European Funds
for Silesia 2021-2027

Pytania po szkoleniu 27.03.25 r. - Kontrola projektów FST/EFRR w ramach FE SL 2021-2027, działania wdrażane przez DFR UMWSL Link

• Pytanie 1. Czy w zamówieniach współfinansowanych ze środków unijnych można zastosować jako kryterium oceny ofert "cena" 100%. Jeżeli tak czy należy to w jakiś szczególny sposób uzasadnić.

  Odpowiedź
  
  W przypadku zamówień udzielonych zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 cena może być jedynym kryterium oceny ofert.
  Kryteria oceny ofert, oprócz ceny lub kosztu, mogą obejmować:
  a) jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne
  i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne,
  b) organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
  c) serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.
  W przypadku zamówień udzielanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych kwestia ta uregulowana jest w art. 246 tejże ustawy.
  Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki nie stosują kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60 %.
  Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki mogą zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60 %, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  W przypadku zamówień udzielonych zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 cena może być jedynym kryterium oceny ofert.
  Kryteria oceny ofert, oprócz ceny lub kosztu, mogą obejmować:
  a) jakość, w tym parametry techniczne, właściwości estetyczne
  i funkcjonalne, dostępność, projektowanie dla wszystkich użytkowników, aspekty społeczne, środowiskowe i innowacyjne,
  b) organizację, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia,
  c) serwis posprzedażny oraz pomoc techniczną, warunki dostawy, takie jak termin dostawy, sposób dostawy oraz czas dostawy lub okres realizacji.
  W przypadku zamówień udzielanych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych kwestia ta uregulowana jest w art. 246 tejże ustawy.
  Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki nie stosują kryterium ceny jako jedynego kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60 %.
  Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, oraz ich związki mogą zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert albo jako kryterium o wadze przekraczającej 60 %, jeżeli określą w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 2. Czy jeżeli zamawiający zastosuje kryterium oceny ofert "cena" 100% może narazić się na ryzyko zarzutu.

  Odpowiedź
  
  Jeżeli Zamawiający zastosuje poprawie zapisy Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 lub ustawy Prawo zamówień publicznych (w zależności stosowanej procedury), to nie narazi się na ryzyko zarzutu naruszenia przepisów.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Jeżeli Zamawiający zastosuje poprawie zapisy Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 lub ustawy Prawo zamówień publicznych (w zależności stosowanej procedury), to nie narazi się na ryzyko zarzutu naruszenia przepisów.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 3. Czy jeżeli zamówienie dotyczy montażu instalacji OZE na kilku budynkach komunalnych i zamawiający nie przewiduje podziału zamówienia na części, uzasadniając swoją decyzje (zgodnie z motywem 78 Dyrektywy klasycznej - zamawiający posiada autonomiczność podejmowania decyzji), to czy może narazić się na ryzyko zarzutu i korektę finansową.

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z art. 91 ust. 2 Pzp Zamawiający wskazuje w dokumentach zamówienia powody niedokonania podziału zamówienia na części.
  „Nawet w przypadku, gdy przedmiot zamówienia jest podzielny, zamawiający nie ma obowiązku podziału zamówienia na części, a wykonawcy nie przysługuje roszczenie o podział zamówienia na części. Decyzja w zakresie podziału, jak też co do sposobu, w jaki zostanie podzielone zamówienie, pozostawiona jest autonomicznej woli zamawiającego, który określa swoje potrzeby, mając na uwadze w szczególności przedmiot zamówienia publicznego (…). Zgodnie z motywem 78 preambuły dyrektywy 2014/24/UE podział zamówienia na części jest jednym z instrumentów mających na celu wsparcie i rozszerzenie udziału małych i średnich przedsiębiorstw w procedurach zamówień publicznych. Państwa członkowskie mogą wprowadzać rozwiązania obowiązkowe dla zamawiających – w przypadku prawa polskiego istnieje jedynie obowiązek uzasadnienia niezastosowania podziału zamówienia na części*”.
  Jednocześnie „decyzja w zakresie samego podziału, jak też co do samego sposobu w jaki zostanie podzielone zamówienie, pozostawione jest autonomicznej woli zamawiającego, który określa w tym zakresie swoje potrzeby, mając na uwadze w szczególności przedmiot zamówienia publicznego. Swoboda zamawiającego w decyzji o braku podziału zamówienia na części ograniczona jest jedynie zasadą uczciwej konkurencji. Należy zatem badać, czy w konkretnych okolicznościach decyzja co do podziału zamówienia, w tym co do ilości części nie naruszy konkurencji przez ograniczenie możliwości ubiegania się o nie**”.
  * Prawo Zamówień Publicznych. Komentarz, pod redakcją: Włodzimierz Dzierżanowski, Łukasz Jaźwiński, Jarosław Jerzykowski, Marta Kittel, Małgorzata Stachowiak, Wolters Kluwer, Warszawa 2021.
  ** Prawo Zamówień Publicznych. Komentarz, pod redakcją: Granecki/Granecka 2024, wyd. 2
  
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z art. 91 ust. 2 Pzp Zamawiający wskazuje w dokumentach zamówienia powody niedokonania podziału zamówienia na części.
  „Nawet w przypadku, gdy przedmiot zamówienia jest podzielny, zamawiający nie ma obowiązku podziału zamówienia na części, a wykonawcy nie przysługuje roszczenie o podział zamówienia na części. Decyzja w zakresie podziału, jak też co do sposobu, w jaki zostanie podzielone zamówienie, pozostawiona jest autonomicznej woli zamawiającego, który określa swoje potrzeby, mając na uwadze w szczególności przedmiot zamówienia publicznego (…). Zgodnie z motywem 78 preambuły dyrektywy 2014/24/UE podział zamówienia na części jest jednym z instrumentów mających na celu wsparcie i rozszerzenie udziału małych i średnich przedsiębiorstw w procedurach zamówień publicznych. Państwa członkowskie mogą wprowadzać rozwiązania obowiązkowe dla zamawiających – w przypadku prawa polskiego istnieje jedynie obowiązek uzasadnienia niezastosowania podziału zamówienia na części*”.
  Jednocześnie „decyzja w zakresie samego podziału, jak też co do samego sposobu w jaki zostanie podzielone zamówienie, pozostawione jest autonomicznej woli zamawiającego, który określa w tym zakresie swoje potrzeby, mając na uwadze w szczególności przedmiot zamówienia publicznego. Swoboda zamawiającego w decyzji o braku podziału zamówienia na części ograniczona jest jedynie zasadą uczciwej konkurencji. Należy zatem badać, czy w konkretnych okolicznościach decyzja co do podziału zamówienia, w tym co do ilości części nie naruszy konkurencji przez ograniczenie możliwości ubiegania się o nie**”.
  * Prawo Zamówień Publicznych. Komentarz, pod redakcją: Włodzimierz Dzierżanowski, Łukasz Jaźwiński, Jarosław Jerzykowski, Marta Kittel, Małgorzata Stachowiak, Wolters Kluwer, Warszawa 2021.
  ** Prawo Zamówień Publicznych. Komentarz, pod redakcją: Granecki/Granecka 2024, wyd. 2
  
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 4. Czy jeżeli przeprowadzamy różne remonty budowlane w jednym roku budżetowym w różnych budynkach będących naszą własnością należy te remonty sumować, szacując wartość zamówienia

  Odpowiedź
  
  Prawidłowy sposób ustalenia wartości szacunkowej zamówienia opisano w art. 28-36 Pzp. Jednocześnie obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):
  a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne,
  b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
  c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Prawidłowy sposób ustalenia wartości szacunkowej zamówienia opisano w art. 28-36 Pzp. Jednocześnie obliczając szacunkową wartość zamówienia należy wziąć pod uwagę konieczność łącznego spełnienia trzech przesłanek (tożsamości):
  a) usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), przy czym tożsamość rodzajowa dostaw obejmuje dostawy podobne,
  b) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa),
  c) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę (tożsamość podmiotowa).
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 5. Zgodnie z art. 128. 1. Pzp jeżeli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że: 1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub 2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania. Pytanie. Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganego dokumentu, wzywamy go z art. 128 ust. 1 Pzp do jego złożenia. Ale co w przypadku gdy złożony na wezwanie dokument okazał się błędny - czy mamy prawo do ponownego wezwania wykonawcy z art. 128 ust. 1 do poprawienia czy uzupełnienia złożonego dokumentu. Spotkałam się z interpretacją, że zamawiający może jednokrotnie wezwać wykonawcę z art. 128 ust 1 Pzp

  Odpowiedź
  
  Do procedury wezwań z art. 128 ust. 1 Pzp przyjmuje się zasadę jednokrotności, co oznacza, że zamawiający nie może ponowić wezwania do uzupełnienia dokumentów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że dotyczy to tylko sytuacji, w której kolejne wezwanie miałoby dotyczyć takich samych okoliczności jak pierwsze.
  Potwierdza to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej: „Stosowanie tej zasady polega bowiem, jak jednolicie wskazuje się w orzecznictwie i poglądach doktryny, na jednokrotnym wezwaniu w zakresie konkretnego dokumentu, czy nawet konkretnej informacji zawartej w danym dokumencie, nie zaś na jednokrotnym wzywaniu danego wykonawcy w ogóle” (KIO 2804/22).
  
  Jednocześnie, zgodnie z art. 128 ust. 4 Pzp: Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Do procedury wezwań z art. 128 ust. 1 Pzp przyjmuje się zasadę jednokrotności, co oznacza, że zamawiający nie może ponowić wezwania do uzupełnienia dokumentów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że dotyczy to tylko sytuacji, w której kolejne wezwanie miałoby dotyczyć takich samych okoliczności jak pierwsze.
  Potwierdza to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej: „Stosowanie tej zasady polega bowiem, jak jednolicie wskazuje się w orzecznictwie i poglądach doktryny, na jednokrotnym wezwaniu w zakresie konkretnego dokumentu, czy nawet konkretnej informacji zawartej w danym dokumencie, nie zaś na jednokrotnym wzywaniu danego wykonawcy w ogóle” (KIO 2804/22).
  
  Jednocześnie, zgodnie z art. 128 ust. 4 Pzp: Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, lub złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 6. Czy wykonawca może zastrzec, że jaka cześć umowy np. załącznik do umowy stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

  Odpowiedź
  
  Pytający nie przekazał szczegółowych danych dotyczących stanu faktycznego i informacji, które w opinii Wykonawcy podlegają zastrzeżeniu. Brak też informacji czy dane, które Wykonawca chce zastrzec (w części umowy/ załączniku do umowy) przedstawiał wcześniej w postępowaniu, a jeżeli tak czy w tamtym momencie skutecznie je zastrzegł.
  
  Zgodnie z art. 18 ust. 3 Pzp do skutecznego zastrzeżenia określonych informacji zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa konieczne jest wykazanie, wraz z przekazaniem takich informacji, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie jawności informacji ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi wyjątek od zasady jawności postępowania, w związku z tym przesłanki umożliwiające jego zastosowanie powinny być interpretowane ściśle.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Pytający nie przekazał szczegółowych danych dotyczących stanu faktycznego i informacji, które w opinii Wykonawcy podlegają zastrzeżeniu. Brak też informacji czy dane, które Wykonawca chce zastrzec (w części umowy/ załączniku do umowy) przedstawiał wcześniej w postępowaniu, a jeżeli tak czy w tamtym momencie skutecznie je zastrzegł.
  
  Zgodnie z art. 18 ust. 3 Pzp do skutecznego zastrzeżenia określonych informacji zawierających tajemnicę przedsiębiorstwa konieczne jest wykazanie, wraz z przekazaniem takich informacji, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie jawności informacji ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa stanowi wyjątek od zasady jawności postępowania, w związku z tym przesłanki umożliwiające jego zastosowanie powinny być interpretowane ściśle.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

• Pytanie 7. Jak udokumentować należyte szacowanie wartości zamówienia na zasadzie konkurencyjności? Jaka jest sugerowana minimalna ilość ofert, na podstawie których powinna być ustalona wartość oraz jakie są inne sugestie dotyczące przygotowania tych dokumentów?

  Odpowiedź
  
  Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 nie precyzują ilości ofert, na podstawie których powinna być ustalona wartość zamówienia. Aby zachować ścieżkę audytu, wszelkie czynności wykonywane przy udzielaniu zamówień muszą być udokumentowane a zgromadzone dokumenty muszą być zarchiwizowane.
  Zgodnie z Wytycznymi „podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania)”. Jest to katalog otwarty dokumentów. Mogą to być (w zależności od przedmiotu zamówienia) oferty potencjalnych wykonawców, cenniki internetowe, kosztorysy, wartości kwotowe z wcześniej udzielonych zamówień (na tożsamy zakres) etc.
  Szczegóły dotyczące szacowania wartości zamówienia określono w Sekcji 3.2.2. Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  Odpowiedź
  
  Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 nie precyzują ilości ofert, na podstawie których powinna być ustalona wartość zamówienia. Aby zachować ścieżkę audytu, wszelkie czynności wykonywane przy udzielaniu zamówień muszą być udokumentowane a zgromadzone dokumenty muszą być zarchiwizowane.
  Zgodnie z Wytycznymi „podstawą obliczenia szacunkowej wartości zamówienia w ramach projektu jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Szacowanie jest dokumentowane w sposób zapewniający właściwą ścieżkę audytu (np. w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu lub w notatce z szacowania)”. Jest to katalog otwarty dokumentów. Mogą to być (w zależności od przedmiotu zamówienia) oferty potencjalnych wykonawców, cenniki internetowe, kosztorysy, wartości kwotowe z wcześniej udzielonych zamówień (na tożsamy zakres) etc.
  Szczegóły dotyczące szacowania wartości zamówienia określono w Sekcji 3.2.2. Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027.
  
  Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL