European Funds
for Silesia 2021-2027

Pytania po szkoleniu 17.06.2025 r. - Elektronizacja zamówień publicznych Link

• Pyt. 1 Proszę o wyjaśnienie zagadnienia forma elektroniczna - postać elektroniczna.

  Odpowiedź:
  W uproszczeniu, postacią elektroniczną jest każdy dokument lub oświadczenie woli lub oświadczenie wiedzy, które zostało sprowadzone do postaci cyfrowej (plik informatyczny) lub pierwotnie w tej postaci wytworzone.
  Przykłady:
  1) skan wydrukowanej karty katalogowej ale też plik "bazowy" zawierający tę kartę, z którego powstają wydruki,

  2) skan referencji wystawionych w postaci papierowej,

  3) skan oferty (oferta wypełniona komputerowo, wydrukowana, podpisana i zeskanowana).

  Postać elektroniczna nie oznacza automatycznie formy elektronicznej, która stanowi oświadczenie woli co prawda wyrażone w postaci elektronicznej, ale opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (i tylko takim - zgodnie z brzmieniem art. 78(1) § 1 Kodeksu cywilnego). Obrazując powyższe można wskazać, że oferta sporządzona jako plik cyfrowy ale jeszcze nie podpisana, ma postać elektroniczną (sam fakt przechowywania danych w ramach pliku). W momencie kiedy zostaje opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym przybiera formę elektroniczną. 

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

  Odpowiedź:
  W uproszczeniu, postacią elektroniczną jest każdy dokument lub oświadczenie woli lub oświadczenie wiedzy, które zostało sprowadzone do postaci cyfrowej (plik informatyczny) lub pierwotnie w tej postaci wytworzone.
  Przykłady:
  1) skan wydrukowanej karty katalogowej ale też plik "bazowy" zawierający tę kartę, z którego powstają wydruki,

  2) skan referencji wystawionych w postaci papierowej,

  3) skan oferty (oferta wypełniona komputerowo, wydrukowana, podpisana i zeskanowana).

  Postać elektroniczna nie oznacza automatycznie formy elektronicznej, która stanowi oświadczenie woli co prawda wyrażone w postaci elektronicznej, ale opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (i tylko takim - zgodnie z brzmieniem art. 78(1) § 1 Kodeksu cywilnego). Obrazując powyższe można wskazać, że oferta sporządzona jako plik cyfrowy ale jeszcze nie podpisana, ma postać elektroniczną (sam fakt przechowywania danych w ramach pliku). W momencie kiedy zostaje opatrzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym przybiera formę elektroniczną. 

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

• Pyt. 2 - Czy dopuszczalne jest zawarcie umowy na dostawy sukcesywne do kwoty zabezpieczonej na ten cel? Chodzi o sytuację, w której Zamawiający podaje wykonawcom przewidywany asortyment i szacunkowe ilości, wykonawcy wyceniają wg formularza asortymentowo-cenowego, a łączna cena oferty stanowi podstawę wyłącznie do porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Umowa z wykonawcą zawierana jest natomiast do wysokości budżetu Zamawiającego.

  Odpowiedź:

  W mojej ocenie taka praktyka nie powinna mieć miejsca, z wyjątkiem sytuacji, w której możliwe jest zawarcie aneksu zwiększającego zakres umowy lub przewidziano prawo opcji, pozwalające zwiększyć ilość dostaw, gdy wartość oferty jest niższa niż kwota przeznaczona na sfinansowanie dostaw. Przykład wskazany w pytaniu (bez uwzględnienia mechanizmów opisanych wyżej) zmierza do przyjęcia niejednoznaczności opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawcy nie mają podstaw do założenia, jaki ostatecznie asortyment zostanie zamówiony i w jakiej ilości.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

  Odpowiedź:

  W mojej ocenie taka praktyka nie powinna mieć miejsca, z wyjątkiem sytuacji, w której możliwe jest zawarcie aneksu zwiększającego zakres umowy lub przewidziano prawo opcji, pozwalające zwiększyć ilość dostaw, gdy wartość oferty jest niższa niż kwota przeznaczona na sfinansowanie dostaw. Przykład wskazany w pytaniu (bez uwzględnienia mechanizmów opisanych wyżej) zmierza do przyjęcia niejednoznaczności opisu przedmiotu zamówienia. Wykonawcy nie mają podstaw do założenia, jaki ostatecznie asortyment zostanie zamówiony i w jakiej ilości.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

• Pyt. 3 - Wykonawca nie wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, danych umożliwiających dostęp do bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności dostępu do rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zamawiający każdorazowo ma wzywać Wykonawców od taką zgodę czy też może samodzielnie je uzyskać za pomocą dostępnych, bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych?

  Odpowiedź:

  Jeżeli w ofercie lub oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, wskazano dane identyfikujące podmiot, w tym numer NIP/REGON/KRS, to są to dane wystarczające do skorzystania z bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o których mowa w pytaniu.

  Należy jednak pamiętać, że do wspomnianych baz odnosi się np. art. 274 ust. 4 ustawy Pzp, zgodnie z którym dostęp do takich baz ma sens tylko wtedy, gdy pozyskany z ich ma zostać określony podmiotowy środek dowodowy.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

  Odpowiedź:

  Jeżeli w ofercie lub oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, wskazano dane identyfikujące podmiot, w tym numer NIP/REGON/KRS, to są to dane wystarczające do skorzystania z bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o których mowa w pytaniu.

  Należy jednak pamiętać, że do wspomnianych baz odnosi się np. art. 274 ust. 4 ustawy Pzp, zgodnie z którym dostęp do takich baz ma sens tylko wtedy, gdy pozyskany z ich ma zostać określony podmiotowy środek dowodowy.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

• Pyt. 4 - Czy Kierownik zamawiającego musi złożyć oświadczenie w trybie 56 ust 1,2 oraz 3 nawet jeśli tylko podpisuje umowę i nie dokonuje żadnych innych czynności w postępowaniu?

  Odpowiedź:

  Tak, kierownik zamawiającego składa oświadczenia, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp, jako jedna z osób zobligowanych do ich złożenia, zgodnie z art. 56 ust. 1 tej ustawy.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

   

  Odpowiedź:

  Tak, kierownik zamawiającego składa oświadczenia, o których mowa w art. 56 ust. 4 ustawy Pzp, jako jedna z osób zobligowanych do ich złożenia, zgodnie z art. 56 ust. 1 tej ustawy.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

   

• Py. 5 - Weryfikacja podpisów wykonawców mających siedzibę za granicą, jak sprawdzić czy podpis jest kwalifikowany, poprawny.

  Odpowiedź:

  Niestety sposób weryfikacji podpisów zagranicznych wymaga każdorazowo analizy konkretnego przypadku. Polskie oprogramowanie walidacyjne (np. Szafir) może przedstawiać prawidłowe wyniki weryfikacji podpisów, ale nie musi.

  Najprostszym rozwiązaniem (w przypadku podpisów z kręgu państw członkowskich UE) wydaje się użycie tzw. kwalifikowanego walidatora, jakim na chwilę obecną w Polsce jest chyba wyłącznie program WebNotarius. 

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

  Odpowiedź:

  Niestety sposób weryfikacji podpisów zagranicznych wymaga każdorazowo analizy konkretnego przypadku. Polskie oprogramowanie walidacyjne (np. Szafir) może przedstawiać prawidłowe wyniki weryfikacji podpisów, ale nie musi.

  Najprostszym rozwiązaniem (w przypadku podpisów z kręgu państw członkowskich UE) wydaje się użycie tzw. kwalifikowanego walidatora, jakim na chwilę obecną w Polsce jest chyba wyłącznie program WebNotarius. 

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

• Pyt. 6 - Gdy przedmiotowy środek dowodowy (np. deklaracja zgodności), został podpisany przez producenta urządzenia podpisem elektronicznym ( nie wiadomo jaki rodzaj podpisu, wykonawca zagraniczny), a wykonawca składający ofertę zrobił skan tego dokumentu lub połączył go z innym dokumentem, w wyniku czego utracił podpisy elektroniczne wystawców na składanych dokumentach, natomiast sam poświadczył je za zgodność z oryginałem , to czy tak podpisany przedmiotowy środek dowodowy możemy uznać za złożony prawidłowo, czy też powinno się wezwać wykonawcę do złożenia oryginału dokumentu jeżeli dokument został podpisany podpisami elektronicznymi?

  Odpowiedź:

  Kwestię sposobu przekazywania dokumentów i oświadczen w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

  Zgodnie z treścią tego rozporządzenia (§ 6 ust. 1), dokumenty sporządzone w postaci elektronicznej przekazuje się się tak jak zostały wydane.

  Generalnie zatem można założyć, że wezwanie, o którym mowa w pytaniu, powinno zostać skierowane do wykonawcy. Jednak mając na uwadze, że pytanie dotyczy wycinka konkretnego stanu faktycznego, to bez znajomości SWZ i weryfikacji przedmiotowego środka dowodowego, odpowiedź stanowi jedynie prawdopodobne rozwiązanie.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia

  Odpowiedź:

  Kwestię sposobu przekazywania dokumentów i oświadczen w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

  Zgodnie z treścią tego rozporządzenia (§ 6 ust. 1), dokumenty sporządzone w postaci elektronicznej przekazuje się się tak jak zostały wydane.

  Generalnie zatem można założyć, że wezwanie, o którym mowa w pytaniu, powinno zostać skierowane do wykonawcy. Jednak mając na uwadze, że pytanie dotyczy wycinka konkretnego stanu faktycznego, to bez znajomości SWZ i weryfikacji przedmiotowego środka dowodowego, odpowiedź stanowi jedynie prawdopodobne rozwiązanie.

  Opracowane przez Pana Konrada Cichonia