Pytania po szkoleniu 15.10.2025 r. - Rozliczanie projektów z FST/EFRR w ramach FE SL 2021-2027 – działania wdrażane przez Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  • Odpowiedź:

    W perspektywie finansowej FE SL 2021-2027 wnioski o dofinansowanie są wypełniane i składane w systemie LSI. Po wybraniu projektu do dofinansowanie IZ FE SL sporządza umowę o dofinansowanie. Umowa dostępna jest w systemie LSI. Dodatkowo pracownicy IZ FE SL eksportują wniosek o dofinansowanie oraz umowę do systemu CST, w celu umożliwienia rozliczania projektu w systemie CST. Wnioski o płatność sporządzane są tylko i wyłącznie w systemie CST.

    Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  • Odpowiedź:

    We wniosku o płatność w module „Zestawienie dokumentów” należy wykazać dokumenty księgowe w ramach realizowanego projektu. Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, dlatego we wniosku o płatność należy wykazać jedynie właściwą fakturę. Fakturę pro forma należy dołączyć jako załącznik do wniosku o płatność jako dokument na podstawie którego dokonano płatności.

    Należy pamiętać że, zgodnie z wytycznymi ds. kwalifikowalności wydatków za kwalifikowalne mogą być uznane zaliczki (na określony cel) wypłacone wykonawcy przez beneficjenta zgodnie z postanowieniami umowy. Jeśli element objęty zaliczką nie jest w ramach tego projektu kwalifikowalny lub nie zostanie zrealizowany lub dostarczony, zaliczka przestaje być wydatkiem kwalifikowalnym.
     
    Zgodnie z rozdziałem 4.4 Przewodnika dla beneficjentów FE SL 2021-2027:
    „Operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych podlegają przeliczeniu według obowiązujących przepisów prawa powszechnego oraz procedur stosowanych przez ciebie w przyjętej polityce rachunkowości.
    W przypadku wystąpienia ujemnych różnic kursowych (Ujemne różnice kursowe – powstają wtedy gdy wartość kosztu w walucie obcej po przeliczeniu na złote jest niższa od wartości kosztu w dniu jego zapłaty), pamiętaj, że ich wartość nie stanowi wydatku kwalifikowalnego.
    W innych przypadkach lub przy braku powyższych procedur (w celu ustalenia wysokości wydatku kwalifikowalnego) zobowiązany jesteś do zastosowania poniższego mechanizmu postępowania:

    • płatności dokonywane przez ciebie z rachunku bankowego projektu prowadzonego w walucie polskiej musisz przeliczyć po kursie sprzedaży stosowanym przez bank, z dnia dokonania płatności. Na potwierdzenie będziesz musiał złożyć dokument wystawiony przez bank (np. wyciąg bankowy, tabela opłat, zaświadczenie banku)
    • płatności dokonywane przez ciebie z kasy walutowej oraz z rachunku bankowego prowadzonego w walucie obcej musisz przeliczyć zgodnie z przyjętą w polityce rachunkowości metodą wyceny rozchodu środków z kas oraz z rachunków walutowych ujętej w polityce rachunkowości (…)

    W przypadku przedłożenia do refundacji faktury wystawionej w języku obcym, jesteś zobowiązany do przedstawienia tłumaczenia faktury. Tłumaczenie musi być podpisane przez osobę dokonującą tłumaczenia wraz z datą jego wykonania. Tłumaczenie faktury wystawionej w języku obcym nie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.
    Do wyceny dokumentu stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego zgodnie z przyjętą przez ciebie polityką rachunkowości”.
     
    Ponadto zgodnie z rozdziałem Przewodnikiem dla beneficjentów FE SL 2021-2027:
    „W przypadku, gdy jesteś beneficjentem, który nie jest jednostką samorządu terytorialnego masz obowiązek przedstawić pełną historię przepływów pieniężnych (od momentu otrzymania środków z zaliczki do momentu ich całkowitego wydatkowania włącznie z ewentualnym zwrotem niewykorzystanej zaliczki)”.

    Opracowane przez pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL

  • Odpowiedź:

    a) Czy umowa z Wykonawcą powinna być dołączana do ogólnych załączników w każdym wniosku o płatność?
    Umowa z wykonawcą powinna być załączona do załączników ogólnych do wniosku o płatność w momencie kiedy beneficjent pierwszy raz wykazuje w ramach WNP koszty do rozliczenia z danej umowy z wykonawcą 

    b) Czy do Bazy Konkurencyjności należy wprowadzać wszystkie zamówienia czy tylko powyżej określonej kwoty? 
    Zgodnie z sekcją 3.2.1. pkt 1 lit. a Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, dalej: Wytyczne, zasada konkurencyjności nie ma zastosowania do zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 80 000 zł netto. Oznacza to, że Beneficjent nie jest zobowiązany do publikacji zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności w przypadku zamówień poniżej tego progu.
    Jednocześnie, dla podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, obowiązek publikacji zamówienia w Bazie Konkurencyjności występuje, gdy jego wartość przekracza 80 000 zł netto, ale nie osiąga 130 000 zł netto. Od wartości 130 000 zł netto, Zamawiający ma obowiązek stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
    W konsekwencji, nie wszystkie zamówienia realizowane w ramach projektów współfinansowanych ze środków UE muszą być publikowane w Bazie Konkurencyjności.
    Decydująca w tym zakresie jest wartość szacunkowa zamówienia.
    Niemniej warto pamiętać, że zgodnie z sekcją 3.2.2 pkt 3 Wytycznych, niedopuszczalne jest dzielenie zamówień w celu obejścia zasady konkurencyjności. O tym, czy mamy do czynienia z jednym zamówieniem, decyduje analiza trzech tożsamości: przedmiotowej, podmiotowej i czasowej. Spełnienie wszystkich przesłanek oznacza jedno zamówienie, którego wartość należy ustalić łącznie.
    W przypadku zamówień podzielonych na części, wartość zamówienia stanowi suma wartości wszystkich części. Jeżeli łączna wartość przekracza próg 80 000 zł netto, zasada konkurencyjności obowiązuje dla każdej części zamówienia.
    Ponadto, zgodnie z rozdziałem 7.1 pkt 3 Przewodnika dla Beneficjentów FE SL 2021-2021 (wersja 11) w przypadku, gdy po przeprowadzeniu postępowania okaże się, że cena najkorzystniejszej oferty:
    − przekracza 80 000 zł netto – zasada konkurencyjności,
    − jest równa lub przekracza 130 000 zł netto – ustawa PZP,
    zamówienie należy unieważnić i przeprowadzić nowe postępowanie z zastosowaniem właściwej procedury. Wybór oferty z naruszeniem tej zasady może skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny.

    c) Czy zestawienie zamówień tworzone jest każdorazowo do wniosku o płatność?
    Tak, do każdego wniosku o płatność należy dołączyć zestawienie, w którym zostaną wskazane zamówienia rozliczane w danym wniosku o płatność.
     
    d) Czy takie zestawienie zawiera tylko te zamówienia, które dotyczą danego wniosku o płatność?
    Tak, do każdego wniosku o płatność należy dołączyć zestawienie, w którym zostaną wskazane zamówienia rozliczane w danym wniosku o płatność.
     
    e) Czy wniosek refundacyjny można składać częściej niż co 3 m-ce?
    Tak, wniosek refundacyjny można składać częściej niż co 3 miesiące. Zaleca się, aby wnioski składać nie częściej niż raz w miesiącu.
     
    f) Czy oświadczenia dotyczące kosztów musi podpisywać Wykonawca czy wystarczy podpis Beneficjenta?
    Oświadczenie wskazujące podziała na poszczególne sygnatury kosztu lub wskazujące kwotę wydatków kwalifikowalnych w odniesieniu do faktur i protokołów odbioru powinno być podpisane przez Wykonawcę lub inspektora nadzoru.

    Opracowane przez ​​​​​​​pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL