie ścieżka odwoławcza wygląda następująco:
  1) Procedura pokontrolna:
  a) Informacja pokontrolna wraz z informacją o stwierdzonej nieprawidłowości i wezwaniem do zwrotu środków
  b) Zastrzeżenia Beneficjenta (nie dokonano zwrotu środków)
  c) Ostateczna Informacja pokontrolna wraz z informacją wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń (o ile dotyczy) oraz wezwaniem do zwrotu środków
  d) Zakończenie procedury pokontrolnej (nie dokonano zwrotu środków)
  2) Wszczęcie postępowania administracyjnego przez IP lub IZ:
  a) Zawiadomienie Strony o wszczęciu postępowania administracyjnego oraz o możliwości zgłaszania uwag i wniosków do zgromadzonego materiału dowodowego
  b) Weryfikacja dostępnej dokumentacji, w tym możliwość udostępnienia Stronie postępowania akt sprawy do wglądu oraz przeprowadzenie postępowania dowodowego w formie dopuszczalnej przepisami – w sprawach tego wymagających
  c) Wydanie decyzji administracyjnej I instancji, określającej kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków (o ile dotyczy, tzn. w przypadku podtrzymania stanowiska w sprawie stwierdzonej nieprawidłowości)
  d) Odwołanie/wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy Strony (nie dokonano zwrotu środków)
  e) Wydanie ostatecznej decyzji administracyjnej, określającej kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków (o ile dotyczy, tzn. w przypadku podtrzymania stanowiska wydanego w decyzji administracyjnej I instancji)
  3) Postępowanie sądowo-administracyjne:
  a) Skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego:
  Wojewódzki Sąd Administracyjny, na skutek wniesionej skargi, może wydać wyrok:
  - oddalający skargę,
  - uwzględniający skargę.
  WSA może również odrzucić skargę, czy umorzyć postępowanie. W takich przypadkach nie dochodzi do wydania wyroku. Postępowanie kończone jest na podstawie postanowienia.
  b) Skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego od wyroku lub postanowienia wydanego przez WSA na skutek wniesionej wcześniej skargi do WSA.
  Możliwe rozstrzygnięcia Naczelnego Sądu Administracyjnego:
  - Odrzucenie skargi,
  - Uchylenie orzeczenia WSA: Jeżeli NSA uzna skargę kasacyjną za zasadną, może uchylić zaskarżone orzeczenie WSA,
  - Oddalenie skargi kasacyjnej: Jeśli NSA uzna skargę kasacyjną za bezzasadną, oddala ją,
  - Wydanie wyroku lub postanowienia: Po rozpoznaniu skargi kasacyjnej NSA wydaje wyrok (w przypadku skargi na wyrok) lub postanowienie (w przypadku skargi na postanowienie).

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

• 3. Czy jeśli Beneficjent uzyskał negatywną ocenę podczas kontroli (kategoria nr 1 - zwrot 20zł, błąd systemu księgowego) prawdopodobieństwo ponownej kontroli wynosi 100%? Czy po każdej przeprowadzonej kontroli planowej jest przeprowadzana wizyta monitoringowa?

  Odpowiedź:
  
  W przypadku wystąpienia nieprawidłowości, każdorazowo instytucja kontrolująca zobowiązana jest do wszczęcia procedury odzyskania środków, niezależnie od przyczyny wystąpienia nieprawidłowości – zgodnie z przepisami krajowymi (ustawa wdrożeniowa, ustawa o finansach publicznych), unijnymi (rozporządzenie ogólne) oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu. 
  Wystąpienie nieprawidłowości podczas kontroli na danym projekcie nie zwiększa prawdopodobieństwa ponownej kontroli o 100%: dobór projektów do kontroli oparty jest m.in. o czynniki ryzyka (kilka czynników) – różnych dla poszczególnych instytucji kontrolujących w województwie śląskim  (DEFS, WUP, EFRR, ŚCP) i o różnych wagach punktowych – określonych w Rocznym Planie Kontroli . 
  W przypadku projektów, w których zidentyfikowano nieprawidłowości, faktycznie wzrasta prawdopodobieństwo ponownej kontroli, jednak nie jest to wyłączna przesłanka (czynnik ryzyka), która ma wpływ na możliwość ich ponownej kontroli. 
  W odpowiedzi na pytanie dot. wizyt monitoringowych: zgodnie z Rocznym Planem Kontroli, w projektach, w których instytucją kontrolującą jest:
  - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego założono, że przeprowadzona zostanie przynajmniej jedna wizyta monitoringowa w ramach każdego kontrolowanego projektu, ujętego w planie kontroli. Odstępstwo od tej zasady stanowią projekty, w których przeprowadzenie wizyty monitoringowej nie jest możliwe ze względu na stopień zaawansowania projektu (np. kontrola prowadzona po zakończeniu realizacji form wsparcia) i/lub rodzaj realizowanych działań/ form wsparcia (np. usługi realizowane w miejscu zamieszkania uczestników/czek);
  - Wojewódzki Urząd Pracy: 
  • Kontrole PSF: W danym roku obrachunkowym każdy z Operatorów zobowiązany jest do monitorowania co najmniej 5% uczestników/MŚP w formie wizyt monitoringowych, z którymi zawarł umowy o dofinansowanie usług rozwojowych. Jednocześnie WUP przeprowadza wizyty monitoringowe co najmniej 3% umów zawartych pomiędzy Operatorami a uczestnikami/przedsiębiorcami w ciągu roku obrachunkowego.
  • W przypadku projektów, gdzie przewidziano szkolenia indywidualne, co do zasady zostaną one objęte wizytami monitoringowymi, jeżeli będzie to możliwe z uwagi na kwestie proceduralne. 
  Należy jednak podkreślić, że wizyta monitoringowa nie musi odbyć się po kontroli w miejscu realizacji projektu – może zostać przeprowadzona przed kontrolą lub stanowić niezależną formę kontroli w miejscu realizacji projektu.

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

  Odpowiedź:
  
  W przypadku wystąpienia nieprawidłowości, każdorazowo instytucja kontrolująca zobowiązana jest do wszczęcia procedury odzyskania środków, niezależnie od przyczyny wystąpienia nieprawidłowości – zgodnie z przepisami krajowymi (ustawa wdrożeniowa, ustawa o finansach publicznych), unijnymi (rozporządzenie ogólne) oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu. 
  Wystąpienie nieprawidłowości podczas kontroli na danym projekcie nie zwiększa prawdopodobieństwa ponownej kontroli o 100%: dobór projektów do kontroli oparty jest m.in. o czynniki ryzyka (kilka czynników) – różnych dla poszczególnych instytucji kontrolujących w województwie śląskim  (DEFS, WUP, EFRR, ŚCP) i o różnych wagach punktowych – określonych w Rocznym Planie Kontroli . 
  W przypadku projektów, w których zidentyfikowano nieprawidłowości, faktycznie wzrasta prawdopodobieństwo ponownej kontroli, jednak nie jest to wyłączna przesłanka (czynnik ryzyka), która ma wpływ na możliwość ich ponownej kontroli. 
  W odpowiedzi na pytanie dot. wizyt monitoringowych: zgodnie z Rocznym Planem Kontroli, w projektach, w których instytucją kontrolującą jest:
  - Departament Europejskiego Funduszu Społecznego założono, że przeprowadzona zostanie przynajmniej jedna wizyta monitoringowa w ramach każdego kontrolowanego projektu, ujętego w planie kontroli. Odstępstwo od tej zasady stanowią projekty, w których przeprowadzenie wizyty monitoringowej nie jest możliwe ze względu na stopień zaawansowania projektu (np. kontrola prowadzona po zakończeniu realizacji form wsparcia) i/lub rodzaj realizowanych działań/ form wsparcia (np. usługi realizowane w miejscu zamieszkania uczestników/czek);
  - Wojewódzki Urząd Pracy: 
  • Kontrole PSF: W danym roku obrachunkowym każdy z Operatorów zobowiązany jest do monitorowania co najmniej 5% uczestników/MŚP w formie wizyt monitoringowych, z którymi zawarł umowy o dofinansowanie usług rozwojowych. Jednocześnie WUP przeprowadza wizyty monitoringowe co najmniej 3% umów zawartych pomiędzy Operatorami a uczestnikami/przedsiębiorcami w ciągu roku obrachunkowego.
  • W przypadku projektów, gdzie przewidziano szkolenia indywidualne, co do zasady zostaną one objęte wizytami monitoringowymi, jeżeli będzie to możliwe z uwagi na kwestie proceduralne. 
  Należy jednak podkreślić, że wizyta monitoringowa nie musi odbyć się po kontroli w miejscu realizacji projektu – może zostać przeprowadzona przed kontrolą lub stanowić niezależną formę kontroli w miejscu realizacji projektu.

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

• 4. Czy błędne ologowanie dokumentów przetargowych (logotypy z poprzedniej perspektywy) są uchybieniem czy nieprawidłowością?

  Odpowiedź:
  
  W mojej opinii stanowi to uchybienie. 
  Beneficjenci są zobowiązani do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym (w szczególności z załącznikiem IX Komunikacja i Widoczność) oraz zgodnie z Wyciągiem z zapisów Podręcznika wnioskodawcy i Beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021 2027 w zakresie informacji i promocji, w tym do stosowania aktualnych logotypów/znaków, czy wzorów innych materiałów informacyjno-promocyjnych (tablice, plakaty, naklejki) dostępnych m.in. na stronie https://funduszeue.slaskie.pl, w dziale „Poznaj zasady promowania projektu”.
  Niemniej, w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. „Wykaz pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FE” nie przewidziano pomniejszenia ze względu na umieszczenie błędnych lub nieaktualnych logotypów/znaków. Najbliższe rodzajowo uchybienie określono w poz. 3 ww. załącznika odnoszące się do „nieumieszczenia znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej w którymkolwiek działaniu, dokumencie, materiale” (pomniejszenie w wysokości 0,25% kwoty dofinansowania). 
  Zgodnie z „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” celem wdrażanych działań informacyjno-promocyjnych jest m.in. zwiększenie widoczności działań i efektów polityki spójności poprzez przekazanie odbiorcy informacji, że projekt realizowany jest przy wsparciu Unii Europejskiej. Co do zasady, ciąg znaków w poprzedniej perspektywie również uwzględniał m.in. znak Funduszy Europejskich, znak Rzeczpospolitej Polskiej oraz znak Unii Europejskiej, w związku z czym, cel informacyjno-promocyjny został osiągnięty. 
  Jednocześnie, należy podkreślić, że zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu instytucja, będąca stroną umowy – w przypadku niestosowania się Beneficjenta do obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w pierwszej kolejności pisemnie wzywa go do uregulowania swoich zobowiązań – podjęcia zastosowania działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu. Dopiero w przypadku braku wykonania przez Beneficjenta działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu, instytucja ma możliwość dokonania pomniejszenia do wartości maksymalnie 3% dofinansowania.

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala

  Odpowiedź:
  
  W mojej opinii stanowi to uchybienie. 
  Beneficjenci są zobowiązani do wypełniania obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym (w szczególności z załącznikiem IX Komunikacja i Widoczność) oraz zgodnie z Wyciągiem z zapisów Podręcznika wnioskodawcy i Beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021 2027 w zakresie informacji i promocji, w tym do stosowania aktualnych logotypów/znaków, czy wzorów innych materiałów informacyjno-promocyjnych (tablice, plakaty, naklejki) dostępnych m.in. na stronie https://funduszeue.slaskie.pl, w dziale „Poznaj zasady promowania projektu”.
  Niemniej, w załączniku do umowy o dofinansowanie pn. „Wykaz pomniejszenia wartości dofinansowania projektu w zakresie obowiązków komunikacyjnych beneficjentów FE” nie przewidziano pomniejszenia ze względu na umieszczenie błędnych lub nieaktualnych logotypów/znaków. Najbliższe rodzajowo uchybienie określono w poz. 3 ww. załącznika odnoszące się do „nieumieszczenia znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej w którymkolwiek działaniu, dokumencie, materiale” (pomniejszenie w wysokości 0,25% kwoty dofinansowania). 
  Zgodnie z „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” celem wdrażanych działań informacyjno-promocyjnych jest m.in. zwiększenie widoczności działań i efektów polityki spójności poprzez przekazanie odbiorcy informacji, że projekt realizowany jest przy wsparciu Unii Europejskiej. Co do zasady, ciąg znaków w poprzedniej perspektywie również uwzględniał m.in. znak Funduszy Europejskich, znak Rzeczpospolitej Polskiej oraz znak Unii Europejskiej, w związku z czym, cel informacyjno-promocyjny został osiągnięty. 
  Jednocześnie, należy podkreślić, że zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu instytucja, będąca stroną umowy – w przypadku niestosowania się Beneficjenta do obowiązków informacyjnych i promocyjnych, w pierwszej kolejności pisemnie wzywa go do uregulowania swoich zobowiązań – podjęcia zastosowania działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu. Dopiero w przypadku braku wykonania przez Beneficjenta działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu, instytucja ma możliwość dokonania pomniejszenia do wartości maksymalnie 3% dofinansowania.

  Opracowane przez Panią Dorotę Gala