European Funds
for Silesia 2021-2027

Kwalifikowalność wydatków w FE SL 2021-2027 – szkolenie 15 maja 2024 r. Link

• Pytanie 1. Przykłady projektów/ rozstrzygnięć sądowych/ interpretacji, gdzie rozstrzygnięcie postępowania o wybór Inżyniera Kontraktu ( nie podpisanie umowy z IK, a samo rozstrzygnięcie postępowania), po rozstrzygnięciu złożenie wniosku i dopiero podpisanie umowy z IK nie było traktowane jako złamanie efektu zachęty. Instytucje systemu wdrażania funduszy europejskich posługują się przyjętą powszechnie wykładnią efektu zachęty wynikającą z rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014. Zgodnie z wykładnią naruszeniem efektu zachęty jest rozpoczęcie prac, a to jest zdefiniowane w art. 2. (słownik pojęć) pkt. 23: "rozpoczęcie prac oznacza rozpoczęcie robót budowlanych związanych z inwestycją lub pierwsze prawnie wiążące zobowiązanie do zamówienia urządzeń lub inne zobowiązanie, które sprawia, że inwestycja staje się nieodwracalna, zależnie od tego, co nastąpi najpierw. Zakupu gruntów ani prac przygotowawczych, takich jak uzyskanie zezwoleń i przeprowadzenie studiów wykonalności, nie uznaje się za rozpoczęcie prac". Instytucje w systemie wdrażania funduszy uznają za wiążące, nieodwracalne zobowiązanie zawarcie umowy z wykonawcą, nie zaś jego wyłonienie, ponieważ wyłonienie wykonawcy nie musi doprowadzić do zawarcia z nim umowy. Brak rozstrzygnięć sądowych czy interpretacji w tym zakresie, ponieważ zagadnienie zgodnie z definicją rozpoczęcia nigdy nie budziło wątpliwości tej natury.

  Instytucje systemu wdrażania funduszy europejskich posługują się przyjętą powszechnie wykładnią efektu zachęty wynikającą z rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014. Zgodnie z wykładnią naruszeniem efektu zachęty jest rozpoczęcie prac, a to jest zdefiniowane w art. 2. (słownik pojęć) pkt. 23: "rozpoczęcie prac oznacza rozpoczęcie robót budowlanych związanych z inwestycją lub pierwsze prawnie wiążące zobowiązanie do zamówienia urządzeń lub inne zobowiązanie, które sprawia, że inwestycja staje się nieodwracalna, zależnie od tego, co nastąpi najpierw. Zakupu gruntów ani prac przygotowawczych, takich jak uzyskanie zezwoleń i przeprowadzenie studiów wykonalności, nie uznaje się za rozpoczęcie prac". Instytucje w systemie wdrażania funduszy uznają za wiążące, nieodwracalne zobowiązanie zawarcie umowy z wykonawcą, nie zaś jego wyłonienie, ponieważ wyłonienie wykonawcy nie musi doprowadzić do zawarcia z nim umowy. Brak rozstrzygnięć sądowych czy interpretacji w tym zakresie, ponieważ zagadnienie zgodnie z definicją rozpoczęcia nigdy nie budziło wątpliwości tej natury.

• Pytanie 2. Zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności, wydatkiem niekwalifikowalnym jest koszt zaangażowania pracownika beneficjenta na podstawie umowy cywilnoprawnej innej niż umowa o dzieło. Czy jeżeli Wnioskodawcą projektu jest Gmina, projekt realizuje jej jednostka organizacyjna (OPS) to czy pracownicy innych jednostek Gminy np. Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej są traktowani jako pracownicy beneficjenta?" Ostateczna decyzja w tej materii należy do instytucji ogłaszającej nabór, jednak literalna interpretacja zapisu wskazuje, że takie rozwiązanie jest dopuszczalne. Taka osoba jest pracownikiem jednostki, nie jest zaś pracownikiem beneficjenta.

  Ostateczna decyzja w tej materii należy do instytucji ogłaszającej nabór, jednak literalna interpretacja zapisu wskazuje, że takie rozwiązanie jest dopuszczalne. Taka osoba jest pracownikiem jednostki, nie jest zaś pracownikiem beneficjenta.

• Pytanie 3. Czy Karta Czasu Pracy personelu projektu ma być prowadzona w wersji papierowej/elektronicznie czy nie występuje taka konieczność? Wytyczne kwalifikowalności wydatków w perspektywie 2021-2027 całkowicie zlikwidowały karty czasu pracy. Obowiązek dokumentowania czasu pracy pracownika wynika zatem tylko z przepisów krajowych - prawa pracy. To tam należy szukać odpowiedzi na temat formy prowadzenia kart.

  Wytyczne kwalifikowalności wydatków w perspektywie 2021-2027 całkowicie zlikwidowały karty czasu pracy. Obowiązek dokumentowania czasu pracy pracownika wynika zatem tylko z przepisów krajowych - prawa pracy. To tam należy szukać odpowiedzi na temat formy prowadzenia kart.

• Pytanie 4. Jak rozliczyć prawidłowo stawki jednostkowe na uczestnika wraz z przykładami. Stawki jednostkowe stanowią uproszczoną metodę rozliczania wydatków. Zgodnie z rozdziałem 3.10 wytycznych kwalifikowalności wydatków rozliczane są na podstawie zrealizowanych działań. Podstawą rozliczenia stawki są zapisy regulaminu naboru, umowy o dofinansowanie i wniosku o dofinansowanie. Aby rozliczyć stawkę jednostkową, beneficjent ma obowiązek zrealizować pełny zakres stawki - jest on każdorazowo opisany w regulaminie naboru. Składają się na niego podjęte działania oraz wymagania jakościowe wobec tych działań. Po zrealizowaniu działań w zakresie opisanym w regulaminie i udokumentowaniu tego faktu dokumentami wskazanymi w umowie o dofinansowanie, we wniosku o płatność w zakresie "uproszczone metody rozliczania" wykazuje się liczbę zrealizowanych stawek oraz wartość rozliczonych wydatków. Wartość tę określa się mnożąc wartość stawki przez liczbę zrealizowanych i udokumentowanych stawek.

  Stawki jednostkowe stanowią uproszczoną metodę rozliczania wydatków. Zgodnie z rozdziałem 3.10 wytycznych kwalifikowalności wydatków rozliczane są na podstawie zrealizowanych działań. Podstawą rozliczenia stawki są zapisy regulaminu naboru, umowy o dofinansowanie i wniosku o dofinansowanie. Aby rozliczyć stawkę jednostkową, beneficjent ma obowiązek zrealizować pełny zakres stawki - jest on każdorazowo opisany w regulaminie naboru. Składają się na niego podjęte działania oraz wymagania jakościowe wobec tych działań. Po zrealizowaniu działań w zakresie opisanym w regulaminie i udokumentowaniu tego faktu dokumentami wskazanymi w umowie o dofinansowanie, we wniosku o płatność w zakresie "uproszczone metody rozliczania" wykazuje się liczbę zrealizowanych stawek oraz wartość rozliczonych wydatków. Wartość tę określa się mnożąc wartość stawki przez liczbę zrealizowanych i udokumentowanych stawek.

• Pytanie 5. Czy w projekcie można realizować płatności z głównego rachunku firmowego? Czy trzeba założyć dedykowany rachunek projektowy? Firma rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko (przed ogłoszeniem wyników naboru), sam konkurs przewiduje zaliczki i wymaga założenia rachunku na zaliczki, jednak to będzie założone później (po rozstrzygnięciu konkursu. W przypadku rozpoczynania projektu przed podpisaniem umowy taka praktyka jest dozwolona. Można ją stosować do wydatków ponoszonych przed zawarciem umowy. W przypadku wydatków po zawarciu umowy ponoszenie wydatków z rachunku firmowego może być dopuszczalne tylko w przypadku refundowania wydatków, nie zaś przy zaliczkach dla beneficjenta.

  W przypadku rozpoczynania projektu przed podpisaniem umowy taka praktyka jest dozwolona. Można ją stosować do wydatków ponoszonych przed zawarciem umowy. W przypadku wydatków po zawarciu umowy ponoszenie wydatków z rachunku firmowego może być dopuszczalne tylko w przypadku refundowania wydatków, nie zaś przy zaliczkach dla beneficjenta.

• Pytanie 6. Jak należy prawidłowo wykazać, że dwa rodzaje oprogramowania nie mogły być zakupione u jednego sprzedawcy? W tym celu warto porównać oferty, wykazać różnice w rodzaju oferowanego przez różnych wykonawców oprogramowania. Możliwe jest również wskazanie np. wyłączności wykonawców na sprzedaż określonego oprogramowania. Na potrzeby udzielania zamówień w projektach znacznie bezpieczniejszym, zwłaszcza ze względu na bardzo duży i stale rosnący rynek wykonawców, będzie uznanie że dwa rodzaje oprogramowania mogą jednak mieć jednego sprzedawcę.

  W tym celu warto porównać oferty, wykazać różnice w rodzaju oferowanego przez różnych wykonawców oprogramowania. Możliwe jest również wskazanie np. wyłączności wykonawców na sprzedaż określonego oprogramowania. Na potrzeby udzielania zamówień w projektach znacznie bezpieczniejszym, zwłaszcza ze względu na bardzo duży i stale rosnący rynek wykonawców, będzie uznanie że dwa rodzaje oprogramowania mogą jednak mieć jednego sprzedawcę.