European Funds
for Silesia 2021-2027

Kontrola, nieprawidłowości i nadużycia w projektach EFS - szkolenie 24 maja 2024 r. Link

• Pytanie 1. Czy w projektach w perspektywie 2021-2027 obowiązuje zasada „elastycznego budżetu”? Odpowiedź
  
  Aktualne zasady dotyczące prawidłowości rozliczenia projektu, w tym: zakresu i procedur dokonywania zmian w projekcie, szczegółowo unormowane są w umowie o dofinansowanie projektu zawieranej z Beneficjentem.
  Na podstawie aktualnie dostępnych wzorów umów na stronie www.funduszeue.slaskie.pl – dotyczących naborów konkurencyjnych:
  1) W projektach EFS+ oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (§ 8):
  6. Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
  7. Beneficjent może ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu pod warunkiem, że są bezpośrednio związane z realizacją zaplanowanych zadań, są efektywne, racjonalne oraz niezbędne do osiągnięcia celów projektu, przy czym nie jest możliwe przekroczenie łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.
  8. Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Wstępna ocena
  kwalifikowalności planowanych wydatków przeprowadzana jest na etapie oceny wniosku. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu zostaną uznane za kwalifikowalne. Ocena kwalifikowalności wydatków jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu.
  2) W projektach EFS+ oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Wojewódzki Urząd Pracy (§ 12):
  Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
  3) W projektach EFRR oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (§ 4):
  4. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Zmiana wniosku o dofinansowanie wymaga akceptacji IP FE SL - ŚCP z zastrzeżeniem ustępu 3 oraz paragrafu 17 ustęp 3. (…)
  6. Z zastrzeżeniem wydatków poniesionych w związku z zastosowaniem tzw. mechanizmu racjonalnych usprawnień mającego na celu zapewnienie możliwości pełnego uczestnictwa 2 osób z niepełnosprawnościami w charakterze personelu Projektu, wydatki niezaplanowane we wniosku o dofinansowanie Projektu, a także wydatki poniesione niezgodnie z zapisami Umowy, jak również wydatki wskazane jako niekwalifikowalne w Wytycznych lub w załączniku do Regulaminu wyboru projektów pod nazwą Kwalifikowalność, nie mogą zostać uznane
  za kwalifikowalne.
  4) W projektach EFRR oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Departament Europejskiego Rozwoju Regionalnego (§ 11):
  2. Wprowadzane zmiany inicjowane mogą być zarówno przez IZ FE SL jak i beneficjenta na zasadach określonych w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027. (…)
  6. Przesunięcia środków pomiędzy wydatkami kwalifikowalnymi, są możliwe za zgodą IZ FE SL na zasadach opisanych w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027. Przewodnik dla beneficjentów FE SL 2021-2027 – rozdział 2 Zmiany w projekcie i umowie.
  Należy podkreślić, że postanowienia zawieranych umów mogą się różnić od wskazanych powyżej wzorów, wobec czego Beneficjent każdorazowo zobowiązany jest do zapoznania się z treścią zawieranych umów i stosowania się do ich obowiązujących postanowień.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

  Odpowiedź
  
  Aktualne zasady dotyczące prawidłowości rozliczenia projektu, w tym: zakresu i procedur dokonywania zmian w projekcie, szczegółowo unormowane są w umowie o dofinansowanie projektu zawieranej z Beneficjentem.
  Na podstawie aktualnie dostępnych wzorów umów na stronie www.funduszeue.slaskie.pl – dotyczących naborów konkurencyjnych:
  1) W projektach EFS+ oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (§ 8):
  6. Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
  7. Beneficjent może ponosić i rozliczać wydatki, które nie zostały uwzględnione w szczegółowym budżecie projektu pod warunkiem, że są bezpośrednio związane z realizacją zaplanowanych zadań, są efektywne, racjonalne oraz niezbędne do osiągnięcia celów projektu, przy czym nie jest możliwe przekroczenie łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.
  8. Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Wstępna ocena
  kwalifikowalności planowanych wydatków przeprowadzana jest na etapie oceny wniosku. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu zostaną uznane za kwalifikowalne. Ocena kwalifikowalności wydatków jest prowadzona także po zakończeniu realizacji projektu.
  2) W projektach EFS+ oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Wojewódzki Urząd Pracy (§ 12):
  Beneficjent jest rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.
  3) W projektach EFRR oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (§ 4):
  4. Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Zmiana wniosku o dofinansowanie wymaga akceptacji IP FE SL - ŚCP z zastrzeżeniem ustępu 3 oraz paragrafu 17 ustęp 3. (…)
  6. Z zastrzeżeniem wydatków poniesionych w związku z zastosowaniem tzw. mechanizmu racjonalnych usprawnień mającego na celu zapewnienie możliwości pełnego uczestnictwa 2 osób z niepełnosprawnościami w charakterze personelu Projektu, wydatki niezaplanowane we wniosku o dofinansowanie Projektu, a także wydatki poniesione niezgodnie z zapisami Umowy, jak również wydatki wskazane jako niekwalifikowalne w Wytycznych lub w załączniku do Regulaminu wyboru projektów pod nazwą Kwalifikowalność, nie mogą zostać uznane
  za kwalifikowalne.
  4) W projektach EFRR oraz FST, dla których Instytucją Organizującą Nabór (ION) jest Departament Europejskiego Rozwoju Regionalnego (§ 11):
  2. Wprowadzane zmiany inicjowane mogą być zarówno przez IZ FE SL jak i beneficjenta na zasadach określonych w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027. (…)
  6. Przesunięcia środków pomiędzy wydatkami kwalifikowalnymi, są możliwe za zgodą IZ FE SL na zasadach opisanych w Przewodniku dla beneficjentów FE SL 2021-2027. Przewodnik dla beneficjentów FE SL 2021-2027 – rozdział 2 Zmiany w projekcie i umowie.
  Należy podkreślić, że postanowienia zawieranych umów mogą się różnić od wskazanych powyżej wzorów, wobec czego Beneficjent każdorazowo zobowiązany jest do zapoznania się z treścią zawieranych umów i stosowania się do ich obowiązujących postanowień.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

• Pytanie 2. Kwalifkowalność podatku VAT i możliwość jego odzyskiwania. Odpowiedź
  
  Zgodnie z podrozdziałem 3.5 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
  1) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 8.
  2) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), jest niekwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 3.
  3) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego, z zastrzeżeniem pkt 8. IZ zapewnia, że załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu jest oświadczenie, o którym mowa w pkt 9. Mając powyższe na uwadze, kwalifikowalność VAT w projekcie weryfikowana jest na etapie oceny wniosku o dofinansowanie oraz zawierania umowy o dofinansowanie. Podczas kontroli (weryfikacji wniosku o płatność, kontroli na miejscu itd.) kwalifikowalność VAT w projekcie, co do zasady, nie stanowi jej przedmiotu.
  Niemniej, Beneficjenci w ramach prowadzonych działalności zobowiązani są do przestrzegania aktualnie obowiązujących przepisów prawa krajowego. Prawidłowość ponoszenia wydatków w projekcie, w tym możliwości stosowania ulg podatkowych, odzyskania VAT itd. mogą być przedmiotem kontroli innych instytucji do tego upoważnionych (np. KAS).
  Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej wyrażonym w Formularzu zgłaszania uwag do projektu Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
  − „(…) beneficjent nie może żądać sfinansowania VAT z dwóch źródeł; otrzymanie podwójnego dofinansowania na jeden wydatek jest przestępstwem skarbowym” (uwaga nr 558),
  − „(…) podwójne finansowanie to finansowanie nadmierne lub przestępstwo skarbowe” (uwaga nr 1025),
  − „(…) stwierdzenie podwójnego finansowania jest przestępstwem skarbowym, po stwierdzeniu którego należy zgłosić informację do odpowiednich służb” (uwaga nr 1364).
  W przypadku dalszych wątpliwości związanych z kwalifikowalnością VAT w projekcie, proponuję złożyć wniosek o podatkową interpretację indywidualną (Krajowa Informacja Skarbowa).
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

  Odpowiedź
  
  Zgodnie z podrozdziałem 3.5 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
  1) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 8.
  2) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), jest niekwalifikowalny, z zastrzeżeniem pkt 3.
  3) Podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego, z zastrzeżeniem pkt 8. IZ zapewnia, że załącznikiem do umowy o dofinansowanie projektu jest oświadczenie, o którym mowa w pkt 9. Mając powyższe na uwadze, kwalifikowalność VAT w projekcie weryfikowana jest na etapie oceny wniosku o dofinansowanie oraz zawierania umowy o dofinansowanie. Podczas kontroli (weryfikacji wniosku o płatność, kontroli na miejscu itd.) kwalifikowalność VAT w projekcie, co do zasady, nie stanowi jej przedmiotu.
  Niemniej, Beneficjenci w ramach prowadzonych działalności zobowiązani są do przestrzegania aktualnie obowiązujących przepisów prawa krajowego. Prawidłowość ponoszenia wydatków w projekcie, w tym możliwości stosowania ulg podatkowych, odzyskania VAT itd. mogą być przedmiotem kontroli innych instytucji do tego upoważnionych (np. KAS).
  Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej wyrażonym w Formularzu zgłaszania uwag do projektu Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:
  − „(…) beneficjent nie może żądać sfinansowania VAT z dwóch źródeł; otrzymanie podwójnego dofinansowania na jeden wydatek jest przestępstwem skarbowym” (uwaga nr 558),
  − „(…) podwójne finansowanie to finansowanie nadmierne lub przestępstwo skarbowe” (uwaga nr 1025),
  − „(…) stwierdzenie podwójnego finansowania jest przestępstwem skarbowym, po stwierdzeniu którego należy zgłosić informację do odpowiednich służb” (uwaga nr 1364).
  W przypadku dalszych wątpliwości związanych z kwalifikowalnością VAT w projekcie, proponuję złożyć wniosek o podatkową interpretację indywidualną (Krajowa Informacja Skarbowa).
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

• Pytanie 3. Kwestie prawidłowego oznaczania projektów. 1) W sekcji Komunikacja i widoczność (Obowiązki informacyjne i promocyjne) § 22 ust. 7 Beneficjent zobowiązuje się stosować przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych (jeśli dotyczy). Jeśli projekt będzie dofinansowany ze środków UE i Budżetu Państwa, to czy Beneficjent ma obowiązek stosowania 2 różnych tablic/plakatów dla jednego projektu? Jak należy interpretować ten zapis? 2) Beneficjent w decyzji IZ jest zobowiązany do promocji środków z UE (Podręcznik) i BP (rozporządzenie). Czy to oznacza, że mamy stosować podwójne tablice/plakaty, tj. osobno dla UE i osobno dla BP? Uczestniczyłam w dwóch szkoleniach i uzyskałam sprzeczne odpowiedzi. Jakie jest stanowisko IZ? Odpowiedź
  
  Beneficjenci realizujący projekty finansowane/współfinansowane ze środków Funduszy Europejskich zobowiązani są do realizacji wymogów informacyjno-promocyjnych określonych w umowie o dofinansowanie projektu. Szczegółowe warunki dot. poszczególnych elementów opisane są w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji. Zasady promocji projektów upublicznione są również na stronie głównej Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027.
  Niespełnienie ww. wymogów jest obostrzone ryzykiem pomniejszenia wsparcia z Funduszy dla operacji do wartości maksymalnie 3% wsparcia, zgodnie z wykazem pomniejszeń stanowiącym załącznik do umowy.
  UWAGA!Po konsultacji kwestii oznaczania projektów z IZ FESL:
  W przypadku projektów, w których część środków jest współfinansowana z budżetu państwa, Beneficjenci są zobowiązani również do stosowania przepisów aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.
  Podsumowując, w przypadku projektu, w którym – w umowie o dofinansowanie – wskazano, że część współfinansowania projektu pochodzi z krajowych środków budżetu państwa (BP), Beneficjent zobowiązany jest do stosowania ww. Rozporządzenia.
  Tym samym, istnieje możliwość, w której Beneficjent będzie zobowiązany do stosowania różnych przepisów w ramach jednego projektu, czego efektem może być np. konieczność umieszczenia 2 tablic/plakatów itd., zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów określonych dla danego źródła finansowania.
  Proszę również pamiętać, że Beneficjent zobowiązany jest to dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

  Odpowiedź
  
  Beneficjenci realizujący projekty finansowane/współfinansowane ze środków Funduszy Europejskich zobowiązani są do realizacji wymogów informacyjno-promocyjnych określonych w umowie o dofinansowanie projektu. Szczegółowe warunki dot. poszczególnych elementów opisane są w Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji. Zasady promocji projektów upublicznione są również na stronie głównej Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027.
  Niespełnienie ww. wymogów jest obostrzone ryzykiem pomniejszenia wsparcia z Funduszy dla operacji do wartości maksymalnie 3% wsparcia, zgodnie z wykazem pomniejszeń stanowiącym załącznik do umowy.
  UWAGA!Po konsultacji kwestii oznaczania projektów z IZ FESL:
  W przypadku projektów, w których część środków jest współfinansowana z budżetu państwa, Beneficjenci są zobowiązani również do stosowania przepisów aktualnie obowiązującego Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych.
  Podsumowując, w przypadku projektu, w którym – w umowie o dofinansowanie – wskazano, że część współfinansowania projektu pochodzi z krajowych środków budżetu państwa (BP), Beneficjent zobowiązany jest do stosowania ww. Rozporządzenia.
  Tym samym, istnieje możliwość, w której Beneficjent będzie zobowiązany do stosowania różnych przepisów w ramach jednego projektu, czego efektem może być np. konieczność umieszczenia 2 tablic/plakatów itd., zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów określonych dla danego źródła finansowania.
  Proszę również pamiętać, że Beneficjent zobowiązany jest to dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

• Pytanie 4. Czy w przypadku zapytania ofertowego na prace budowlane można stawiać warunek wizji lokalnej celem oceny miejsca prowadzenia robót budowlanych? Czy można wobec tego zastrzec, że brak udziału w wizji lokalnej powoduje odrzucenie oferty? Odpowiedź
  
  Postawienie warunku wizji lokalnej, co do zasady, jest dopuszczalne. Mając na uwadze art. 131 ust. 2 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych:
  2. W przypadku gdy zamawiający przewiduje możliwość albo, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymaga złożenia oferty po:
  1) odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub
  2) sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego
  − wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone.
  Niemniej, należy podkreślić, że zobowiązanie wykonawców do wizji lokalnej jest zawsze dodatkowym utrudnieniem i kosztem związanym z przygotowaniem oferty. Zaniechanie uczestnictwa w wizji uniemożliwia złożenie ważnej oferty, wobec czego – w przypadku postawienia takiego warunku – zamawiający powinien móc obiektywnie uzasadnić powyższy wymóg specyfiką przedmiotu zamówienia. Wizja lokalna może być uzasadniona, np. gdy roboty budowlane będą wykonywane w warunkach na tyle nietypowych, że niemożliwe jest opisanie tych warunków, a ich poznanie umożliwi wykonawcom podjęcie racjonalnej decyzji o ubieganiu się o udzielenie zamówienia i złożeniu oferty. Jednakże, zobowiązanie do przeprowadzenia wizji lokalnej wykonawców nie zwalnia zamawiającego od opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W przypadku wymogu przeprowadzenia wizji lokalnej należy również zapewnić odpowiednie terminy składania ofert tak, aby warunek ten nie utrudniał żadnemu wykonawcy ubieganie się o udzielenie zamówienia, ani też nie obciążał wykonawcy nieuzasadnionymi kosztami jej przeprowadzenia.
  Podsumowując, postawienie warunku przeprowadzenia wizji lokalnej jest dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach (szczególną specyfiką przedmiotu zamówienia) i nie może zastępować dokładnego i szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający musi uzasadnić konieczność przeprowadzenia ww. wizji obiektywnymi przesłankami w kontekście przedmiotu zamówienia, co może stanowić przedmiot kontroli, w konsekwencji której może zostać podważona zasadność zastosowania wizji lokalnej, jako warunku udziału w postępowaniu.
  W pozostałych przypadkach, tj. standardowych pracach budowlanych, dla których zamawiający przewiduje wizję lokalną, jako uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia – np. w celu zapewnienia sprawnej realizacji prac lub uniknięcia ryzyka niewykonania prac/odstąpienia wykonawcy od umowy itp. – proponuję w zapytaniu umożliwić przeprowadzenie wizji lokalnej, jako opcji dla wykonawców (nie jako bezwzględnego warunku).
  Jeśli jednak powyższe przesłanki prawidłowego zastosowania wizji lokalnej, jako warunku udziału w postępowaniu, zostaną spełnione – w przypadku braku przeprowadzenia wizji przez wykonawcę/ów – zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jako niespełniającej postawione warunki udziału w postępowaniu.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

  Odpowiedź
  
  Postawienie warunku wizji lokalnej, co do zasady, jest dopuszczalne. Mając na uwadze art. 131 ust. 2 Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych:
  2. W przypadku gdy zamawiający przewiduje możliwość albo, jeżeli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymaga złożenia oferty po:
  1) odbyciu przez wykonawcę wizji lokalnej lub
  2) sprawdzeniu przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego
  − wyznacza terminy składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do zapoznania się przez wykonawców z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, z tym że terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych, o ile są one określone.
  Niemniej, należy podkreślić, że zobowiązanie wykonawców do wizji lokalnej jest zawsze dodatkowym utrudnieniem i kosztem związanym z przygotowaniem oferty. Zaniechanie uczestnictwa w wizji uniemożliwia złożenie ważnej oferty, wobec czego – w przypadku postawienia takiego warunku – zamawiający powinien móc obiektywnie uzasadnić powyższy wymóg specyfiką przedmiotu zamówienia. Wizja lokalna może być uzasadniona, np. gdy roboty budowlane będą wykonywane w warunkach na tyle nietypowych, że niemożliwe jest opisanie tych warunków, a ich poznanie umożliwi wykonawcom podjęcie racjonalnej decyzji o ubieganiu się o udzielenie zamówienia i złożeniu oferty. Jednakże, zobowiązanie do przeprowadzenia wizji lokalnej wykonawców nie zwalnia zamawiającego od opisania przedmiotu zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. W przypadku wymogu przeprowadzenia wizji lokalnej należy również zapewnić odpowiednie terminy składania ofert tak, aby warunek ten nie utrudniał żadnemu wykonawcy ubieganie się o udzielenie zamówienia, ani też nie obciążał wykonawcy nieuzasadnionymi kosztami jej przeprowadzenia.
  Podsumowując, postawienie warunku przeprowadzenia wizji lokalnej jest dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach (szczególną specyfiką przedmiotu zamówienia) i nie może zastępować dokładnego i szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający musi uzasadnić konieczność przeprowadzenia ww. wizji obiektywnymi przesłankami w kontekście przedmiotu zamówienia, co może stanowić przedmiot kontroli, w konsekwencji której może zostać podważona zasadność zastosowania wizji lokalnej, jako warunku udziału w postępowaniu.
  W pozostałych przypadkach, tj. standardowych pracach budowlanych, dla których zamawiający przewiduje wizję lokalną, jako uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia – np. w celu zapewnienia sprawnej realizacji prac lub uniknięcia ryzyka niewykonania prac/odstąpienia wykonawcy od umowy itp. – proponuję w zapytaniu umożliwić przeprowadzenie wizji lokalnej, jako opcji dla wykonawców (nie jako bezwzględnego warunku).
  Jeśli jednak powyższe przesłanki prawidłowego zastosowania wizji lokalnej, jako warunku udziału w postępowaniu, zostaną spełnione – w przypadku braku przeprowadzenia wizji przez wykonawcę/ów – zamawiający ma prawo odrzucić ofertę, jako niespełniającej postawione warunki udziału w postępowaniu.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

• Pytanie 5. Kwestie dot. terminarza płatności 1) Jaka jest różnica pomiędzy tymi dokumentami i który z nich jest „ważniejszy”? − „harmonogram płatności” − „terminarz płatności” 2) Czy to oznacza, że odsetki i tak zostaną naliczone? § 8 Ogólne zasady płatności i rozliczenia projektu (…) 12. Terminarz płatności może być aktualizowany przed upływem okresu rozliczeniowego, którego aktualizacja dotyczy z zastrzeżeniem ust. 9 i § 10 ust. 6. 13. Akceptacja przez IZ FESL terminarza płatności za bieżący okres rozliczeniowy, nie zwalnia beneficjenta z konsekwencji określonych w art. 189 ust.3 UFP. Ponadto w trakcie szkolenia padło stwierdzenie, iż w Woj. Śl. nie ma zgody na powyższą aktualizację. Co w sytuacji, gdy jest ona konieczna np. w kontekście prowadzonych i przeciągających się postępowań? 3) Czy w nowej perspektywie finansowania, jeśli w terminarzu płatności zaplanowaliśmy w danym okresie rozliczeniowym wydatkowanie 70% pozyskanej transzy dofinansowania, a nie było to możliwe, to zwrot środków na konto IZ, w kwocie niewydatkowanej, uchroni Beneficjenta od naliczenia mu odsetek? Czy kwota zwrócona przez Beneficjenta zostanie mu ponownie udostępniona i na jakich zasadach, w szczególności w odniesieniu do JST? 4) Czy poprzez zmianę terminarza płatności (dopuszczają ją zapisy umowy) można zmienić (wydłużyć lub skrócić) okres rozliczeniowy? Czy będzie to uznane za naruszenie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych i w konsekwencji naliczone zostaną odsetki? Odpowiedź
  1. Harmonogram płatności oraz Terminarz płatności stanowią narzędzia planistyczne służące do prognozowania przez Beneficjenta wartości wnioskowanych transz dofinansowania oraz rozliczenia dofinansowania:
  a) Harmonogram płatności:
  − wypełniany i składany jest w Centralnym Systemie Teleinformatycznym (CST2021),
  − wypełniany jest jednorazowo po podpisaniu umowy, a przed złożeniem pierwszego wniosku o zaliczkę;
  b) Terminarz płatności:
  − wypełniany i składany jest w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI2021);
  − narzędzie planistyczne służące do prognozowania przez Beneficjenta:
  • terminów złożenia wniosków o zaliczkę/płatność,
  • wartości wnioskowanych transz dofinansowania,
  • rozliczenia wydatków kwalifikowalnych, w tym rozliczenia zaliczki zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP;
  − stanowi załącznik do zawieranej umowy o dofinansowanie projektu;
  − może podlegać aktualizacji na warunkach określonych w umowie.
  2. Beneficjent ma możliwość aktualizacji Terminarza płatności w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. Niemniej, przedmiotowe aktualizacje nie mogą powodować sytuacji, w której Beneficjent wydłuża okres rozliczenia min. 70% (kumulatywnie) zaliczki powyżej 6 miesięcy w celu uniknięcia naliczenia odsetek.
  Rozliczenie zaliczki oznacza:
  • złożenie wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych w wysokości co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz dofinansowania; w terminie wynikającym z Terminarza; nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy
  lub
  • zwrocie zaliczki, to jest zwrocie brakującej kwoty pozostającej do rozliczenia 70% otrzymanych środków.
  UWAGA!Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
  W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
  3. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminów, o których mowa w umowie, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach
  zaliczki, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki.
  Procedura zwrotu odsetek (art. 189 ust. 3a UFP):
  • odsetki podlegają zwrotowi w pełnej wysokości na rachunek IZ FESL
  lub
  • zwrot odsetek może nastąpić poprzez wyrażenie zgody przez Beneficjenta na pomniejszenie kolejnej transzy dofinansowania (jeżeli będzie dokonywana jeszcze płatność dla Beneficjenta).
  4. Termin 6 miesięcy dla rozliczenia zaliczki jest nieprzekraczalny. Oznacza to, że nawet jeśli brak możliwości rozliczenia wynika z obiektywnych przesłanek (np. przedłużająca się procedura zamówieniowa), Beneficjent musi:
  − rozliczyć w ciągu 6 miesięcy min. 70% zaliczki
  lub
  − w określonych w umowie, terminach – dokonać zwrotu niewydatkowanej części zaliczki (UWAGA: rozumianej jako zwrotu brakującej kwoty do 70%).
  Zwrot niewydatkowanej części zaliczki w terminach określonych w umowie o dofinansowanie, nie skutkuje naliczeniem odsetek.
  UWAGA!Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
  W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
  5. W przypadku zwrotu niewydatkowanej części zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do ponownego zawnioskowania o wypłatę tej części, poprzez odpowiednią aktualizację Terminarza płatności. Inaczej mówiąc, w kolejnym/ch wniosku/ach Beneficjent wnioskuje o wyższą kwotę, niż pierwotnie wskazał w Terminarzu płatności.
  W Terminarzu aktualizowane są wówczas:
  − wartość dotychczas otrzymanej zaliczki (pomniejszana o kwotę zwrotu niewydatkowanej części),
  − wartość wnioskowanej kolejnej transzy (zwiększona o kwotę zwrotu niewydatkowanej części).
  W związku z powyższym, należy bardzo szczegółowo monitorować postęp finansowy realizowanego projektu.
  Należy bowiem pamiętać, że w przypadku dokonywania zwrotu/ów niewydatkowanej części zaliczki, Beneficjent powinien o nią zawnioskować w kolejnym okresie/kolejnych okresach (nie jest konieczne wnioskowanie o zwróconą zaliczkę „od razu”, w najbliższym wniosku – Beneficjent decyduje kiedy zawnioskuje o niewydatkowaną część zwróconej zaliczki).
  Niemniej, powyższe zmiany mogą wpłynąć na pierwotnie zakładane wartości rozliczenia w kolejnych okresach, w tym rozliczenie min. 70% zaliczki, uprawniające do wnioskowania o kolejną/e transzę/transze. W takim przypadku Beneficjent zobowiązany jest do aktualizacji
  Terminarza płatności, w którym można również zaktualizować, np. przyszłe okresy rozliczeniowe, jednak przy zachowaniu zasady 6 miesięcy rozliczenia.
  Co do zasady, istnieje możliwość wnioskowania o wyższą kwotę na danym okresie rozliczeniowym, jeśli jest to uzasadnione i wynika z potrzeb projektu. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.
  Wartość 70% rozliczenia należy rozpatrywać w dwojakim kontekście:
  − 70% rozliczenia przekazanej zaliczki (kumulatywnie) w terminie maksymalnie 6 miesięcy (z uwzględnieniem postanowień zawartej umowy – UWAGA: projekty rozliczane metodami uproszczonymi);
  − 70% rozliczenia przekazanej zaliczki (kumulatywnie) uprawniające do wnioskowania o kolejną transzę (UWAGA: „limit 70% dofinansowania rozpatrywany jest kumulatywnie. IZ FESL dokonuje porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków, biorąc pod uwagę wydatki w zatwierdzonych uprzednio wnioskach o płatność, pomniejszonych o stwierdzone wydatki niekwalifikowalne/nieprawidłowości”).
  UWAGA!Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
  W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
  Każdorazowo kwestie rozliczenia zaliczek oraz warunki jakie należy spełnić, aby otrzymać kolejną transzę, unormowane są w zawieranej z Beneficjentem, umowie o dofinansowanie projektu. Beneficjent jest zobowiązany do zapoznania się z treścią postanowień zawieranej umowy oraz do realizacji projektu w oparciu o ww. postanowienia.
  Jednocześnie, IZ organizuje spotkania po ogłoszeniu list rankingowych projektów wybranych do dofinansowania – przed zawarciem umów o dofinansowanie – dotyczące m.in. szczegółowych kwestii związanych z opracowaniem Terminarza płatności.
  Dodatkowo organizowane są spotkania z opiekunami projektów w zakresie rozliczania projektów, o których Beneficjenci są indywidualnie informowani przez danego opiekuna z IZ FESL. W przypadku wątpliwości co do zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie rozliczania zaliczki, czy też możliwości aktualizacji terminarza płatności zachęcam do bezpośredniego kontaktu z pracownikami IZ FESL, w tym zwłaszcza wyznaczonym do tego opiekunem Państwa projektu.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

  Odpowiedź
  1. Harmonogram płatności oraz Terminarz płatności stanowią narzędzia planistyczne służące do prognozowania przez Beneficjenta wartości wnioskowanych transz dofinansowania oraz rozliczenia dofinansowania:
  a) Harmonogram płatności:
  − wypełniany i składany jest w Centralnym Systemie Teleinformatycznym (CST2021),
  − wypełniany jest jednorazowo po podpisaniu umowy, a przed złożeniem pierwszego wniosku o zaliczkę;
  b) Terminarz płatności:
  − wypełniany i składany jest w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI2021);
  − narzędzie planistyczne służące do prognozowania przez Beneficjenta:
  • terminów złożenia wniosków o zaliczkę/płatność,
  • wartości wnioskowanych transz dofinansowania,
  • rozliczenia wydatków kwalifikowalnych, w tym rozliczenia zaliczki zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP;
  − stanowi załącznik do zawieranej umowy o dofinansowanie projektu;
  − może podlegać aktualizacji na warunkach określonych w umowie.
  2. Beneficjent ma możliwość aktualizacji Terminarza płatności w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. Niemniej, przedmiotowe aktualizacje nie mogą powodować sytuacji, w której Beneficjent wydłuża okres rozliczenia min. 70% (kumulatywnie) zaliczki powyżej 6 miesięcy w celu uniknięcia naliczenia odsetek.
  Rozliczenie zaliczki oznacza:
  • złożenie wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych w wysokości co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz dofinansowania; w terminie wynikającym z Terminarza; nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy
  lub
  • zwrocie zaliczki, to jest zwrocie brakującej kwoty pozostającej do rozliczenia 70% otrzymanych środków.
  UWAGA!Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
  W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
  3. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę wydatków kwalifikowalnych lub niezwrócenia niewykorzystanej części zaliczki w terminie 14 dni od dnia upływu terminów, o których mowa w umowie, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach
  zaliczki, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub do dnia zwrócenia niewykorzystanej części zaliczki.
  Procedura zwrotu odsetek (art. 189 ust. 3a UFP):
  • odsetki podlegają zwrotowi w pełnej wysokości na rachunek IZ FESL
  lub
  • zwrot odsetek może nastąpić poprzez wyrażenie zgody przez Beneficjenta na pomniejszenie kolejnej transzy dofinansowania (jeżeli będzie dokonywana jeszcze płatność dla Beneficjenta).
  4. Termin 6 miesięcy dla rozliczenia zaliczki jest nieprzekraczalny. Oznacza to, że nawet jeśli brak możliwości rozliczenia wynika z obiektywnych przesłanek (np. przedłużająca się procedura zamówieniowa), Beneficjent musi:
  − rozliczyć w ciągu 6 miesięcy min. 70% zaliczki
  lub
  − w określonych w umowie, terminach – dokonać zwrotu niewydatkowanej części zaliczki (UWAGA: rozumianej jako zwrotu brakującej kwoty do 70%).
  Zwrot niewydatkowanej części zaliczki w terminach określonych w umowie o dofinansowanie, nie skutkuje naliczeniem odsetek.
  UWAGA!Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
  W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
  5. W przypadku zwrotu niewydatkowanej części zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do ponownego zawnioskowania o wypłatę tej części, poprzez odpowiednią aktualizację Terminarza płatności. Inaczej mówiąc, w kolejnym/ch wniosku/ach Beneficjent wnioskuje o wyższą kwotę, niż pierwotnie wskazał w Terminarzu płatności.
  W Terminarzu aktualizowane są wówczas:
  − wartość dotychczas otrzymanej zaliczki (pomniejszana o kwotę zwrotu niewydatkowanej części),
  − wartość wnioskowanej kolejnej transzy (zwiększona o kwotę zwrotu niewydatkowanej części).
  W związku z powyższym, należy bardzo szczegółowo monitorować postęp finansowy realizowanego projektu.
  Należy bowiem pamiętać, że w przypadku dokonywania zwrotu/ów niewydatkowanej części zaliczki, Beneficjent powinien o nią zawnioskować w kolejnym okresie/kolejnych okresach (nie jest konieczne wnioskowanie o zwróconą zaliczkę „od razu”, w najbliższym wniosku – Beneficjent decyduje kiedy zawnioskuje o niewydatkowaną część zwróconej zaliczki).
  Niemniej, powyższe zmiany mogą wpłynąć na pierwotnie zakładane wartości rozliczenia w kolejnych okresach, w tym rozliczenie min. 70% zaliczki, uprawniające do wnioskowania o kolejną/e transzę/transze. W takim przypadku Beneficjent zobowiązany jest do aktualizacji
  Terminarza płatności, w którym można również zaktualizować, np. przyszłe okresy rozliczeniowe, jednak przy zachowaniu zasady 6 miesięcy rozliczenia.
  Co do zasady, istnieje możliwość wnioskowania o wyższą kwotę na danym okresie rozliczeniowym, jeśli jest to uzasadnione i wynika z potrzeb projektu. Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.
  Wartość 70% rozliczenia należy rozpatrywać w dwojakim kontekście:
  − 70% rozliczenia przekazanej zaliczki (kumulatywnie) w terminie maksymalnie 6 miesięcy (z uwzględnieniem postanowień zawartej umowy – UWAGA: projekty rozliczane metodami uproszczonymi);
  − 70% rozliczenia przekazanej zaliczki (kumulatywnie) uprawniające do wnioskowania o kolejną transzę (UWAGA: „limit 70% dofinansowania rozpatrywany jest kumulatywnie. IZ FESL dokonuje porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków, biorąc pod uwagę wydatki w zatwierdzonych uprzednio wnioskach o płatność, pomniejszonych o stwierdzone wydatki niekwalifikowalne/nieprawidłowości”).
  UWAGA!Termin 6 miesięcy jest nieprzekraczalny dla projektów rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków oraz projektów dot. staży uczniowskich rozliczanych na podstawie stawek jednostkowych.
  W przypadku pozostałych projektów – rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, pozostałych stawek jednostkowych (CIS, KIS, OWES) oraz projektów mieszanych – sposób rozliczenia zaliczek został unormowany odmiennie w poszczególnych wzorach umów o dofinansowanie.
  Każdorazowo kwestie rozliczenia zaliczek oraz warunki jakie należy spełnić, aby otrzymać kolejną transzę, unormowane są w zawieranej z Beneficjentem, umowie o dofinansowanie projektu. Beneficjent jest zobowiązany do zapoznania się z treścią postanowień zawieranej umowy oraz do realizacji projektu w oparciu o ww. postanowienia.
  Jednocześnie, IZ organizuje spotkania po ogłoszeniu list rankingowych projektów wybranych do dofinansowania – przed zawarciem umów o dofinansowanie – dotyczące m.in. szczegółowych kwestii związanych z opracowaniem Terminarza płatności.
  Dodatkowo organizowane są spotkania z opiekunami projektów w zakresie rozliczania projektów, o których Beneficjenci są indywidualnie informowani przez danego opiekuna z IZ FESL. W przypadku wątpliwości co do zapisów umowy o dofinansowanie w zakresie rozliczania zaliczki, czy też możliwości aktualizacji terminarza płatności zachęcam do bezpośredniego kontaktu z pracownikami IZ FESL, w tym zwłaszcza wyznaczonym do tego opiekunem Państwa projektu.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

• Pytanie 6. Jakie są najczęstsze uchybienia w projektach EFS? Odpowiedź
  
  Najczęstsze uchybienia (tj. omyłki, błędy niepowodujące skutków finansowych) w projektach EFS, to m.in.:
  − Błędne dane osób uczestniczących w projekcie wprowadzane do systemu (omyłki w imionach, nazwiskach, danych teleadresowych itp.);
  − Niespójność dat w dokumentach poszczególnych procesów:
  • W dokumentacji finansowej – wcześniejsze zatwierdzenie wydatku do wypłaty od sprawdzenia merytorycznego/formalno-rachunkowego;
  • Rozbieżność dat składania dokumentacji rekrutacyjnej uczestników/czek – niespójne z pozostałą dokumentacją (np. pomiędzy formularzem rekrutacyjnym, a dokumentami dot. przetwarzania danych osobowych; pomiędzy dokumentacją danej osoby uczestniczącej, a dokumentacją sporządzaną przez zespół rekrutacyjny);
  − Brak podpisu dokumentów przez upoważnione osoby – np. w dokumentacji finansowej, dokumentacji rekrutacyjnej;
  − Niespójność zapisów pomiędzy dokumentami projektowymi – w szczególności w przypadku opracowania wielu dokumentów powielających niektóre treści;
  − Niepoprawne wartości osiągniętych wskaźników – dotyczy wyłącznie sytuacji, w której faktycznie osiągnięte wskaźniki są wyższe, niż określone we wniosku o dofinansowanie/wniosku o płatność. W przypadku wykazania we wniosku o płatność zawyżonych wskaźników (brak osiągnięcia wartości docelowych z wniosku o dofinansowanie);
  – niepopartych odpowiednimi dokumentami – może zostać stwierdzona nieprawidłowość (nie uchybienie): w szczególności dotyczy projektów zakończonych;
  − Drobne odstępstwa na etapie realizacji projektu od zaplanowanych działań we wniosku o dofinansowanie – niemających negatywnego wpływu na ogólną realizację projektu, wysokość kwalifikowalnych wydatków oraz osiąganych wskaźników;
  − Brak przekazywania lub terminowego przekazywania do IZ Harmonogramu/ów Form Wsparcia (HFW) – dotyczy sytuacji, w której zespół kontrolujący nie odbył bezpodstawnej wizyty monitoringowej. W przypadku przeprowadzenia wizyty monitoringowej zaplanowanej w oparciu o nieaktualny harmonogram IZ może obciążyć Beneficjenta kosztami delegacji służbowej pracowników IZ FESL;
  − Uchybienia dot. działań informacyjno-promocyjnych – błędne logotypy lub brak logotypów w dokumentacji projektowej, brak informacji o realizowanym projekcie na stronie Beneficjenta/Partnera, brak wymaganego plakatu (2014-2020) lub plakat nie spełnia min. wymogów (format, elementy) itp.
  Aktualnie, w przypadku braku realizacji przez Beneficjenta działań zaradczych wobec stwierdzonych uchybień – w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu – IZ FESL dokonuje pomniejszeń określonych w wykazie pomniejszeń stanowiącym załącznik do umowy (stwierdza nieprawidłowość);
  − Uchybienia dot. zapewnienia dostępności dla osób z niepełnosprawnością: niezgodność z wnioskiem o dofinansowanie; niezgodność z zał. nr 2 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, np. informacja o projekcie umieszczona została na stronie internetowej niespełniającej zasad dostępności cyfrowej; dokumenty rekrutacyjne załączone na stronie Beneficjenta w formie skanu (brak dostępności cyfrowej dokumentów); zdjęcia umieszczane na stronie projektu/Beneficjenta nie posiadają odpowiednich opisów alternatywnych itp. Zależnie od charakteru stwierdzonego naruszenia, sposobu finansowania danego działania oraz indywidualnej oceny sytuacji, IZ FESL może stwierdzić w niektórych przypadkach nieprawidłowość w przedmiotowym zakresie.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala

  Odpowiedź
  
  Najczęstsze uchybienia (tj. omyłki, błędy niepowodujące skutków finansowych) w projektach EFS, to m.in.:
  − Błędne dane osób uczestniczących w projekcie wprowadzane do systemu (omyłki w imionach, nazwiskach, danych teleadresowych itp.);
  − Niespójność dat w dokumentach poszczególnych procesów:
  • W dokumentacji finansowej – wcześniejsze zatwierdzenie wydatku do wypłaty od sprawdzenia merytorycznego/formalno-rachunkowego;
  • Rozbieżność dat składania dokumentacji rekrutacyjnej uczestników/czek – niespójne z pozostałą dokumentacją (np. pomiędzy formularzem rekrutacyjnym, a dokumentami dot. przetwarzania danych osobowych; pomiędzy dokumentacją danej osoby uczestniczącej, a dokumentacją sporządzaną przez zespół rekrutacyjny);
  − Brak podpisu dokumentów przez upoważnione osoby – np. w dokumentacji finansowej, dokumentacji rekrutacyjnej;
  − Niespójność zapisów pomiędzy dokumentami projektowymi – w szczególności w przypadku opracowania wielu dokumentów powielających niektóre treści;
  − Niepoprawne wartości osiągniętych wskaźników – dotyczy wyłącznie sytuacji, w której faktycznie osiągnięte wskaźniki są wyższe, niż określone we wniosku o dofinansowanie/wniosku o płatność. W przypadku wykazania we wniosku o płatność zawyżonych wskaźników (brak osiągnięcia wartości docelowych z wniosku o dofinansowanie);
  – niepopartych odpowiednimi dokumentami – może zostać stwierdzona nieprawidłowość (nie uchybienie): w szczególności dotyczy projektów zakończonych;
  − Drobne odstępstwa na etapie realizacji projektu od zaplanowanych działań we wniosku o dofinansowanie – niemających negatywnego wpływu na ogólną realizację projektu, wysokość kwalifikowalnych wydatków oraz osiąganych wskaźników;
  − Brak przekazywania lub terminowego przekazywania do IZ Harmonogramu/ów Form Wsparcia (HFW) – dotyczy sytuacji, w której zespół kontrolujący nie odbył bezpodstawnej wizyty monitoringowej. W przypadku przeprowadzenia wizyty monitoringowej zaplanowanej w oparciu o nieaktualny harmonogram IZ może obciążyć Beneficjenta kosztami delegacji służbowej pracowników IZ FESL;
  − Uchybienia dot. działań informacyjno-promocyjnych – błędne logotypy lub brak logotypów w dokumentacji projektowej, brak informacji o realizowanym projekcie na stronie Beneficjenta/Partnera, brak wymaganego plakatu (2014-2020) lub plakat nie spełnia min. wymogów (format, elementy) itp.
  Aktualnie, w przypadku braku realizacji przez Beneficjenta działań zaradczych wobec stwierdzonych uchybień – w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu – IZ FESL dokonuje pomniejszeń określonych w wykazie pomniejszeń stanowiącym załącznik do umowy (stwierdza nieprawidłowość);
  − Uchybienia dot. zapewnienia dostępności dla osób z niepełnosprawnością: niezgodność z wnioskiem o dofinansowanie; niezgodność z zał. nr 2 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”, np. informacja o projekcie umieszczona została na stronie internetowej niespełniającej zasad dostępności cyfrowej; dokumenty rekrutacyjne załączone na stronie Beneficjenta w formie skanu (brak dostępności cyfrowej dokumentów); zdjęcia umieszczane na stronie projektu/Beneficjenta nie posiadają odpowiednich opisów alternatywnych itp. Zależnie od charakteru stwierdzonego naruszenia, sposobu finansowania danego działania oraz indywidualnej oceny sytuacji, IZ FESL może stwierdzić w niektórych przypadkach nieprawidłowość w przedmiotowym zakresie.
  
  Opracowane przez panią Dorotę Gala