European Funds
for Silesia 2021-2027

Pytania po szkoleniu 05.05.2026 r. - Obowiązki archiwizacyjne i RODO w projektach w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 Link

• 1. Czy dokumentację zamówień publicznych założoną w JRWA 271 - B5 oraz dla umów 272 - B10 należy dołączyć do sprawy dot. realizacji projektu dofinansowanego prowadzonej w kat. A?

  Odpowiedź:

  Nie. Projekt nie jest jedną sprawą. W ramach realizacji projektu prowadzi się zazwyczaj kilka(naście) różnych spraw, rejestrowanych w różnych klasach rzeczowych.
  Zamówienia publiczne realizowane w ramach projektów oraz zawarte w wyniku ich udzielenia umowy stanowią dokumentację odrębną od pozostałych części dokumentacji projektowej.
  Do dokumentacji realizacji projektu zaliczana jest tzw. dokumentacja ogólna projektu powstała po zawarciu umowy o dofinansowanie - np. wnioski o płatności częściowe i płatność końcową, dokumentacja kontroli i audytu w projekcie, sprawozdania i raporty z realizacji projektu itp.

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

  Odpowiedź:

  Nie. Projekt nie jest jedną sprawą. W ramach realizacji projektu prowadzi się zazwyczaj kilka(naście) różnych spraw, rejestrowanych w różnych klasach rzeczowych.
  Zamówienia publiczne realizowane w ramach projektów oraz zawarte w wyniku ich udzielenia umowy stanowią dokumentację odrębną od pozostałych części dokumentacji projektowej.
  Do dokumentacji realizacji projektu zaliczana jest tzw. dokumentacja ogólna projektu powstała po zawarciu umowy o dofinansowanie - np. wnioski o płatności częściowe i płatność końcową, dokumentacja kontroli i audytu w projekcie, sprawozdania i raporty z realizacji projektu itp.

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

• 2. Proszę o pomoc w zakresie postępowania w przypadku, gdy zgodnie z art. 78 ustawy Prawo Zamówień Publicznych "Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność" Czy do archiwizacji dokumentów wytworzonych w postępowaniu stosuje się okres archiwizacji 4 lata (zgodnie z PZP) czy zgodnie z JRWA (dokumentacja zamówień publicznych B5, a dla umów B10) Należy tutaj wspomnieć, że zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych umowa stanowi załącznik do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia. Czy regulacje PZP należy traktować w przedmiotowym zakresie jako przepisy szczególne czy też należy zastosować kategorię archiwalną wynikającą z JRWA?

  Odpowiedź:

  PZP nakazuje wprawdzie przechowywać dokumentację zamówień publicznych przez okres 4 lat, jednak pierwszeństwo mają zawsze te przepisy, które narzucają dłuższy okres przechowywania. Zatem w tym przypadku JRWA ma pierwszeństwo przed PZP.
  Ponadto należy wziąć pod uwagę, że w umowie o dofinansowanie projektu mogą znajdować się zapisy nakazujące jeszcze dłuższe przechowywanie całości dokumentacji projektowej (w tym zamówień publicznych) niż to wynika z JRWA - i wówczas to zapisy umowne miałyby pierwszeństwo.
  Należy też wziąć pod uwagę moment rozpoczęcia biegu okresu przechowywania - w przypadku dokumentacji zamówień publicznych powstające w ramach projektów UE w perspektywie 2021-2027 okres przechowywania liczony jest ok końca roku w którym instytucja zarządzająca dokonała ostatniej płatności na rzecz Beneficjenta.

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

  Odpowiedź:

  PZP nakazuje wprawdzie przechowywać dokumentację zamówień publicznych przez okres 4 lat, jednak pierwszeństwo mają zawsze te przepisy, które narzucają dłuższy okres przechowywania. Zatem w tym przypadku JRWA ma pierwszeństwo przed PZP.
  Ponadto należy wziąć pod uwagę, że w umowie o dofinansowanie projektu mogą znajdować się zapisy nakazujące jeszcze dłuższe przechowywanie całości dokumentacji projektowej (w tym zamówień publicznych) niż to wynika z JRWA - i wówczas to zapisy umowne miałyby pierwszeństwo.
  Należy też wziąć pod uwagę moment rozpoczęcia biegu okresu przechowywania - w przypadku dokumentacji zamówień publicznych powstające w ramach projektów UE w perspektywie 2021-2027 okres przechowywania liczony jest ok końca roku w którym instytucja zarządzająca dokonała ostatniej płatności na rzecz Beneficjenta.

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

• 3. Nawiązując do poprzedniego pytania czy w zapisach dotyczących obowiązku informacyjnego RODO wskazujemy okres przetwarzania danych osobowych związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na 5 lat i 10 zgodnie z JRWA?

  Odpowiedź:

  Wskazujemy okres przechowywania danych osobowych zgodny z tymi przepisami, które wymagają dłuższego przechowywania dokumentacji - czyli w przypadku dokumentacji zamówień publicznych okres zgodny z kategorią z JRWA, lub zapisami w umowie o dofinansowanie (gdyby umowa narzucała okres przechowywania dłuższy niż JRWA).

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

  Odpowiedź:

  Wskazujemy okres przechowywania danych osobowych zgodny z tymi przepisami, które wymagają dłuższego przechowywania dokumentacji - czyli w przypadku dokumentacji zamówień publicznych okres zgodny z kategorią z JRWA, lub zapisami w umowie o dofinansowanie (gdyby umowa narzucała okres przechowywania dłuższy niż JRWA).

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

• 4. Jak prowadzić rejestry spraw w projektach wieloletnich? Czy dla każdego roku należy założyć osobny rejestr spraw? Czy sprawy powtarzalne (takie same w każdym roku) kontynuować na numeracji z pierwszego roku? I jak w takim wypadku zachować obowiązek przekazania dokumentacji do archiwum po 2 latach (czy całość dokumentacji do czasu zakończenia realizacji projektu może pozostać w komórce realizującej projekt)?

  Odpowiedź:

  Spisy spraw prowadzimy dokładnie tak samo jak dla każdej innej (nieprojektowej) dokumentacji - czyli sprawy rejestrujemy na spisie spraw teczki właściwej tematycznie z uwagi na tematykę sprawy i rocznikowo z uwagi na rok wszczęcia sprawy.
  Np. sprawę wniosku o płatność częściową nr 1 rozpoczętą w roku 2024 zarejestrujemy na spisie spraw teczki właściwej dla realizacji projektów założonej na rok 2024, zaś sprawę wniosku o płatność częściową nr 4 rozpoczętą w roku 2025 w takiej samej teczce założonej na rok 2025. Dokumentację danego projektu oddajemy do archiwum zakładowego dopiero po 2 latach od zakończenia całego projektu, a nie poszczególnych teczek rzeczowych, w których rejestrowane i prowadzone były sprawy składające się na projekt.
  Do czasu zakończenia całego projektu oraz przez okres 2 lat kalendarzowych po jego zakończeniu dokumentacji pozostaje w komórkach organizacyjnych, które ją prowadziły.

  Opracowane przez Pana Romana Stempel

  Odpowiedź:

  Spisy spraw prowadzimy dokładnie tak samo jak dla każdej innej (nieprojektowej) dokumentacji - czyli sprawy rejestrujemy na spisie spraw teczki właściwej tematycznie z uwagi na tematykę sprawy i rocznikowo z uwagi na rok wszczęcia sprawy.
  Np. sprawę wniosku o płatność częściową nr 1 rozpoczętą w roku 2024 zarejestrujemy na spisie spraw teczki właściwej dla realizacji projektów założonej na rok 2024, zaś sprawę wniosku o płatność częściową nr 4 rozpoczętą w roku 2025 w takiej samej teczce założonej na rok 2025. Dokumentację danego projektu oddajemy do archiwum zakładowego dopiero po 2 latach od zakończenia całego projektu, a nie poszczególnych teczek rzeczowych, w których rejestrowane i prowadzone były sprawy składające się na projekt.
  Do czasu zakończenia całego projektu oraz przez okres 2 lat kalendarzowych po jego zakończeniu dokumentacji pozostaje w komórkach organizacyjnych, które ją prowadziły.

  Opracowane przez Pana Romana Stempel