European Funds
for Silesia 2021-2027

Pytania po szkoleniu 27.10.2026 r. - Kontrola zamówień publicznych w projektach FE SL 2021-2027 EFRR/FST - najczęściej występujące uchybienia i nieprawidłowości Link

• 1. Kwestia weryfikacji braku konfliktów na etapie realizacji umowy. W jaki sposób to weryfikować, jakie dokumenty na taką okoliczność sporządzić, kto ma to weryfikować od strony Zamawiającego. Wobec jakich osób ma być to badanie - członków komisji czy też innych osób. Członkowie komisji składają oświadczenia na taką okoliczność na etapie prowadzonego postępowania. Co w przypadku gdy taki konflikt interesów będzie mieć miejsce? Jak to ma wyglądać w praktyce? Proszę o szerszą interpretację.

  Odpowiedź:
  
  Zarówno przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych  (Dz.U. 2026 poz. 793, dalej: Pzp) jak i Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 nie regulują wprost zasad identyfikowania i weryfikowania konfliktu interesów na etapie realizacji umowy. 
  Nie oznacza to jednak, że ryzyko wystąpienia takich sytuacji po zawarciu umowy jest wyłączone lub pozbawione znaczenia z punktu widzenia prawidłowej realizacji zamówienia, zachowania bezstronności osób wykonujących czynności po stronie Zamawiającego oraz zapewnienia przejrzystości wydatkowania środków publicznych.
  Wobec braku szczegółowych regulacji w tym zakresie decyzja dotycząca sposobu zarządzania ryzykiem konfliktu interesów pozostaje w gestii Zamawiającego. 
  W przypadku wydatkowania środków z Unii Europejskiej warto mieć na uwadze treść Rozporządzenia 2024/2509 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii. 
  Zgodnie z zapisami art. 61 ust. 3  tego rozporządzenia, konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.
  Tak szeroko zdefiniowany konflikt interesów uzasadnia podjęcie przez Zamawiającego działań organizacyjnych mających na celu jego skuteczne identyfikowanie i eliminowanie. W tym kontekście możliwe jest opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury regulującej sposób postępowania w przypadku wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia konfliktu interesów, w tym także na etapie realizacji zamówienia.
  Procedura dotycząca konfliktu interesów powinna określać krąg osób objętych weryfikacją, obejmujący wszystkie osoby mogące wpływać na przygotowanie, przeprowadzenie postępowania oraz realizację zamówienia (np. osoby uczestniczące w nadzorze nad realizacją umowy, odbiorach, rozliczeniach, zatwierdzaniu zmian umowy oraz inne osoby mogące wpływać na podejmowane decyzje), a także zasady identyfikowania, zgłaszania i oceny okoliczności mogących powodować konflikt interesów. 
  Dokument powinien określać momenty przeprowadzania weryfikacji konfliktu interesów. W przypadku czynności realizowanych po zawarciu umowy z wykonawcą weryfikacja powinna następować w szczególności przed rozpoczęciem wykonywania określonych czynności, w razie zmiany osób zaangażowanych w realizację zamówienia oraz każdorazowo po ujawnieniu nowych okoliczności mogących rodzić wątpliwości co do bezstronności lub niezależności osób uczestniczących w realizacji zamówienia. Procedura powinna przewidywać obowiązek niezwłocznego zgłaszania potencjalnych konfliktów interesów, w tym wynikających z powiązań rodzinnych, osobistych, majątkowych lub zawodowych z wykonawcą, jego personelem, podwykonawcami lub innymi podmiotami uczestniczącymi w realizacji zamówienia, a także określać sposób postępowania w przypadku ich stwierdzenia, obejmujący ocenę wpływu danej sytuacji na bezstronność wykonywanych czynności, ewentualne wyłączenie danej osoby, wyznaczenie zastępstwa oraz udokumentowanie podjętych działań. Warto przy tym rozważyć wprowadzenie obowiązku składania oświadczeń o braku konfliktu interesów na etapie realizacji umowy, pod rygorem odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwego oświadczenia.
  Zamawiający może także rozważyć wprowadzenie do umowy z wykonawcą postanowień dotyczących konfliktu interesów na etapie jej realizacji. Postanowienia takie mogą przewidywać w szczególności obowiązek niezwłocznego informowania Zamawiającego o okolicznościach mogących powodować konflikt interesów, obowiązek współpracy przy wyjaśnianiu tego rodzaju sytuacji, możliwość żądania dodatkowych wyjaśnień lub informacji, a także obowiązek podjęcia odpowiednich działań w celu wyeliminowania stwierdzonego konfliktu, np. poprzez zmianę osób uczestniczących w realizacji zamówienia.
  Niezależnie od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, istotne znaczenie ma również odpowiednie informowanie i szkolenie osób zaangażowanych w proces udzielania oraz realizacji zamówień. Zamawiający powinien zapewnić, aby pracownicy byli świadomi sytuacji mogących prowadzić do powstania rzeczywistego, potencjalnego lub postrzeganego konfliktu interesów, konsekwencji jego wystąpienia oraz sposobu postępowania w przypadku ujawnienia takich okoliczności. 
  Pracownicy powinni mieć również świadomość, że składanie oświadczeń dotyczących bezstronności stanowi nie tylko element systemu kontroli wewnętrznej i przeciwdziałania nadużyciom, lecz także zabezpieczenie dla samych osób wykonujących czynności po stronie Zamawiającego. Pozwala bowiem na odpowiednio wczesne ujawnienie potencjalnych konfliktów interesów, ograniczenie ryzyka podważenia podejmowanych działań oraz wykazanie dochowania należytej staranności w przypadku kontroli.
  Dla zapewnienia obiektywizmu nie jest wskazane, aby osoby objęte obowiązkiem składania oświadczeń samodzielnie dokonywały oceny występowania konfliktu interesów we własnej sprawie. Analiza zgłoszonych okoliczności oraz podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnego wyłączenia z wykonywania czynności powinny należeć do przełożonego, kierownika zamawiającego lub wyznaczonej przez niego osoby/osób.
  Podsumowując, zalecane jest wdrożenie przez Zamawiającego wewnętrznych rozwiązań organizacyjnych umożliwiających identyfikowanie, ocenę i dokumentowanie przypadków konfliktu interesów również na etapie realizacji umowy. Działania takie wzmacniają przejrzystość procesu udzielania i wykonywania zamówień, ograniczają ryzyko nieprawidłowości oraz sprzyjają prawidłowemu wydatkowaniu środków publicznych, w szczególności pochodzących z funduszy Unii Europejskiej.

  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

   

  Odpowiedź:
  
  Zarówno przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych  (Dz.U. 2026 poz. 793, dalej: Pzp) jak i Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 nie regulują wprost zasad identyfikowania i weryfikowania konfliktu interesów na etapie realizacji umowy. 
  Nie oznacza to jednak, że ryzyko wystąpienia takich sytuacji po zawarciu umowy jest wyłączone lub pozbawione znaczenia z punktu widzenia prawidłowej realizacji zamówienia, zachowania bezstronności osób wykonujących czynności po stronie Zamawiającego oraz zapewnienia przejrzystości wydatkowania środków publicznych.
  Wobec braku szczegółowych regulacji w tym zakresie decyzja dotycząca sposobu zarządzania ryzykiem konfliktu interesów pozostaje w gestii Zamawiającego. 
  W przypadku wydatkowania środków z Unii Europejskiej warto mieć na uwadze treść Rozporządzenia 2024/2509 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii. 
  Zgodnie z zapisami art. 61 ust. 3  tego rozporządzenia, konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.
  Tak szeroko zdefiniowany konflikt interesów uzasadnia podjęcie przez Zamawiającego działań organizacyjnych mających na celu jego skuteczne identyfikowanie i eliminowanie. W tym kontekście możliwe jest opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury regulującej sposób postępowania w przypadku wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia konfliktu interesów, w tym także na etapie realizacji zamówienia.
  Procedura dotycząca konfliktu interesów powinna określać krąg osób objętych weryfikacją, obejmujący wszystkie osoby mogące wpływać na przygotowanie, przeprowadzenie postępowania oraz realizację zamówienia (np. osoby uczestniczące w nadzorze nad realizacją umowy, odbiorach, rozliczeniach, zatwierdzaniu zmian umowy oraz inne osoby mogące wpływać na podejmowane decyzje), a także zasady identyfikowania, zgłaszania i oceny okoliczności mogących powodować konflikt interesów. 
  Dokument powinien określać momenty przeprowadzania weryfikacji konfliktu interesów. W przypadku czynności realizowanych po zawarciu umowy z wykonawcą weryfikacja powinna następować w szczególności przed rozpoczęciem wykonywania określonych czynności, w razie zmiany osób zaangażowanych w realizację zamówienia oraz każdorazowo po ujawnieniu nowych okoliczności mogących rodzić wątpliwości co do bezstronności lub niezależności osób uczestniczących w realizacji zamówienia. Procedura powinna przewidywać obowiązek niezwłocznego zgłaszania potencjalnych konfliktów interesów, w tym wynikających z powiązań rodzinnych, osobistych, majątkowych lub zawodowych z wykonawcą, jego personelem, podwykonawcami lub innymi podmiotami uczestniczącymi w realizacji zamówienia, a także określać sposób postępowania w przypadku ich stwierdzenia, obejmujący ocenę wpływu danej sytuacji na bezstronność wykonywanych czynności, ewentualne wyłączenie danej osoby, wyznaczenie zastępstwa oraz udokumentowanie podjętych działań. Warto przy tym rozważyć wprowadzenie obowiązku składania oświadczeń o braku konfliktu interesów na etapie realizacji umowy, pod rygorem odpowiedzialności za złożenie nieprawdziwego oświadczenia.
  Zamawiający może także rozważyć wprowadzenie do umowy z wykonawcą postanowień dotyczących konfliktu interesów na etapie jej realizacji. Postanowienia takie mogą przewidywać w szczególności obowiązek niezwłocznego informowania Zamawiającego o okolicznościach mogących powodować konflikt interesów, obowiązek współpracy przy wyjaśnianiu tego rodzaju sytuacji, możliwość żądania dodatkowych wyjaśnień lub informacji, a także obowiązek podjęcia odpowiednich działań w celu wyeliminowania stwierdzonego konfliktu, np. poprzez zmianę osób uczestniczących w realizacji zamówienia.
  Niezależnie od przyjętych rozwiązań organizacyjnych, istotne znaczenie ma również odpowiednie informowanie i szkolenie osób zaangażowanych w proces udzielania oraz realizacji zamówień. Zamawiający powinien zapewnić, aby pracownicy byli świadomi sytuacji mogących prowadzić do powstania rzeczywistego, potencjalnego lub postrzeganego konfliktu interesów, konsekwencji jego wystąpienia oraz sposobu postępowania w przypadku ujawnienia takich okoliczności. 
  Pracownicy powinni mieć również świadomość, że składanie oświadczeń dotyczących bezstronności stanowi nie tylko element systemu kontroli wewnętrznej i przeciwdziałania nadużyciom, lecz także zabezpieczenie dla samych osób wykonujących czynności po stronie Zamawiającego. Pozwala bowiem na odpowiednio wczesne ujawnienie potencjalnych konfliktów interesów, ograniczenie ryzyka podważenia podejmowanych działań oraz wykazanie dochowania należytej staranności w przypadku kontroli.
  Dla zapewnienia obiektywizmu nie jest wskazane, aby osoby objęte obowiązkiem składania oświadczeń samodzielnie dokonywały oceny występowania konfliktu interesów we własnej sprawie. Analiza zgłoszonych okoliczności oraz podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnego wyłączenia z wykonywania czynności powinny należeć do przełożonego, kierownika zamawiającego lub wyznaczonej przez niego osoby/osób.
  Podsumowując, zalecane jest wdrożenie przez Zamawiającego wewnętrznych rozwiązań organizacyjnych umożliwiających identyfikowanie, ocenę i dokumentowanie przypadków konfliktu interesów również na etapie realizacji umowy. Działania takie wzmacniają przejrzystość procesu udzielania i wykonywania zamówień, ograniczają ryzyko nieprawidłowości oraz sprzyjają prawidłowemu wydatkowaniu środków publicznych, w szczególności pochodzących z funduszy Unii Europejskiej.

  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

   

• 2. Jaki jest właściwy dobór kryteriów oceny ofert dla postępowania w systemie zaprojektuj - buduj , gdzie cena nie może być 100%, a kryterium gwarancji jest co do zasady kryterium pozornym?

  Odpowiedź:
  
  W odniesieniu do postępowań prowadzonych na podstawie Pzp Zamawiający są zobowiązani do stosowania kryteriów oceny ofert zgodnych z przepisami tej ustawy. Prawidłowość ich określenia i zastosowania podlega weryfikacji w toku czynności kontrolnych.
  Zgodnie z art. 241 Pzp kryteria oceny ofert muszą pozostawać w związku z przedmiotem zamówienia i nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego zdolności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Z kolei art. 242 Pzp przewiduje możliwość wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie ceny lub kosztu albo ceny lub kosztu łącznie z kryteriami jakościowymi. 
  Kryteriami jakościowymi mogą być w szczególności kryteria odnoszące się do:
  1) jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
  2) aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1;
  3) aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia;
  4) aspektów innowacyjnych;
  5) organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
  6) serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
  Kryteria oceny ofert i ich opis powinny umożliwiać weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach zgodnie z art. 240 ust. 2 Pzp.
  Analogicznie można podejść do kwestii ustalania kryteriów oceny ofert w przypadku zasady konkurencyjności opisanej w  Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
  Nie istnieje przy tym zamknięty katalog kryteriów właściwych dla zamówień realizowanych w formule „zaprojektuj i wybuduj”. 
  Ich dobór powinien być każdorazowo dostosowany do specyfiki danego zamówienia oraz uwzględniać te cechy, które mają realne znaczenie dla jakości, funkcjonalności, sposobu użytkowania czy kosztów utrzymania obiektu.
  W przypadku postępowań prowadzonych w formule „zaprojektuj i wybuduj”, w zależności od przedmiotu zamówienia, pozacenowe kryteria oceny ofert mogą dotyczyć m.in. doświadczenia osób skierowanych do realizacji zamówienia, parametrów technicznych oraz właściwości funkcjonalnych obiektu, urządzeń lub instalacji, rozwiązań uwzględniających potrzeby użytkowników, w tym w uzasadnionych przypadkach zwiększających dostępność dla osób z niepełnosprawnościami ponad poziom wymagany przepisami, rozwiązań ograniczających oddziaływanie inwestycji na środowisko, a także warunków serwisowania lub utrzymania obiektu/ infrastruktury.
  Podsumowując, pozacenowe kryteria oceny ofert powinny być dobierane w sposób przemyślany i adekwatny do przedmiotu zamówienia, tak aby premiowały rozwiązania przynoszące Zamawiającemu rzeczywistą wartość, a jednocześnie zapewniały przejrzystą, obiektywną i możliwą do zweryfikowania ocenę ofert.

  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź:
  
  W odniesieniu do postępowań prowadzonych na podstawie Pzp Zamawiający są zobowiązani do stosowania kryteriów oceny ofert zgodnych z przepisami tej ustawy. Prawidłowość ich określenia i zastosowania podlega weryfikacji w toku czynności kontrolnych.
  Zgodnie z art. 241 Pzp kryteria oceny ofert muszą pozostawać w związku z przedmiotem zamówienia i nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego zdolności ekonomicznej, technicznej lub finansowej. Z kolei art. 242 Pzp przewiduje możliwość wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie ceny lub kosztu albo ceny lub kosztu łącznie z kryteriami jakościowymi. 
  Kryteriami jakościowymi mogą być w szczególności kryteria odnoszące się do:
  1) jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
  2) aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1;
  3) aspektów środowiskowych, w tym efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia;
  4) aspektów innowacyjnych;
  5) organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą one mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia;
  6) serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
  Kryteria oceny ofert i ich opis powinny umożliwiać weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach zgodnie z art. 240 ust. 2 Pzp.
  Analogicznie można podejść do kwestii ustalania kryteriów oceny ofert w przypadku zasady konkurencyjności opisanej w  Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
  Nie istnieje przy tym zamknięty katalog kryteriów właściwych dla zamówień realizowanych w formule „zaprojektuj i wybuduj”. 
  Ich dobór powinien być każdorazowo dostosowany do specyfiki danego zamówienia oraz uwzględniać te cechy, które mają realne znaczenie dla jakości, funkcjonalności, sposobu użytkowania czy kosztów utrzymania obiektu.
  W przypadku postępowań prowadzonych w formule „zaprojektuj i wybuduj”, w zależności od przedmiotu zamówienia, pozacenowe kryteria oceny ofert mogą dotyczyć m.in. doświadczenia osób skierowanych do realizacji zamówienia, parametrów technicznych oraz właściwości funkcjonalnych obiektu, urządzeń lub instalacji, rozwiązań uwzględniających potrzeby użytkowników, w tym w uzasadnionych przypadkach zwiększających dostępność dla osób z niepełnosprawnościami ponad poziom wymagany przepisami, rozwiązań ograniczających oddziaływanie inwestycji na środowisko, a także warunków serwisowania lub utrzymania obiektu/ infrastruktury.
  Podsumowując, pozacenowe kryteria oceny ofert powinny być dobierane w sposób przemyślany i adekwatny do przedmiotu zamówienia, tak aby premiowały rozwiązania przynoszące Zamawiającemu rzeczywistą wartość, a jednocześnie zapewniały przejrzystą, obiektywną i możliwą do zweryfikowania ocenę ofert.

  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL