European Funds
for Silesia 2021-2027

Pytania po szkoleniu 4.03.2025 r. - Kontrola projektów FST/EFRR w ramach FE SL 2021-2027, działania wdrażane przez DFR UMWSL Link

• Pytanie 1. Czy podczas postępowania w Bazie Konkurencyjności możemy korzystać z formularzy oświadczeń i protokołów stosowanych w zamówieniach publicznych prowadzonych zgodnie z PZP?

  Odpowiedź
  
  Podczas przygotowywania wzorów dokumentów, z których będziecie Państwo korzystać przy postępowaniu prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności można się posiłkować wzorami dokumentów stosowanymi w zamówieniach udzielanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
  Ważne, aby formularze oświadczeń i protokołów postępowań zawierały wymagane dla zasady konkurencyjności dane (por. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz Przewodnik dla beneficjentów FE SL 2021-2027 ).
  W sprawach nieuregulowanych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027 zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2024 poz. 1061).
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Podczas przygotowywania wzorów dokumentów, z których będziecie Państwo korzystać przy postępowaniu prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności można się posiłkować wzorami dokumentów stosowanymi w zamówieniach udzielanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
  Ważne, aby formularze oświadczeń i protokołów postępowań zawierały wymagane dla zasady konkurencyjności dane (por. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz Przewodnik dla beneficjentów FE SL 2021-2027 ).
  W sprawach nieuregulowanych w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 oraz Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027 zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2024 poz. 1061).
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 2. Czy tajemnicę przedsiębiorstwa, którą zastrzegł wykonawca w dokumentach postepowania zastrzegamy zawsze czy analizujemy czy faktycznie dane stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa? Wykonawcy często dodają zapis, że wyjaśnienia stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, sytuacja najczęściej występuje w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny oferty, jednak nie zawsze informacje te mają znamiona tajemnicy przedsiębiorstwa. Granica pomiędzy uznaniem rażąco niskiej ceny lub brakiem uznania są niewielkie a konsekwencje znaczne.

  
  Odpowiedź
  
  Zamawiający każdorazowo powinien zbadać, czy faktycznie zaistniały przesłanki objęcia danych informacji tajemnicą przedsiębiorstwa.
  
  Zgodnie z art. 18 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, dalej:„ Pzp”) nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji- Dz.U. z 2022 r. poz. 1233), jeżeli wykonawca, nie później niż wraz z przekazaniem tej informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
  
  Przy czym Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 Pzp.
  
  W konsekwencji, na wykonawcę nałożono obowiązek wykazania zamawiającemu przesłanek zastrzeżenia danych informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa.
  
  Rolą zamawiającego jest natomiast ustalenie czy wykonawca temu obowiązkowi sprostał. Jeżeli nie- dane trzeba odtajnić.
  
  Podobną interpretację warto przyjąć do zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa np. w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny w zasadzie konkurencyjności.
  
  Informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa należy przekazywać do kontroli.
  
  Istnieje możliwość zablokowania takiego pliku hasłem, a hasło należy przekazać kierownikowi danej kontroli.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  
  Odpowiedź
  
  Zamawiający każdorazowo powinien zbadać, czy faktycznie zaistniały przesłanki objęcia danych informacji tajemnicą przedsiębiorstwa.
  
  Zgodnie z art. 18 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, dalej:„ Pzp”) nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji- Dz.U. z 2022 r. poz. 1233), jeżeli wykonawca, nie później niż wraz z przekazaniem tej informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
  
  Przy czym Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 Pzp.
  
  W konsekwencji, na wykonawcę nałożono obowiązek wykazania zamawiającemu przesłanek zastrzeżenia danych informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa.
  
  Rolą zamawiającego jest natomiast ustalenie czy wykonawca temu obowiązkowi sprostał. Jeżeli nie- dane trzeba odtajnić.
  
  Podobną interpretację warto przyjąć do zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa np. w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny w zasadzie konkurencyjności.
  
  Informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa należy przekazywać do kontroli.
  
  Istnieje możliwość zablokowania takiego pliku hasłem, a hasło należy przekazać kierownikowi danej kontroli.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 3. RODO - dane w zakresie osób uczestniczących w postępowaniu. Czy udostępniając dokumenty do kontroli należy już dokonać anominizacji danych?

  Odpowiedź
  
  Zamawiający są zobowiązani do wypełniania obowiązków informacyjnych, jak również do wypełniania obowiązków związanych z realizacją praw osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
  
  W konsekwencji Zamawiający np. w SWZ wprowadza klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych dla uczestników postępowania o udzielenie tego zamówienia publicznego, wykonawców oraz innych osób, których dane osobowe pozyskano w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówienia bądź w związku z realizacją zamówienia przez Wykonawcę.
  
  Obowiązek informacyjny określony przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej RODO spoczywa także na wykonawcach, którzy pozyskują dane osobowe osób trzecich w celu przekazania ich zamawiającym w ofertach.
  
  W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO, oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia potwierdzającego wypełnienie tego zobowiązania.
  
  Udostępnienie Instytucji Zarządzającej danych pozyskanych w ramach postępowania powinno zostać dokonane zgodnie z przepisami m.in. RODO.
  
  Co do zasady nie ma konieczności anonimizowania imion i nazwisk pracowników zamawiającego czy danych osób uczestniczących w postępowaniu po stronie Wykonawcy.
  
  Te dane są niezbędne do prawidłowej kontroli zamówienia, co wypełnia przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  
  Jeżeli w ramach kontroli konieczne staje się przekazanie danych wrażliwych, należy takie dane zanonimizować przed udostępnieniem dokumentacji w CST 2021.
  
  Instytucja Zarządzająca zwraca przy tym uwagę, że nie należy przekazywać dokumentów nadmiarowych, które nie są niezbędne do potwierdzenia danego stanu faktycznego, a które zawierają dane wrażliwe.
  
  Szczegółowe informacje w zakresie przetwarzania danych osobowych zawarto pod linkiem: https://funduszeue.slaskie.pl/czytaj/dane_osobowe_FESL
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Zamawiający są zobowiązani do wypełniania obowiązków informacyjnych, jak również do wypełniania obowiązków związanych z realizacją praw osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
  
  W konsekwencji Zamawiający np. w SWZ wprowadza klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych dla uczestników postępowania o udzielenie tego zamówienia publicznego, wykonawców oraz innych osób, których dane osobowe pozyskano w związku z ubieganiem się o udzielenie zamówienia bądź w związku z realizacją zamówienia przez Wykonawcę.
  
  Obowiązek informacyjny określony przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, dalej RODO spoczywa także na wykonawcach, którzy pozyskują dane osobowe osób trzecich w celu przekazania ich zamawiającym w ofertach.
  
  W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO, oferent zobowiązany jest do złożenia oświadczenia potwierdzającego wypełnienie tego zobowiązania.
  
  Udostępnienie Instytucji Zarządzającej danych pozyskanych w ramach postępowania powinno zostać dokonane zgodnie z przepisami m.in. RODO.
  
  Co do zasady nie ma konieczności anonimizowania imion i nazwisk pracowników zamawiającego czy danych osób uczestniczących w postępowaniu po stronie Wykonawcy.
  
  Te dane są niezbędne do prawidłowej kontroli zamówienia, co wypełnia przesłanki z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
  
  Jeżeli w ramach kontroli konieczne staje się przekazanie danych wrażliwych, należy takie dane zanonimizować przed udostępnieniem dokumentacji w CST 2021.
  
  Instytucja Zarządzająca zwraca przy tym uwagę, że nie należy przekazywać dokumentów nadmiarowych, które nie są niezbędne do potwierdzenia danego stanu faktycznego, a które zawierają dane wrażliwe.
  
  Szczegółowe informacje w zakresie przetwarzania danych osobowych zawarto pod linkiem: https://funduszeue.slaskie.pl/czytaj/dane_osobowe_FESL
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 4. Zamówienie należy wprowadzić do systemu, jeśli jego wartość wynosi od 50 000 zł netto. Jednocześnie podczas szkolenia pojawiła się informacje, że beneficjent jest zobowiązany do przygotowania zestawienia wszystkich zamówień niezależnie od ich kwoty. Czy to oznacza, że zestawienie jest wypełniane poza systemem i nie generuje się z CST2021? Dla zamówień poniżej 50 000 zł netto nie będzie także wskazany w zestawieniu link do www z ogłoszeniem, gdyż nie ma wymogu jego publikacji.

  Odpowiedź
  
  W systemie CST rejestruje się (tworzy i przesyła) jedynie zamówienia:
  • związane z wydatkami kwalifikowalnymi,
  • o wartości szacunkowej przekraczającej 50 000 zł netto.
  
  Natomiast informację o zamówieniach, których wartość nie przekracza kwoty 50 000 zł netto uwzględniają Państwo w zestawieniu zamówień w projekcie dla konkretnego wniosku o płatność. Zestawienie to jest obowiązkowym załącznikiem do wniosku o płatność. Zestawienie należy wypełnić według wzoru, który znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej w sekcji zapoznaj się z dokumentami, w części Zestawienie dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu (Projekty w zakresie Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Po wypełnieniu, zestawienie należy zapisać w formacie .pdf, podpisać podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym oraz dołączyć je do zamówienia w systemie CST2021 i dołączyć w systemie CST do wniosku o płatność.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  W systemie CST rejestruje się (tworzy i przesyła) jedynie zamówienia:
  • związane z wydatkami kwalifikowalnymi,
  • o wartości szacunkowej przekraczającej 50 000 zł netto.
  
  Natomiast informację o zamówieniach, których wartość nie przekracza kwoty 50 000 zł netto uwzględniają Państwo w zestawieniu zamówień w projekcie dla konkretnego wniosku o płatność. Zestawienie to jest obowiązkowym załącznikiem do wniosku o płatność. Zestawienie należy wypełnić według wzoru, który znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej w sekcji zapoznaj się z dokumentami, w części Zestawienie dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu (Projekty w zakresie Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Po wypełnieniu, zestawienie należy zapisać w formacie .pdf, podpisać podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym oraz dołączyć je do zamówienia w systemie CST2021 i dołączyć w systemie CST do wniosku o płatność.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 5. Trwałość projektu - czy jest możliwy podział działki, która była częścią projektu ale na przedmiotowa części nie była zainwestowana żadnymi pracami?

  Odpowiedź
  
  Tak, jeśli nie wystąpi naruszenie trwałości albo zagrożenie naruszania trwałości oraz jeśli nie wystąpi nieuzasadniona korzyść.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Tak, jeśli nie wystąpi naruszenie trwałości albo zagrożenie naruszania trwałości oraz jeśli nie wystąpi nieuzasadniona korzyść.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 6. Beneficjent nie ma możliwości wprowadzenia zmian w harmonogramie płatności w systemie CST2021. Harmonogram jest zaktualizowany w systemie LSI2021. Zgodnie z instrukcją wideo zamieszczoną na stronie Fundusze Europejskie dla Śląskiego, aby móc wprowadzić zmiany w harmonogramie płatności w systemie CST2021 musi on mieć status ZATWIERDZONY, aktualnie widnieje jako PRZESŁANY, brak jest jego daty zatwierdzenia. Proszę o potwierdzenie, że brak zaktualizowanego harmonogramu, co za tym idzie niezgodność z przesłanym wnioskiem o płatność nie będzie miało wpływu na ocenę przesłanego wniosku o płatność.

  Odpowiedź
  
  Wprowadzane są zmiany, aby umożliwić Beneficjentowi pobranie harmonogramu z LSI (plik Excel) oraz eksport tego pliku do CST. Do tego czasu proszę nie aktualizować danych w CST. Brak zaktualizowanego harmonogramu w CST nie ma wpływu na ocenę przesłanego wniosku o płatność.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Wprowadzane są zmiany, aby umożliwić Beneficjentowi pobranie harmonogramu z LSI (plik Excel) oraz eksport tego pliku do CST. Do tego czasu proszę nie aktualizować danych w CST. Brak zaktualizowanego harmonogramu w CST nie ma wpływu na ocenę przesłanego wniosku o płatność.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL