Pytania po szkoleniu 10.10.2025 r. - Ewidencja Księgowa w projektach FE SL 2021-2027

  • Odpowiedź:
    Nie – nie ma obowiązku technicznego dzielenia płatności według procentowego udziału poszczególnych źródeł finansowania.
    Ważne jest rozliczenie i ewidencja księgowa, a nie sam sposób dokonania przelewu.
    Uzasadnienie i zasady:

    • Dofinansowanie (np. 85% z UE + 10% budżet państwa + 5% wkład własny) odnosi się do źródła finansowania całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu, a nie do proporcji, w jakich mają być dokonywane poszczególne płatności.
    • W praktyce wszystkie wydatki (zarówno pośrednie, jak i bezpośrednie) mogą być ponoszone z jednego rachunku projektowego, a następnie rozliczane we wniosku o płatność zgodnie z przypisanym udziałem środków (UE, budżet państwa, wkład własny).
    • Istotne jest, aby ewidencja księgowa umożliwiała identyfikację źródła finansowania każdego wydatku, tj. określenie, jaka część jest finansowana z UE, z budżetu krajowego, a jaka z wkładu własnego.

    Praktyka:
    W jednostkach często stosuje się:

    1. jedno konto analityczne projektu, z podziałem na źródła finansowania (np. 130-1 – środki UE, 130-2 – środki BP, 130-3 – wkład własny),
    2. lub jedno konto kosztowe projektu (np. 501-01 Projekt FEŚ 1.4), przy czym źródła finansowania określane są na etapie raportowania i rozliczenia.

    Podstawa: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków (2021–2027), sekcja dot. zasad finansowania i dokumentowania wydatków – nie nakazują dzielenia płatności według źródeł, lecz wymagają zapewnienia przejrzystej ewidencji księgowej.

     

  • Kluczowe zasady:
    W projektach partnerskich obowiązuje zasada, że każdy partner odpowiada za realizację i ewidencję wydatków przypisanych do niego w umowie partnerskiej.

    A. Po stronie lidera projektu:

    1. Przekazanie środków partnerowi (zaliczki):

    • Nie stanowi kosztu kwalifikowalnego w momencie przekazania,
    • Jest traktowane jako zaliczka na realizację części projektu przez partnera,

    2. Rozliczenie środków:

    • Partner składa liderowi zestawienie poniesionych wydatków (zestawienie dokumentów księgowych),
    • Lider weryfikuje kwalifikowalność i włącza je do swojego wniosku o płatność,
    • Dopiero wtedy wydatki partnera są uznane za poniesione przez cały projekt.

    B. Po stronie partnera projektu:
    1.    Otrzymanie zaliczki:

    • Nie stanowi przychodu – jest traktowana jako środki powierzone na realizację projektu,

    2.    Poniesienie wydatków:

    • Partner ujmuje poniesione koszty projektu na odpowiednich kontach kosztowych, np.
      Wn 401 / Ma 201 – poniesienie kosztów,
      Wn 240 / Ma 130 – rozliczenie środków otrzymanych od lidera po zaakceptowaniu rozliczenia.

    3.    Nierozliczona część zaliczki podlega zwrotowi liderowi.

    C. Wspólne obowiązki (lider i partner):
    1.    Każdy partner prowadzi odrębną ewidencję księgową projektu umożliwiającą identyfikację wydatków kwalifikowalnych.
    2.    Lider odpowiada za spójność dokumentacji i kontrolę partnerów, natomiast partner za rzetelność swoich rozliczeń.
    3.    Partnerzy muszą przechowywać dowody księgowe zgodnie z zasadą trwałości projektu i wymogami archiwizacji (zazwyczaj 10 lat od zakończenia).

    Podstawa:
    1.    Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków (FE 2021–2027), rozdział dotyczący projektów partnerskich;
    2.    Umowa o partnerstwie (wzór – załącznik do regulaminu naboru).